Gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC) hatte das German Convention Bureau (GCB) Anfang 2015 den Innovationsverbund „Future Meeting Space“ initiiert. Das Projekt erforscht seither Trends, Innovationen und Entwicklungen in der Gesellschaft sowie deren Einfluss auf die Veranstaltungsbranche. Ein Management Summary der ersten Forschungsphase liegt jetzt vor.

Die Forschungspartner haben darin sechs Szenarien zur Organisation von zukünftigen Veranstaltungen auf Basis von Recherchen, Experteninterviews und Fokusgruppen entwickelt. Je nach Szenario stehen zum Beispiel eine verstärkte Interaktion der Teilnehmenden, die Vernetzung räumlich verteilter Veranstaltungen oder die Kombination aus realen und virtuellen Elementen („Hybridität“) im Vordergrund, die wiederum in verschiedenen Formen umgesetzt werden kann.

So funktioniert der „Future Meeting Room“

Aus den entwickelten Szenarien wurde darüber hinaus mit dem „Future Meeting Room“ ein integriertes Gesamtszenario konzipiert und in verschiedenen Kategorien – Beschreibung, Organisation, Format, Raum, Technik, Infrastruktur und Erlebnis – ausgearbeitet.

In einem „Future Meeting Room“ kommt eine Gruppe von bis zu 150 Personen zusammen, um ein bestimmtes Thema zu erschließen, zu diskutieren und gegebenenfalls weiterzuentwickeln. Neben hybriden Strukturen kann das Szenario räumlich verteilt und als Co-Working-Veranstaltung auftreten. Ziel ist es, die Interaktion und Wissensvermittlung intensiv zu fördern, Teilnehmende mit verschiedenen Hintergründen zusammenzubringen und den Einzelnen aktiv zu beteiligen.

„Es sind innovative und zukunftsfähige Szenarien, die mit dazu beitragen, die Spitzenposition Deutschlands als führenden Tagungs- und Kongressstandort zu stärken“, erklärt GCB-Geschäftsführer Matthias Schultze. Der Innovationsverbund liefere dabei konkrete Handlungsempfehlungen, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln, ergänzt EVVC-Präsident Joachim König.

Räumlich verteilt, hybrid oder doch ganz real

Die Veranstaltung in einem „Future Meeting Room“ beginnt mit einem oder mehreren Vorträgen. Anschließend teilt sich die Gruppe in Kleingruppen auf, um einen Themenschwerpunkt zu diskutieren und Lösungsvorschläge zu entwickeln – ein Ablauf, der sich auch wiederholen kann. Dieses Szenario, das schon heute vielfach den Hauptteil einer Veranstaltung ausmacht, lässt sich mit vier Sonderformen spezifizieren.

So kann es zum Beispiel an mehreren Standorten gleichzeitig mehrere regionale Veranstaltungen geben („räumlich-verteilt“), wobei die wechselseitige Übertragung und Kommunikation gewährleistet wird. Die reale Veranstaltung kann aber auch zusätzlich in den virtuellen Raum verlegt werden („Hybridität“), sodass die Teilnehmer physisch und digital anwesend sind.

Eine Veranstaltung kann aber auch mehrere Tage dauern, damit die Teilnehmer ihr Netzwerk pflegen und berufliche Arbeiten erledigen können („Co-Working). Nicht zuletzt kann sich eine virtuelle Community real treffen, um persönlich und direkt miteinander zu kommunizieren („Virtual goes real“).

Weitere Projektphase ab Anfang 2017 geplant

Nach dem erfolgreichen Abschluss der ersten Forschungsphase streben die Partner des „Future Meeting Space“ die Fortführung des Projekts an. Die zweite Phase beginnt voraussichtlich Anfang 2017. Untersucht werden soll, welche Teilnehmertypen es gibt, was der Gebrauch methodischer und technologischer Veranstaltungselemente bei den Teilnehmenden bewirkt und wie sie Nutzerakzeptanz, Wissensvermittlung, Lernfortschritt und Erlebniswert beeinflussen. Mehr Infos und weitere Details verschaffen eine Infografik und die Management Summary, die zum Abruf auf www.future-meeting-space.de bereit stehen. (red)