Das erstaunliche Ergebnis: Ohne die Prüfung der Standardhotelpreise gibt ein Unternehmen pro 5 Mio. USD an Hotelkosten stolze 122.500 USD zu viel aus. Durch die Prüfung der Standardpreise und Preisverfügbarkeit können dagegen pro 5 Mio. USD rund 225.000 USD eingespart werden.

Darüber hinaus ermöglichen Programme zur kontinuierlichen Überwachung von Hotelpreisen wie „Hotel Price Assurance“ von BCD Travel pro 50.000 Hotelbuchungen Nettoeinsparungen in der Höhe von 110.000 USD. „Jedes Geschäftsreiseprogramm sollte daher standardmäßige Prüfungen der Hotelpreise, Preisverfügbarkeiten und Preisgarantien beinhalten“, betont David Mitchell, Senior Vice President, Supplier Relations und Global Hotel Strategy bei BCD Travel.

Die Unternehmen würden viel Zeit, Energie und Mittel in die Verhandlung und Umsetzung von Hotelprogrammen investieren und könnten es sich nicht leisten, die vereinbarten Preise für bevorzugte Hotels zu überschreiten, so Mitchell: „Das Hotel Sourcing ist nur dann rentabel, wenn diese Preise ordnungsgemäß in das Reservierungssystem geladen werden und zum Reisezeitpunkt verfügbar sind.“

Was die Prüfung der Hotelpreise bringt

BCD hat die Wirksamkeit von Kundenprogrammen analysiert, die drei verschiedene Stufen der Prüfung der Hotelpreise beinhalten: die standardmäßige Prüfung von Hotelpreisen, um sicherzustellen, dass die ausgehandelten Tarife ins GDS geladen wurden, die Prüfung, ob die ausgehandelten Preise zum Zeitpunkt der Buchung verfügbar sind, und die „Hotel Price Assurance“ – also die Überwachung von Preisen nach der Buchung zur Realisierung von Preissenkungen bis zum Zeitpunkt des Check-ins. Die wichtigsten Gründe für zu hohe Ausgaben der Geschäftsreisenden sind demnach:

• Die ausgehandelten Preise wurden nicht ins Reservierungssystem geladen. BCD hat festgestellt, dass 15% bis 30% der ausgehandelten Preise während der ersten Prüfungsrunde nicht geladen waren.
• Hotels schränken die Anzahl an Zimmern mit Rabattoption ein. Im Zuge der Prüfung der Preisverfügbarkeit hat BCD festgestellt, dass Hotels in 35% der Fälle keine Unternehmensrabatte anbieten.
• Eine einzige beste Quelle für Hotelbuchungen existiert nicht. Der Preis für dasselbe Hotelzimmer hängt meist davon ab, über welchen Buchungskanal es gebucht wird. Da die Preise schwanken und manchmal niedriger als die verhandelten Raten sein können, findet BCD Travel in 40% der Fälle einen günstigeren Preis, als den ausgehandelten.
• Hotels gestalten ihre Preise nach komplexen Mustern. Hotels haben komplizierte Preissysteme und ändern die Zimmerpreise häufig. Durch die „Hotel Price Assurance“ kann BCD in 15% der Fälle einen günstigeren Preis finden, als den bereits gebuchten.

Die Möglichkeiten sind vorhanden

„Unternehmen, die ihre Reiseausgaben optimieren und ihre Kaufkraft voll ausschöpfen wollen, müssen heutzutage neue, leistungsstärkere Services einsetzen. Buchungen über Systeme, die viele verschiedene Content-Quellen nutzen und auch Preissenkungen nach der Buchung berücksichtigen, ermöglichen signifikante Einsparungen. Ein weiteres bewährtes Verfahren ist der Vergleich der bevorzugten Preise mit schwankenden Marktpreisen“, rät David Mitchell.

Die Verfügbarkeit von bevorzugten Zimmern und Preisen müsse sichergestellt werden. Denn der Erfolg des Hotelprogramms hänge entscheidend davon ab, ob Reisende darauf vertrauen können, dass ihre Präferenzen durch das Hotelprogramm abgedeckt sind. Daher hat BCD Travel das Angebot an Hotels und Tarifen auf mehr als 600.000 einzelne Objekte auf der ganzen Welt erweitert, die über zahlreiche Quellen gebucht werden können.

„In den letzten fünf Jahren konnten wir für unsere Kunden mehr als 80 Mio. USD an unnötigen Hotelausgaben einsparen. Dafür setzen wir eine Reihe von Lösungen für die Prüfung des Preisverlaufs, sowie aktueller und erwarteter zukünftiger Preise ein, die dem Unternehmen ein einmaliges Verständnis für das eigene Rabattprogramm ermöglichen“, erläutert Mitchell: „Bisher profitieren noch zu wenige Kunden von den Analysen und neuen Buchungsoptionen. Die Möglichkeiten sind vorhanden. Es ist an der Zeit, sie auch zu nutzen.“ (red)