Laut der Umfrage unter mehr als 400 deutschen Geschäftsreisenden würden beispielsweise 89% gerne die Gesamtkosten ihrer Reise bereits vor dem Reiseantritt kennen - und 95% wären froh, hätten sie alle Reiseinformationen unterwegs parat.

Neue Technologien würden dies längst ermöglichen, doch werden sie in vielen Unternehmen nicht entsprechend genutzt: Noch immer überwiegen laut der Umfrage die traditionellen Buchungsmethoden, während die Mitarbeiter von ihren Privatreisen längst modernere Lösungen gewohnt sind.

Die Geschäftsreisenden selbst sind jedenfalls erfahrene Anwender digitaler Technologien: 75% geben an, dass sie mit Buchungsportalen, Routenplanern, den sozialen Netzwerken und Online-Shopping vertraut sind, und bezeichnen sich selbst als „fortgeschrittene Anwender“. Auch bei den älteren Teilnehmern (56-65 Jahre) liegt dieser Anteil bei 72%.

Traditionelle Buchungsmethoden überwiegen

Beruflich können aber lediglich 29% der Geschäftsreisenden ein vom Unternehmen bereitgestelltes Buchungstool nutzen. 25% recherchieren und buchen alle Reiseelemente selbst auf ihren bevorzugten Webseiten – und jeweils rund 23% buchen offline über das Reisebüro ihres Unternehmens oder überlassen diese Aufgabe einem Assistenten.

Traditionelle Buchungsmethoden erfordern allerdings viel Zeit: 55% der Selbstbucher brauchen immerhin 20 bis 40 Minuten – und nur 32% weniger als 20 Minuten. Ganz anders ist die Situation bei den Nutzern eines Buchungstools: Hier sind es 63%, die weniger als 20 Minuten für das Planen und Buchen ihrer Geschäftsreise benötigen.

Hoher Zeitaufwand für Routine-Aufgaben

Welche Produktivitätssteigerungen die Digitalisierung entfalten könnte, zeigt sich vor allem beim erstaunlich hohen Zeitaufwand für die Buchung immer wiederkehrender Reisen. Hier würde man eigentlich einen deutlich geringeren Aufwand erwarten. Doch sogar dann, wenn sich jede zweite oder dritte Reise wiederholt, brauchen 58% der Befragten 20 bis 40 Minuten für die Buchung.

„Mit einer modernen Travel-Management-Lösung lassen sich alle Reisedaten speichern“, betont Roxana Bressy, CEO von KDS: „Wird die Reise wiederholt, müssten diese Daten nur noch aufgerufen werden. Das geht in Sekunden. Die Daten können bei Bedarf auch einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Gelten für ihn andere Vorgaben aus der Reiserichtlinie, nimmt das Programm sogar automatisch diese Anpassungen vor.“

Komplexe Organisation und viele Regularien

Wer eine Geschäftsreise organisiert, muss verschiedene Regeln und Einschränkungen beachten und die Reise optimieren. Er muss Informationen recherchieren, Routen ausarbeiten und das richtige Hotel wählen. Außerdem gilt es sicherzustellen, dass die Kosten durch die Reiserichtlinie gedeckt sind.

Dass dies alles gar nicht so leicht fällt, wird deutlich, wenn die Geschäftsreisenden nach jenen Aufgaben gefragt werden, die sie als „besonders herausfordernd“ empfinden: Die Reiserichtlinie des eigenen Unternehmens zu finden, liegt hier mit 32% an erster Stelle – gefolgt von der Abrechnung der Reisespesen (31%), der Suche nach eine, Hotel in der Nähe des Treffpunkts, das auch der Reiserichtlinie entspricht (30%) und der Planung der Route (28%).

Geschäftsreisende erwarten Services in allen Phasen

Deshalb würden auch 89% der Geschäftsreisenden gerne schon vor dem Reiseantritt die Gesamtkosten ihrer Reise kennen. Sogar 95% der Befragten hätten gerne alle Reiseinformationen unterwegs parat und 97% würden gerne Hinweise bei Verspätungen erhalten. Mit den digitalen Möglichkeiten von heute sollte das kein besonderes Problem sein. Sie werden von den Unternehmen aber offenbar noch zu selten genutzt.

Ganz oben auf der Wunschliste der Geschäftsreisenden stehen außerdem die Berücksichtigung ihrer Vorlieben anhand ihres früheren Buchungsverhaltens und die Möglichkeit, ihre Reise unterwegs ändern zu können. Auch das Scannen ihrer Ausgabenquittungen unterwegs mit dem Smartphone würde die meisten Reisenden entlasten.

Dementsprechend halten 84% der Geschäftsreisenden die personalisierten und automatisierten Services der digitalen Welt für „praktisch“ und „zeitsparend“ – selbst die Speicherung von Adressen zur Berechnung von Reiserouten. Die ablehnende Haltung, die noch vor ein paar Jahren der Nutzung personenbezogener Daten entgegengebracht wurde, scheint nicht mehr relevant zu sein, denn nur noch 6% der Befragten betrachten personalisierte Services als „aufdringlich“.

Reiserichtlinie - unbeliebt und unbekannt

Wie alle Regeln, die mit Zwängen verbunden sind, ist die Reiserichtlinie keine Lektüre, die Begeisterung auslöst – ganz zu schweigen von dem knappen Drittel der Teilnehmer, die überhaupt nicht wissen, welche Richtlinie ihr Unternehmen hat. Nur 38% geben an, alle Regeln zu kennen.

Immerhin ist sich die überwiegende Mehrheit (82%) bewusst, dass die Nichteinhaltung der Regeln – wie das Buchen außerhalb der vorgegebenen Kanäle – zu Sicherheitsproblemen führen kann, weil das eigene Unternehmen dann nicht weiß, wo man sich gerade aufhält.

„Die Disruption im Geschäftsreisemarkt ist allgegenwärtig“, resümiert Roxana Bressy: „Die Unternehmen müssen ihre Lösungen und Prozesse überdenken, um den Anforderungen ihrer reisenden Mitarbeiter gerecht zu werden. Denn die erwarten von den digitalen Lösungen für Geschäftsreisen die Einfachheit und Leistungsfähigkeit, die sie von ihren Privatreisen längst gewohnt sind“. (red)