Vor der Reise

Steht die Dauer der Privatreise in einem unangemessenen Verhältnis zur Dauer der Dienstreise, ist eine Erklärung für den Arbeitgeber erforderlich. Darin sollte der Arbeitnehmer belegen, dass das Dienstliche im Vordergrund steht und die Gesamtreise nur aufgrund dessen stattfindet. Beweisen lässt sich der betriebliche Anlass der Reise beispielsweise mit Anmeldebestätigungen zu Seminaren, einem Briefwechsel mit Geschäftspartnern oder Terminabsprachen mit Kunden und Lieferanten.

Der Vorgesetzte sollte diese Erklärung im Vorfeld bestätigen. Bei einem Gespräch vor dem Reiseantritt können zudem eventuelle Unklarheiten bei der Anrechnung der Reisekosten geklärt werden. Wichtig ist außerdem, bereits von vornherein die Kosten für Privates und Geschäftliches – sowie auch gegebenenfalls für Begleitpersonen – zu trennen, damit später keine Komplikationen bei der Abrechnung auftreten.

Bei der Mitnahme des Partners muss der Arbeitgeber die Rechnung für das Doppelzimmer nicht übernehmen. Hier ist ein Vergleichsangebot des Reisebüros oder Hotels nötig, in dem die alternativen Kosten für ein Einzelzimmer aufgeführt sind. Das gleiche gilt für alle anderen Kosten, die sich bei der Mitnahme einer zweiten Person verändern.

Während der Reise

Um die Kosten für die Betriebsreise erstattet zu bekommen, sollten alle erforderlichen Belege vorliegen. Sind diese nicht vorhanden, genügen auch Eigenbelege, die vom Reisenden selbst mit Betrag, Datum und Dauer des jeweiligen Postens dokumentiert und unterschrieben werden müssen. Dabei ist schon während des Aufenthalts darauf zu achten, dass private Kosten und geschäftliche stets getrennt werden.

Reisende sollten unterschiedliche Kreditkarten nutzen oder private Angelegenheiten in bar zahlen. Entstehen während der Dienstreise ungeplante freie Tage, die nicht zu vermeiden sind, können diese auch in der Reisekostenabrechnung angegeben werden – auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage mit privaten Unternehmungen verbringt.

Nach der Reise

Wird die Urlaubsreise direkt an die Dienstreise angehängt, lässt sie sich bei der Reisekostenabrechnung am einfachsten in privat und geschäftlich aufteilen. Dazu sind ein eindeutiges Ende der Dienstreise und ein Anfangsdatum für die Urlaubsreise anzugeben, ab dem der Arbeitnehmer für seine Kosten selbst aufkommen muss.

Entstehen dadurch keine erhöhten Kosten für die An- und Abreise, so trägt der Arbeitgeber diese komplett. Durch die Verlängerung entstandene höhere Reisekosten trägt hingegen der Arbeitnehmer. Allerdings kann es vorkommen, dass ein betrieblich veranlasster Aufenthalt aus Kostengründen verlängert wird, weil ein späterer Rückflug einen günstigeren Preis aufweist. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber die dadurch entstehenden Verpflegungskosten. (red)