Für die ZEUS-Macher ist eines klar: Die Meeting-Branche hinkt im Vergleich zu anderen Branchen in der Digitalisierung weit hinterher. „Wir wollen in den Dialog mit allen Akteuren der MICE-Branche kommen und so Brücken bauen und auch Berührungsängste mit den neuen Technologien abbauen“, erklärt Jan Hoffmann-Keining, Co-Founder von Spacebase.

Digitalisierung als Chance erkennen und nicht als Feind, sei demnach ein wichtiger Schritt für jeden Veranstaltungsplaner, um nicht den Anschluss zu verpassen. „Mit unseren Thesen wollen wir natürlich etwas provozieren, aber auch zum Nachdenken anregen. Wir haben hierfür unsere ZEUS-Kollegen befragt. Jede der Thesen basiert auf unserer Praxis-Erfahrung der letzten Jahre“, so Hoffmann-Keining.

These 1: Neue Big Player verdrängen alteingesessene Strukturen

Jan Hoffmann-Keining, Co-Founder Spacebase: „Bis 2025 werden mindestens 50% der führenden MICE-Anbieter weniger als zehn Jahre alt sein. Traditionelle Praktiken und Strukturen werden abgelegt und durch kreativere Meeting-Konzepte und flexiblere Abläufe ersetzt. Schon jetzt ist Airbnb mehr wert als Hilton und Hyatt zusammen. Diese jungen Firmen haben dynamischere Strukturen als die Alteingesessenen und können sich so einfacher und schneller an sich ändernde Rahmenbedingungen und Anforderungen anpassen.“

These 2: Standardisierte Individualisierung

Julian Jost, Co-Founder Spacebase: „Meetings werden individualisierter und persönlicher werden, aber gleichzeitig einfacher zu organisieren sein. Prozesse werden dank digitaler Formeln massiv vereinfacht sein, traditionelle Buchungswege via Telefon oder E-Mail entfallen zunehmend. In Zukunft ist ein komplett individualisierter Event nicht mehr als ein paar Klicks entfernt.“

These 3: Voll-Automatisierung des Gästemanagements

Florian Kühne, Co-Founder MATE for Events: „Wir erwarten eine Voll-Automatisierung des Gästemanagements. Die eingesetzten Systeme werden in der Lage sein, sich selbständig zu optimieren, indem sie alle möglichen Datenquellen nutzen und ihr Wissen bündeln – von CRM-Tools bis zu Social Media. Der gesamte Prozess von Neukundengewinnung, Gästeansprache, Einladung, Gästemanagement, Minimierung der No-Show-Quoten, Check-in und Follow-up wird technologisch basiert sein und besser funktionieren, als es heutzutage manuell möglich ist.“

These 4: Big Data als Grundlage des Erfolgs

Florian Kühne, Co-Founder MATE for Events: „2025 wird ein Großteil aller eingesetzten Systeme und Geräte - Software, Teilnehmer und Lieferanten – vernetzt sein und lückenlos miteinander kommunizieren. Die Veranstalter können sich einzelne EventTech-Softwarebausteine individuell aussuchen, die anschließend miteinander kommunizieren und so nahtlos zusammen verwendet werden können. Heute sprechen wir über Smart Homes, morgen über Smart Events.“

These 5: Von der MICE-Agentur zum Software-Spezialisten

Amin Guellil, Founder UCM Agency: „Die Prozessautomatisierung wird es den Agenturen erlauben, sich auf das Wichtige zu fokussieren: die individuelle und intensive Kommunikation mit dem Kunden. Die Agenturen finden in der effizienten Nutzung geeigneter Tools, Plattformen und IT-Lösungen ihre neue Existenzberechtigung und werden so zusätzlich zu Spezialisten für Software, Automatisierung und Prozessoptimierung. Der dadurch entstehende Effizienzgewinn wird für individuelle Beratung und intensivere Betreuung des Kunden genutzt.“

These 6: Die One-Man-Agency

Amin Guellil, Founder UCM Agency: „Intelligente Tools werden dafür sorgen, dass Einzelpersonen als vollständige Agentur funktionsfähig sein werden. In Zukunft bestehen Teams nur noch aus agilen Mitgliedern. Unterschiedliche Themen, wie Finanzen und Verwaltung, werden durch günstige Softwarelösungen einfach und nebenbei erledigt. Die Technologisierung der Tools, mit denen gearbeitet wird, sorgt dafür, dass trotz der wechselnden Teamzusammensetzungen effiziente Strukturen und Arbeitsprozesse bestehen und so Raum für Kreativität und Kundenbindung entsteht.“

These 7: Nach dem Smartphone kommt noch was

Thorben Grosser, Geschäftsführer Eventmobi GmbH: „Neue Oberflächen erzeugen neue pädagogische Herausforderungen für Events. Als die ersten Smartphones vorgestellt wurden, konnte sich noch keiner vorstellen, wie groß ihr Einfluss einmal sein würde. Sie haben Anforderungen und Bedürfnisse in der MICE-Branche geschaffen, mit denen noch vor zehn Jahren niemand gerechnet hat. Aber das Smartphone ist nur eine vorübergehende Erscheinung, Events hingegen nicht. Kommunikation durch Bots, Live-Übersetzung und andere Innovationen werden um den Platz in unseren Taschen kämpfen, den momentan noch Handys besetzen. Später werden Technologien fließender sein und auf verschiedenen Geräten miteinander harmonieren – losgesagt von Apps und Telefonen.“

Was will ZEUS erreichen?

„Erfahrung, Kreativität, Professionalität und unermüdlicher Einsatz – so ähnlich lautet heute die Formel zur Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung. Durch die Digitalisierung in allen Bereichen der MICE-Branche wird diese Formel um einen wesentlichen Punkt erweitert werden – Daten! Zum ersten Mal sind wir in der Lage, ohne großen Aufwand Unmengen an Daten zu sammeln, zu speichern, zusammenzuführen und auszuwerten. Dies wird den Markt nachhaltig verändern“, ist Florian Kühne, Co-Founder von MATE überzeugt.

ZEUS ist ein 2016 in Berlin gegründeter Zusammenschluss der Event-Tech Unternehmen und Start-ups Spacebase, heycater, EventMobi, MATE und UCM, der die Veranstaltungsbranche mit Tools und Anwendungen unterstützen und gleichzeitig eine digitale Community aufbauen möchte. Dazu finden künftig neben Weiterbildungs-Events wie der EventTech Academy auch Roadshows statt, bei der die Zukunft der Meeting-Branche mit den ZEUS-lern und im Dialog mit allen Akteuren der MICE-Branche diskutiert und erlebt werden kann. Weitere Informationen: www.zeus-eventtech.de.