Das ist das Ergebnis einer globalen Umfrage unter Travel Managern, die von der GBTA Foundation in Zusammenarbeit mit HRS durchgeführt wurde. Ihr Ziel war es zu ermitteln, wie häufig im Voraus verhandelte Hotel-Konditionen fehlerhaft in den Buchungssystemen vorkommen und wie häufig die Travel Manager sogenannte „Rate Audits“ zur Überprüfung einsetzen.

Aus den Antworten geht hervor, dass ein kontinuierliches „Rate Audit“ bisher wenig etabliert ist. 33% der Travel Manager auditieren die Raten einmalig, wenn sie in die Buchungssysteme geladen werden. 22% überprüfen sie alle paar Monate und 31% nur einmal im Jahr. Lediglich 2% der Befragten gaben an, die Raten wöchentlich zu prüfen und weitere 7% führen den Audit auf Monatsbasis durch.

Ein Drittel sieht Fehler in 20% der Fälle

Gleichzeitig deckt die GBTA-Analyse auf, dass die Wahrnehmung über inkorrekte Raten bei den Unternehmen stark variiert: Während 37% von nur wenigen fehlerhaften Raten ausgehen (unter 5% der Fälle), schätzen 30% die Fehlerrate im Rahmen von 6% bis 20% - und ein Drittel der Unternehmen sieht Fehler in mehr als 20% der Fälle.

Die Studie zeigt zudem, dass sich die Travel Manager dem Thema Rate-Audit auf sehr unterschiedliche Art und Weise nähern. 48% der Befragten stemmen die Überprüfung intern und durch manuelle Arbeit. 40% erwarten, dass ihre Geschäftsreisenden fehlerhafte Raten bei ihnen melden. Andere wiederum vertrauen auf Reports von Dritten, wie etwa ihren TMC oder den Hotels.

Jede zehnte Rate ist höher als vereinbart

Eine Datenanalyse von HRS zeigt, dass die Unternehmen beim Hoteleinkauf häufig nicht das erhalten, was in den Verhandlungen vereinbart wurde. So ist jede vierte der mehr als 23.000 analysierten Raten fehlerhaft beim Preis oder den inkludierten Zusatzleistungen.

Etwa jede zehnte Rate (11%) liegt über dem vom Unternehmen mit dem Hotel verhandelten Übernachtungspreis. Im Durchschnitt waren die fehlerhaften Raten dabei um 14% höher als vereinbart. Dazu kommen fehlende oder zu teuer angesetzte Zusatzleistungen wie das Frühstück, die in 16% der untersuchten Buchungen vorlagen.

HRS launcht den neuen „Rate Protector“

Ab sofort bietet HRS daher den Firmenkunden mit dem „Rate Protector“ einen Service an, der die Preise und Zusatzleistungen prüft und so die Kosten senkt. Dabei vergleicht HRS die geladenen Raten automatisiert mit den verhandelten Parametern und stößt bei Abweichungen einen Korrekturprozess mit dem Hotel an.

Solange die tatsächliche Rate von der verhandelten abweicht, wird sie dem Buchenden nicht im System angezeigt. Der Rate Protector ist allerdings nur als exklusives Angebot für Kunden erhältlich, die bereits den Service „Intelligent Sourcing“ von HRS nutzen – den zentralisierten und onlinebasierten Einkauf von Übernachtungsleistungen.

Gründe für fehlerhafte Raten sind vielfältige

Im Hoteleinkauf folgt auf die Request-For-Proposal-Phase und die Vertragsverhandlungen das Laden der vereinbarten Daten in die globalen Distributionssysteme (GDS) und die Buchungssysteme des Unternehmens. Dabei kann es aufgrund mangelnder Branchenstandards (wie etwa uneinheitlicher Zimmerkategorien), unterschiedlicher Systeme und menschlicher Fehler zu Abweichungen zwischen den vereinbarten Werten und den Angaben im Buchungstool des Unternehmens kommen.

„Die Travel Manager investieren viel Zeit und Ressourcen, um die Übernachtungspreise und Zusatzleistungen mit den Hotels auszuhandeln. Dieser Aufwand ist nur gerechtfertigt, wenn die verhandelten Raten und Leistungen dem Unternehmen auch tatsächlich zur Verfügung stehen,“ betont HRS-Geschäftsführer Tobias Ragge; „Die Ergebnisse der Untersuchungen zeigen, dass eine Raten-Auditierung wichtiger ist, als viele Unternehmen bisher wahrnehmen.“ (red)