Der Auftrag des Global Travel Managements von Daimler lautete, alle Geschäftsreiseprozesse vollständig neu zu durchdenken und zu vereinfachen. Die Partner haben daraufhin das Modell „FiveStar“ entwickelt, dessen Ergebnis auch als Branchenlösung funktionieren soll. Der Prozess beginnt dabei mit der Vereinfachung der Reisesuche durch Algorithmen, die das beste Reisepaket finden.

„Wenn Reisende zu viel Zeit mit organisatorischen Aufgaben verbringen - zum Beispiel mit Buchungen, dem Bezahlen und der Abrechnung von Reisekosten - kostet das ein Unternehmen von der Größe Daimlers jedes Jahr produktive Zeit, die einem Wert von 25 Millionen Euro entspricht“, sagt Bernd Burkhardt, Head of Global Travel Management bei Daimler.

Die Abkehr von der verbreiteten Annahme „je mehr Auswahl, desto besser“ erlaubt es den Travel-Technology-Partnern von Daimler künftig, sich auf das eigentliche Ziel zu konzentrieren – den Prozess für die Reisenden zu vereinfachen. Statt alle verfügbaren Angebote anzuzeigen, erhalten sie nur die relevantesten Flug-, Hotel- und Mietwagenangebote. Die Auswahl basiert auf dem bisherigen Buchungsverhalten der Reisenden, den Reiserichtlinien sowie den ausgewählten Dienstleistern und den Präferenzen des Unternehmens.

Rechnungsabgleich läuft automatisiert

Sobald die Reisenden die Eckdaten und die Elemente einer Reise ausgewählt haben, nutzt das Modell „FiveStar“ virtuelle Kontonummern, um während des ganzen Prozesses die Zahlungen abzuwickeln. Das reduziert den Aufwand für die Reisenden erheblich. Der automatisierte mobile Rechnungsabgleich während aller Phasen der Reisen vereinfacht die Reiseprozesse weiter und senkt die Zeit, die für die Abrechnung von Reiseausgaben gebraucht wird, fast auf Null.

Alle Mitarbeiter von Daimler auf der ganzen Welt nutzen einen einzigen standardisierten und optimierten Reiseprozess. Er steht auf der Grundlage eines Shared-Service-Modells rund um die Uhr allen zur Verfügung. Obwohl die einzelnen Elemente des Modells „Five Star“ zu großen Teilen bereits existierten, ist der ganzheitliche Multi-Supplier-Ansatz vollständig neu und innovativ. Eine der größten Herausforderungen war dabei die Entwicklung einer Suchfunktion, die jedem Reisenden die am besten passende Reisemöglichkeit bereitstellt.

„Eine zu große Auswahl bringt überhaupt nichts“

„Manchmal bringt eine zu große Auswahl überhaupt nichts, da sie den Prozess verkompliziert und verlangsamt“, sagt Burkhardt: „Mit dem einfachen Drei-Klick-Prozess können sich die Geschäftsreisenden auf die Aufgaben konzentrieren, für die sie bezahlt werden, statt auf Reiseorganisation. Der bahnbrechende Ansatz führt zu ganz neuen Geschäftsreiseprozessen. Alle Mitarbeiter von Daimler werden diese Abläufe als globalen Standard nutzen, der auf Digitalisierung, Mobilität und Nutzerfreundlichkeit fußt.“

BCD Travel als Geschäftsreiseanbieter von Daimler stellt sicher, dass sich alle Komponenten nahtlos in den Gesamtprozess einfügen. Amadeus liefert die „Search & Book Engine“ sowie die Nutzeroberfläche auf der Grundlage der cytric-Technologie von i:FAO. AirPlus kümmert sich um vollständig integrierte Zahlungsprozesse bis zur Übergabe an den Zahlungsdienstleister. Nach der Pilotphase wird Daimler im Jahr 2017 damit beginnen, das Modell Region für Region auf der ganzen Welt einzuführen. (red)