Persönliche Treffen verbinden stärker als E-Mails, Telefon- oder Videokonferenzen. Im Geschäftsleben lässt sich das auch in Zahlen fassen: 83% aller Fach- und Führungskräfte bis hinauf zum Vorstand gehen davon aus, dass es die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses deutlich steigert, wenn sie mit dem potenziellen Kunden gemeinsam an einem Tisch gesessen haben.

Geschäftsreisen sind deshalb unverzichtbar – und ihre Bedeutung ist in den vergangenen Jahren sogar stetig gewachsen. 2015 war nur die Hälfte der Befragten dieser Ansicht, 2016 waren es 71 Prozent und nun eben 83%. Inzwischen geht zudem mehr als ein Drittel aller Befragten davon aus, dass ein Treffen die Chance auf eine Einigung sogar um mindestens die Hälfte verbessert.

Gleichzeitig macht sich aber jede zweite der befragten Fach- und Führungskräfte nach den Terroranschlägen der vergangenen Monate Sorgen um die Sicherheit – und einer von vier Geschäftsreisenden hatte bereits Probleme, weil er seine Reiseplanung wegen politischer Instabilität im Zielland ändern oder gänzlich aufgeben musste.

Auslandsreisen sind oft problematisch

Vor allem Auslandsreisen erweisen sich oft als problematisch: 42% aller Befragten hatten bei der Geschäftsanbahnung außerhalb Deutschlands schon Probleme, die vom eher Alltäglichen – zum Beispiel bei Missverständnissen zu Einfuhrgrenzen am Zoll (17%) oder bei abgelaufenen Reisedokumenten (18%) – bis zu größeren organisatorischen Problemen reichen.

So mussten 18% bereits umplanen, weil sie ihr Visum nicht rechtzeitig bekommen konnten. Das häufigste Problem ist zugleich das schwerwiegendste: 25% aller Geschäftsreisenden geben an, dass ihre Reise aufgrund politischer Unruhe im Zielland nicht wie vorgesehen stattfinden konnte.

Terrorangst wird zum ständigen Begleiter

Zu solchen konkreten Erfahrungen kommt die Angst vor Terrorakten: 48% aller Geschäftsreisenden sorgen sich unterwegs um ihre eigene Sicherheit. Besonders Frauen (64%) und jüngere Reisende unter 40 Jahren (57%) befürchten, dass ihnen etwas geschehen könnte. Der Verzicht auf die Reise ist jedoch keine Option.

Stefan Vorndran, Kampagnenpartner der DRV-Initiative Chefsache Business Travel, erläutert das Problemfeld: „Die Verunsicherung wiegt bei Geschäftsreisenden aufgrund der Sicherheitslage in vielen Zielländern doppelt schwer. E-Mail und Telefon können den persönlichen Kundenkontakt nicht ersetzen. Die Sicherheit auf Reisen ist damit zu einem sehr wichtigen Thema für Unternehmen geworden“.

Geschäftsreisebüros tragen zur Sicherheit bei

In Unternehmen, die ihre Reisen mit professioneller Unterstützung planen, machen sich die Betroffenen hingegen deutlich beruhigter auf den Weg: 76% von ihnen geben an, dass ihr Arbeitgeber sie gut auf die Reise und mögliche Krisenfälle vorbereitet. Bei den Firmen ohne Travel Management Company an ihrer Seite sind es nur 59%.

Falls tatsächlich eine Notsituation entsteht, in der die Reisenden Rat oder Hilfe benötigen, ist die Diskrepanz noch deutlicher: In den Unternehmen mit Geschäftsreisebüro wissen 69% der Befragten, an wen sie sich wenden können. Bei denjenigen, die ihre Geschäftsreisen selbst organisieren, sind es gerade mal 41%. Zudem wissen 53% der Befragten aus solchen Unternehmen nicht, ob es spezielle Pläne für Krisen gibt, die im Ernstfall schnell umgesetzt werden können.

„Die persönliche Betreuung von Geschäftsreisenden kann das Sicherheitsgefühl offenbar vergrößern“, so Vorndran: „Ein 24-Stunden-Service für den Notfall sollte sichergestellt sein – insbesondere bei Reisen in Krisenregionen. Hier sind die Services professioneller Geschäftsreisebüros sehr hilfreich.“

„Chefsache Business Travel“

Auf Geschäftsreisen setzen Unternehmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Mehr als 80% schicken sie mit dem Ziel auf Reisen, Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen oder vorzubereiten. Der effizienten Gestaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen misst die Chefetage jedoch oft keine strategische Bedeutung zu.

Ziel der Initiative von Travel Management Companies im DRV ist es daher, Geschäftsreisen als strategisches Managementthema zu verankern und den Nutzen eines professionellen Geschäftsreisemanagements in Zusammenarbeit mit den Geschäftsreisebüros auf Entscheiderebene besser bekannt zu machen. Die Kampagne „Chefsache Business Travel“ wird von FIRST Business Travel, BCD Travel, Lufthansa City Center, American Express GBT, CWT, FCM Travel Solutions, DERPART Travel Service und Lufthansa getragen. (red)