„Das Format ist gut angekommen. Wir denken an mögliche Weiterentwicklungen, etwa in Kombination mit einer Nächtigung“, erklärte abta-Vizepräsident Markus Grasel zum Auftakt der gut besuchten Business Travel Lounge, die diesmal im neuen Arcotel Donauzentrum über die Bühne ging.

Die Workshops befassten sich mit den Themen „Travel Policy“, „Einkauf von Leistungen, Gestaltung von Ausschreibungen“ sowie „Fürsorgepflicht“ (Duty of Care). Die anschließende Travel Lounge, in der zu Beginn Sina Nikolussi, Direktorin und Michael Planicka, Sales Partner das neue Arcotel vorstellten, widmete sich der Frage der A 1-Bescheinigung. Intensiv diskutiert wurden dabei die neuen Hürden, die für Geschäftsreisen ins EU- und EFTA-Ausland gelten. Abgerundet wurde die Tagung durch einen spannenden Vortrag über „Work Life Balance“, Gesundheit im Büroalltag und Strategien zur Prävention des allseits gefürchteten Burnouts.

Kommunikation mit den Mitarbeitern

Travel Policy ist nur so gut, wie sie letztlich gelebt wird. Wie Markus Grasel als Moderator der Tagung zusammenfasste, waren sich die Teilnehmer des ersten Workshops darin einig, dass es vorrangig darum geht, Vertrauen zu schaffen und das Management einzubinden. Dem steht eine Mitwirkungspflicht der Mitarbeiter gegenüber. Entscheidend ist die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern. „Travel Policy muss sich wie ein roter Faden durch alle unternehmerischen Abläufe ziehen“, so Grasel, der ankündigte, die abta werde demnächst eine Art „Gerüst“ zu Fragen der Travel Policy auflegen. „Wir haben zu diesem Themenkomplex viel Insiderwissen, das wir anzapfen und weitergeben wollen“.

Einkauf von Leistungen

Im Arbeitskreis „Einkauf von Leistungen“ wurden die Vorteile von Open Booking gegenüber einer zentralen Beschaffung von Leistungen diskutiert. Wie die Praxis zeigt, gibt es verschiedene Modelle der Zusammenarbeit mit einem Business Travel Partner, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Ebenfalls auf Interesse der Workshop Teilnehmer stieß die Thematik der Fürsorgepflicht, bei der sich letztlich alles um die Frage dreht: Wie erreiche ich im Notfall den Mitarbeiter und wie erreicht er mich (rund um die Uhr)?

Die Methode des „Tracking“ hat nichts mit „Verfolgung“ zu tun, sondern wird nur bei Gefahr aktiviert, wenn es wirklich relevant ist. Der Mitarbeiter muss sich melden, da es wichtig ist, festzustellen, ob und wo er gelandet ist. Es besteht eine Bringschuld des Dienstnehmers. „Sicherheit auf Reisen ist eine sehr komplexe Dienstleistung, die wir hier anbieten wollen“, fasste Grasel zusammen. Und was ist, wenn den Mitarbeiter unterwegs starkes Zahnweh überfällt? Die klare Antwort: Medizinische Betreuung muss auf jeden Fall zur Verfügung gestellt werden.

Kritisiert wurde das teilweise überhaupt nicht vorhandene Verständnis mancher Geschäftsleitung, sich mit diesem wichtigen Thema auseinanderzusetzen. Praxisbeispiele zeigen, wie rasch ein Unternehmen hier sehr große Probleme bekommen kann, wenn es arbeitsrechtliche Probleme nicht genau beachtet oder etwa A1-Bescheinigungen nicht rechtzeitig online ausstellt.

Mehr Überprüfungen von Unternehmen

Das Stichwort A1-Bescheinigung war die passende Überleitung zum ersten Thema der abendlichen Business Travel Lounge. Marion Michaud, Geschäftsführerin der CIBT VisumCentrale GmbH in Berlin, informierte ausführlich über die möglichen Fallstricke bei einer Entsendung von Mitarbeitern ins EU- oder EFTA-Ausland. Das auf Visum- und Reisepassdienstleistungen spezialisierte und in 22 Märkten vertretene Unternehmen verspürt, so Michaud, eine starke Zunahme von Anfragen, seit es zu Änderungen bei den Entsenderegeln kommt. Unternehmen sollen künftig häufiger kontrolliert werden. Es gibt mehr Überprüfungen und es drohen Verwaltungsstrafen. Dazu kommt das Reputationsrisiko für betroffene Firmen. Ziel der an sich schon länger gültigen Arbeitnehmerentsenderichtlinie ist es, so die Visum- und Reisepassspezialistin, ein Gleichgewicht zu schaffen zwischen der Freiheit von Dienstleistungen und dem Schutz von Sozialleistungen. Da es in dieser RL Schlupflöcher gab, wurde eine Durchsetzungs-RL geschaffen, um Missbrauch zu verhindern. Bis Mitte 2020 soll nun, als dritter Schritt, eine geänderte RL (2018/957, Änderung der RL 96/71/EG) in Kraft treten.

Konkrete Vorschriften

A 1-Bescheinigungen sind grundsätzlich immer dann gefragt, wenn der Mitarbeiter woanders arbeitet, als er gemeldet ist. Dies gilt auch für Intercompany-Tätigkeiten. Das A 1-Dokument ist, so Michaud, keine Verpflichtung, bietet aber rechtliche Sicherheit und schützt auf diese Weise beide Seiten. Das jeweilige Unternehmen führt die A 1-Registrierung des entsandten Mitarbeiters durch, der zuständige SV-Träger stellt die Bescheinigung aus. Reisende, die mit diesem registrierten Formular unterwegs sind, bewegen sich auf der sicheren Seite.

Heftig diskutiert wurden bei der Veranstaltung die Fragen, wie eine „Entsendung“ definiert wird, welche konkreten Rechtsvorschriften für den entsandten Mitarbeiter gelten und welche Ausnahmen die genannte Richtlinie vorsieht. Michaud stellte verschiedene Serviceangebote der Firma CIBT vor, die verhindern sollen, dass künftig Geldbußen bei Nichteinhaltung der neuen Vorschriften fällig werden. Dazu zählen Prozesshandbücher für Entsender, die Verarbeitung von Entsende-Meldungen und die Ausstellung von A 1-Zertifikaten sowie die Registrierung der Arbeitnehmer im Zielland. Abgerundet wird dies durch „Entsende Case Studies“, die zeigen, wie A 1-Bescheinigungen geholfen haben.

Work Life Balance

Den Schlusspunkt des informativen abta-Abends setzte Mag. Andreas Gruber, Apotheker in Wels, der in einem lebhaften Vortrag zur „Work Life Balance“ mit viel Detailwissen über die an einem gesunden und erfolgreichen (Arbeits-)Leben entscheidend mitbeteiligten Vitamine, Hormone und Mikronährstoffe informierte. Elisabeth Zöckl