Anhand der hypothetischen Aufgabe, einen „Traumkongress“ zu kreieren, testeten die Teilnehmer aus der Veranstaltungs- und Tourismusbranche an drei Tagen eine breite Palette verschiedener Kommunikationsmethoden und innovativer Formate. Die neuen Erfahrungen geben die Experten künftig in ihren Veranstaltungshäusern an ihre Kollegen weiter.

„experts heißt das Format, weil jeder Teilnehmer in seinem Bereich – vom Veranstaltungsmanager über Techniker bis zum Caterer – Experte ist und zum Gelingen eines Kongresses beiträgt“, erläutert die Veranstaltungsdramaturgin und Kuratorin Tina Gadow die Maxime der Veranstalter von den Netzwerken „Bodensee Meeting“ und „der kongress tanzt“.

Unterschiedliche Bilder

Bei der Aufgabe, einen Traumkongress zu entwerfen, setzten sich die Teilnehmer am ersten Tag in Kleingruppen intensiv mit der Zielklärung auseinander. Warum dies so wichtig ist, vermittelte Tina Gadow: „Auch wenn die Beteiligten glauben, sich zu verstehen, existieren in den Köpfen oft unterschiedliche Bilder.“

Methodisches Fragen helfe daher, Missverständnisse auszuräumen und zu einem gemeinsam definierten Ziel zu gelangen. So übten die Teilnehmer etwa in einem Rollenspiel, zirkulär zu fragen: „Was erzählt ein Teilnehmer nach der Veranstaltung begeistert einem Freund?“ Oder lösungsorientiert: „Welches Problem soll die Veranstaltung helfen zu lösen?“

Scheiter heiter

Am zweiten Tag ging die Gruppe der Frage nach, welche Rolle Angst und Vertrauen bei Veranstaltungen spielen – und zwar ganz praktisch. Gast-Coach Roberto Hirche führte die Teilnehmer dazu in die Prinzipien des Improvisationstheaters ein – und rasch wurde klar: Fast jeder hat Angst, zu versagen. Das kann auch passieren, wenn man als Veranstalter Neues ausprobiert. Frei nach dem Motto „Scheiter heiter“, sammelten die Teilnehmer Mut und Vertrauen, auch Fehler zu akzeptieren und diese als Grundlage für neue Ideen heranzunehmen.

Mit Ängsten konfrontiert sind mitunter auch Teilnehmer eines „Open Space“. Etwa: Man hat ein Thema und keiner kommt. Oder: Der besuchte Workshop ist nicht der richtige. Ein „Open Space“ ist nach bestimmten Prinzipien organisiert, die der Zusammenarbeit eine neue Grundlage geben. Sie helfen, Gewohntes loszulassen und anzunehmen, was ist.

„So lädt das Gesetz der zwei Füße ein, einen Workshop zu verlassen und dort hinzugehen, wo es einen gerade hinzieht und man mehr beitragen und mitnehmen kann“, erklärt Tina Gadow: „Gemeinhin gilt das als unhöflich. Im Open Space ist es das explizit nicht, denn hier darf jeder tun, was für ihn selbst in dem Moment am sinnvollsten ist, oder wo der gegenseitige Nutzen größer ist.“ Dieses Vertrauen in die Teilnehmer, das dem „Open Space“ als Haltung zugrunde liegt, schafft wiederum Vertrauen untereinander.

Formate kennenlernen

Neben „Open Space“ probierten die 50 Experten auch die Präsentationstechnik „Pecha Kucha“, die kommunikativen Murmelrunden, Geh-Spräche und die Diskussionsform „Fish Bowl“ aus. Auch der Austausch unter Branchenkollegen und Netzwerken kam beim ersten „micelab:experts“ gut an.

Neben vielen neuen Erfahrungen nahmen die Teilnehmer eine „Hausaufgabe“ mit: Als Teil des „micelab:experts“ sollen sie das Gelernte im eigenen Betrieb anwenden – etwa in internen Workshops mit Kollegen. „So agieren die Mitarbeiter als Multiplikatoren für eine innovative Kongresskultur“, ist Kurator Michael Gleich überzeugt.

Auf Basis der Rückmeldungen und Evaluierungen des Prototyps entwickeln die Kuratoren das Modul „micelab:experts“ nun weiter. Der nächste „experts findet“ im Frühjahr statt. Termin und Veranstaltungsort werden demnächst auf www.micelab-bodensee.com bekanntgegeben. (red)