Die vierte Auflage der Studie „Business Travel und Technology“ liefert bemerkenswerte Zahlen: Obwohl 60% der Geschäftsreisenden ein Programm in ihrem Unternehmen haben, das Verfahren und Richtlinien für die Buchung festlegt, kann die Hälfte der Mitarbeiter dennoch über jeden beliebigen Kanal buchen. Gleichzeitig geben 46% der Befragten zu, dass sie schon einmal ein Hotel gebucht haben, das außerhalb der Richtlinien lag.

Die Egencia-Studie untersucht, was Geschäftsreisende dazu verleitet, außerhalb der Richtlinien zu buchen, und wie die Unternehmen dies verhindern können. Wenn man bedenkt, dass weltweit die wichtigsten Gründe für das „wilde“ Buchen von Hotels laut Studie deren Lage und der Preis sind (beide 37%), dann kommt dem Bereitstellen einer relevanten Auswahl jedenfalls eine entscheidende Bedeutung zu.

Relevanz schlägt die Anzahl

Dies heißt aber nicht notwendigerweise, dass die Auswahl gleich Millionen von Häusern umfassen muss. Relevant ist eine Unterkunft nämlich, wenn sie auf die Bedürfnisse des Geschäftsreisenden zugeschnitten ist – also beispielsweise die Lage stimmt oder die Buchung flexibel storniert werden kann. Auch faire und wettbewerbsfähige Preise können das Reservieren außerhalb der bevorzugten Buchungskanäle des Unternehmens erübrigen.

„Bei den Hotels wissen wir, dass es nicht ums Suchen, sondern ums Finden geht“, erklärt Andrew Dyer, Vice President Global Supply-Lodging bei Egencia: „Deshalb finden wir Wege, den Geschäftsreisenden bereits unter den ersten Suchergebnissen die richtige Wahl bereitzustellen. Und das funktioniert: 75% der Egencia-Reisenden buchen einen der ersten sieben Hotelvorschläge und mehr als die Hälfte eines der ersten drei Hotels. Reisende wünschen sich ein intuitives, geräteübergreifendes Buchungserlebnis mit klaren Beschreibungen der im Preis inbegriffenen Leistungen. Das führt wiederum verstärkt dazu, dass die Richtlinien eingehalten werden.“

Anreize, um die Richtlinien einzuhalten

Die Studie zeigt, dass die Anreize, innerhalb der Reiserichtlinien zu buchen, von Land zu Land unterschiedlich gut funktionieren. Global gesehen, ermutigen monetäre Leistungen die Reisenden am ehesten dazu, im Rahmen der Unternehmensvorgaben zu bleiben. 62% geben an, sich an die Richtlinien zu halten, wenn sie einen Prozentsatz der Einsparungen erhalten, die sie bei der Buchung unterhalb der Obergrenze erzielen – und 60% würden die Vorgaben nicht missachten, wenn sie Bonuspunkte erhalten, die sie dann für andere Reiseoptionen verwenden können.

Auch Punkte für Treueprogramme der Hotels stellen einen Anreiz dar. Sie liegen laut der Egencia-Studie weltweit auf Rang 3. Für amerikanische Geschäftsreisende spielen Treuepunkte eine größere Rolle. Sie landen dort auf Platz 2. Generell sind die Amerikaner im weltweiten Vergleich auch diejenigen, die am ehesten durch Anreize innerhalb der Richtlinien bleiben würden.

Das Problem der Nicht-Einhaltung

Buchungen außerhalb des Geschäftsreiseprogramms sind für die Unternehmen jedenfalls durchaus riskant: Wird ein geringeres Hotelvolumen gebucht, wirkt sich das auf die Verhandlungsposition gegenüber den bevorzugten Partnern aus. Wenn sich die Reisenden an ein vorgeschriebenes Buchungssystem halten, können die Unternehmen im Fall der Fälle außerdem leichter feststellen, wer von gefährlichen Ereignissen betroffen ist.

Das Buchen über andere Kanäle schafft hingegen zusätzliche Arbeit für die Sicherheitsbeauftragten, die im Krisenfall ihre Reisenden erst ausfindig machen müssen. Es stellt aber auch Probleme für die Abteilungen dar, die Reiseausgaben analysieren, um Kosten zu optimieren. Der „wilde Einkauf“ erfordert mehr Zeit, diese Daten zusammenzutragen und in einem Bericht zusammenzufassen. Die Experten sind sich einig, dass dies zu geringeren Einsparungen führen kann. (red)