Anhand fotografierter Belege erfasst die neue Anwendung die Ausgaben, ordnet sie automatisch den richtigen Kostenstellen zu und schlüsselt diese auf. Damit sparen sich Geschäftsreisende die zeitaufwendige Aufgabe, die Informationen auf den gesammelten Belegen händisch in das System zu übertragen.

ExpenseIt-Nutzer fotografieren ihre Belege bereits unterwegs mit ihrem Smartphone oder Tablet, auf dem sie die Concur-App installiert haben. Die digitalisierten Belege werden dann mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ausgelesen, in einzelne Positionen umgewandelt und einer Spesenart direkt zugeordnet. Dieser Datensatz und der digitalisierte Beleg werden anschließend automatisch in Concur Expense abgelegt und stehen somit in der App oder über das Webportal zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Die Verantwortlichen in der Finanzabteilung prüfen lediglich noch die Ausgaben und geben die Rückerstattung der Reisekosten frei. Für das Unternehmen bedeutet dies eine enorme Reduzierung der Prozesskosten. Für Geschäftsreisende ermöglicht Concur ExpenseIt wiederum eine mühelose Erstellung ihrer Reisekostenabrechnungen. Die gesparte Zeit können sie in ihre Kernaufgaben investieren.

Weitere Vorteile im Detail

• Schneller genehmigen: ExpenseIt hängt die Fotos der Belege automatisch an die einzelnen Ausgaben an. Dies beschleunigt und vereinfacht die Genehmigungen durch Vorgesetzte oder Prüfer. Die Mitarbeiter erhalten so ihre Reisekosten schneller zurück.
• Einblicke gewinnen: Durch die mühelose Eingabe reichen die Mitarbeiter ihre Belege frühzeitiger ein. Die Finanzverantwortlichen sehen die Gesamtausgaben also noch vor Abgabe der Reisekostenabrechnung und können das Monatsbudget effektiv verwalten. Reisekosten, die nicht richtlinienkonform sind, können zudem schneller ermittelt werden. Das fördert die Compliance und damit auch die Kostenkontrolle.
• Doppelte Kontrolle: Die automatisch in die Reisekostenabrechnung übermittelten Daten werden künftig präzise mit den Belegen und Kreditkartenabrechnungen verglichen. Der wiederholte Abgleich erhöht die Datenqualität.

„Wir freuen uns, dass ExpenseIt nun auch auf dem deutschsprachigen Markt verfügbar ist. Die Nachfrage unserer Kunden ist bereits sehr groß“, sagt Jens Schneider, Product Marketing Director bei Concur DACH: „Unsere Erfahrungen zeigen, dass ein Mitarbeiter durch die Nutzung von ExpenseIt durchschnittlich 4,5 Stunden im Monat einspart. Das ist wertvolle Zeit, die er nun in seine Kernaufgaben investieren kann.“ (red)