Acht von zehn Mitarbeiter warten laut einer Concur-Umfrage länger als eine Woche auf die Rückerstattung ihrer Reisekosten. Diese Zeitspanne können die Unternehmen mit „Expense Pay Global“ deutlich verkürzen: Sobald eine Kostenrückerstattung genehmigt wurde, nimmt die Lösung die Zahlung vom Unternehmenskonto auf das Konto oder die Firmenkreditkarte des Mitarbeiters vor.

Übermittelt werden die Zahlungen mithilfe des Zahlungsdienstleisters Beanstream. Der Anbieter, der in Europa seit 15 Jahren sichere Kartenzahlungen und Überweisungen bietet, bearbeitet jährlich 75 Mio. Transkationen weltweit. Darüber hinaus unterstützt „Expense Pay Global“ als End-to-End-Lösung die Unternehmen unter anderem auch vom Reporting der Reisekosten.

Die Vorteile der neuen Lösung

• Automatisiertes Cash-Flow-Management: „Expense Pay Global“ erinnert die Finanzverantwortlichem automatisch an anstehende Rückerstattungen. So können diese sicherstellen, dass die benötigten Finanzmittel zur Verfügung stehen. Firmen haben den Cash-Flow ihres Unternehmens somit kontinuierlich im Blick und vermeiden teure Säumnis- und Mahngebühren.
• Verschlankte Administration: Die Mitarbeiter müssen nicht länger als Kreditoren in der Buchhaltung angelegt und somit doppelt geführt werden. Der damit einhergehende hohe manuelle und fehleranfällige Pflegeaufwand in verschiedenen Systemen entfällt.
• Erhöhte Transparenz: Das Tool überprüft die eingespeisten Reisekostendaten automatisch auf Richtigkeit. Dafür werden diese mit der hinterlegten Reiserichtlinie abgeglichen.
• Schnellere Rückerstattung: Durch die automatisierten Prozesse werden manuelle Eingriffe – zum Beispiel zur Koordination mit der auszahlenden Bank – überflüssig. Fehler bei der Eingabe lassen sich reduzieren und die Rückerstattung erfolgt deutlich schneller.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Schneller durchgeführte Rückerstattungen wirken sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Auch die Bereitschaft, die Firmenkreditkarte zu nutzen, nimmt durch die schnellere Rückerstattung von Kreditkartenvorleistungen zu.

„Expense Pay Global ermöglicht einen einfachen und reibungslosen End-to-End-Prozess. Durch die höhere Transparenz haben Verantwortliche eine bessere Kontrolle über Ausgaben und den Cash-Flow in Echtzeit,“ sagt Götz Reinhardt, Managing Director bei Concur DACH: „Die Mitarbeiter können sich so auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren, während die Rückerstattung der Reisekosten im Hintergrund abläuft. Auf der Arbeitgeberseite erhöht dies die Produktivität und auf Arbeitnehmerseite die Zufriedenheit. Somit ist dies für alle Beteiligten ein Gewinn.“ (red)