Laut GBTA Foundation bevorzugen es 42% der Geschäftsreisenden, direkt auf der Website eines Anbieters zu buchen. Die Mehrheit der Travel Manager verlässt sich beim Auffinden der reisenden Mitarbeiter aber ausschließlich auf jene Daten, die über ein Online-Buchungstool oder ein Geschäftsreisebüro erfasst werden. So kann möglicherweise eine große Zahl an Geschäftsreisenden in einer Krisensituation nicht mit einbezogen werden, argumentiert man bei Concur.

„Concur Locate“ – bisher als „Concur Risk Messaging“ bekannt – und „Active Monitoring“, das von HX Global betrieben wird, beziehen ihre Daten als integrierte Lösungen hingegen aus der branchenweit umfassendsten Datensammlung. Dazu gehören unter anderem Reise- und Ausgabeninformationen sowie gebuchte Reisepläne, die direkt über TripLink und TripIt erfasst werden, aber auch elektronische Empfangsbestätigungen des Anbieters.

So sollen die Unternehmen vorbeugend Risiken im Auge behalten und auch rasch herausfinden können, wo sich sämtliche Geschäftsreisenden aufhalten, um im Krisenfall oder in unsicheren Situationen mit ihnen in Kontakt zu treten. Die Berichterstattung in Echtzeit ermöglicht es dabei dem Travel Manager, innerhalb von Minuten umfassende Momentaufnahmen an die Geschäftsleitung weiterzugeben. Zuvor sei eine Sicherheitslösung in diesem Umfang nur für viel Geld verfügbar gewesen, so Concur.

Schwierige Aufgabe für Travel Manager 

Ein neuer Bericht der GBTA Foundation zum Risiko-Management hat herausgefunden, dass die Travel Manager eine Schlüsselrolle bei der Erfüllung der Vorsorgepflichten spielen. Im Krisenfall sind demnach 71% der Travel Manager dafür verantwortlich, die geschäftlich Reisenden aufzufinden, und 63% sind für die Bereitstellung von Berichten über Vorkommnisse zu betroffenen Geschäftsreisenden zuständig.

Drei von fünf Travel Managern verlassen sich allerdings auf ihre Geschäftsreisenden, wenn es darum geht, diese bei Krisen und Zeiten der Unsicherheit zu kontaktieren. Doch 58% der Geschäftsreisenden sagen, dass sie ihren Vorgesetzten und nicht den Travel Manager kontaktieren würden, wenn sie Unterstützung oder Hilfe aufgrund eines Notfalls oder einer sicherheitsrelevanten Situation benötigen.

Drei von zehn Travel Managern schlossen außerdem eine Unterstützung für geschäftlich Reisende, die außerhalb der unternehmenseigenen Programme gebucht haben, strikt aus – und weitere 29 Prozent gaben an, dass sie nicht wüssten, wie lange es dauert, um die Sicherheit aller Mitarbeiter nach einem Vorfall zu bestätigen.

Unternehmen haben eine Verantwortung

„Die Unternehmen haben eine Verantwortung, die Sicherheit und den Schutz für die Geschäftsreisenden zu gewährleisten. Von der Naturkatastrophe bis zum Terroranschlag: Wenn eine krisenhafte Situation eintritt, ist es zwingend geboten, dass sie in der Lage sind, ihre Mitarbeiter zu lokalisieren, und sie müssen feststellen, wer möglicherweise Unterstützung benötigt“, betont Mike Eberhard, Präsident von Concur: „Es handelt sich um Menschen, die sich auf ihre Geschäftsleitung verlassen können müssen, falls irgendetwas schiefläuft. Concur hilft dabei, diese Herausforderung zu meistern.“ (red)