Concur warnt: Fehler in jeder vierten Reisekostenabrechnung
Hier eine private Tankquittung, dort ein Familienessen, das in die monatliche Spesenabrechnung rutscht: Bei Reisekosten und geschäftlichen Ausgaben nehmen es die Arbeitnehmer nicht immer ganz genau. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Buchhaltung 4.0“ von Concur.
Der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement hat herausgefunden, dass jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft ist. Die gute Nachricht: Immerhin 57% dieser Ungenauigkeiten werden direkt in der Buchhaltung korrigiert. Die schlechte Nachricht: In 15% der fehlerhaften Abrechnungen machen die Reisenden absichtlich falsche Angaben.
Die Beträge, um die es in bewusst fehlerhaften Abrechnungen geht, liegen laut Concur in 50% der Fälle zwischen 10 und 30 Euro. Bei einem Drittel der falsch gemachten Angaben belaufen sich die unberechtigt zur Rückerstattung eingereichten Kosten auf 30 bis 50 Euro.
Die beliebtesten Tricks und Verstöße
Auch der aktuelle „Business Traveller Report“ beschäftigt sich mit dem Thema Abrechnungsbetrug und Compliance. Zu den beliebtesten Tricks, um die Reisekostenabrechnung in die Höhe zu treiben, gehört das Abrechnen privater Ausgaben. So haben 23% der Befragten bereits private Taxibelege eingereicht. 20% sind schon einmal mit Freunden oder Familie auf Firmenkosten Essen gegangen und ebenso beliebt ist das Abrechnen privater Park- oder Tankbelege (20%).
Auch bei der Verpflegungspauschale wird gerne getrickst. Besonders viele falsche Angaben werden bei eintägigen Reisen gemacht – und zwar, indem die Dauer einer Dienstreise auf dem Papier verlängert wird. So wird eine höhere Pauschale kassiert. Bei der Buchung halten sich 38% der Geschäftsreisenden nicht an das von der Reiserichtlinie vorgegebene Kostenlimit. 23% buchen nicht immer über den vorgeschriebenen Kanal und 19% wählen andere Anbieter als die vom Arbeitgeber festgelegten.
„Ein Teil der fehlerhaften Abrechnungen wird in betrügerischer Absicht eingereicht. Der überwiegende Anteil an Fehlern passiert aber versehentlich. Vor allem bei manuellen Prozessen kann es schnell vorkommen, dass ein Komma verrutscht oder sich ein Tippfehler einschleicht. Simple Übertragungsfehler, Unwissenheit über rechtliche Rahmenbedingungen, fehlende Belege oder unvollständige Angaben tragen ihr übriges zu fehlerhaften Abrechnungen bei“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director bei Concur DACH. (red)
