Die Studie widmet sich als erste ihrer Art der Organisation von kleinen Meetings mit einem geringen Maß an Anforderungen und Komplexität. Die Analyse berücksichtigt dabei die Perspektiven von Reiseeinkäufern und Meeting-Planern und enthält folgende Kernaussagen:

• 50% der veranstalteten Meetings von Unternehmen weltweit sind einfache Besprechungen (Europa: 58%, USA: 49%).
• 52% der Unternehmen buchen einfache Meetings außerhalb von standardisierten Kanälen beziehungsweise Softwarelösungen.
• 70% der Studienteilnehmer verzichten bei der Organisation von einfachen Meetings auf einen Ausschreibungsprozess.
• 77% der Unternehmen, die keine professionellen Lösungen nutzen, greifen auf Plattformen für Endkunden zurück.
• Wenn Unternehmen eine Lösung einsetzen, bevorzugen 72% der Planer diese Tools, um damit einfache Meetings zu buchen.
• 52% der Unternehmen nutzen keine elektronischen Ausschreibungen für einfache Meetings – und planen dies auch nicht für die Zukunft.
• Nur 4% der befragten Reiseeinkäufer haben Kennzahlen (KPIs), die an den Erfolg von kleinen Meetings geknüpft sind. Unter den Meeting-Planern nutzen 31% KPIs.

„Diese Zahlen belegen, was die Industrie seit langem vermutet“, sagt GBTA-Forschungsdirektorin Jessica Collison: „Einfache Meetings addieren sich in Unternehmen zu enormen Kostentreibern. Trotzdem gehen Meeting-Planer sie sehr locker an. Im Ergebnis kommen sie die Unternehmen teuer zu stehen – in Hinblick auf Kosten, zufriedene Teilnehmer und der Fürsorgepflicht.“

Plattformen für Endkunden werden bevorzugt

Die meisten Befragten (84% der Reisekäufer und 73% der Meetingplaner gaben an, dass sie für die Organisation kleinerer Besprechungen auf Verbraucherkanäle zurückgreifen. Dazu zählen beispielsweise die Website des Hotels oder der Location. Viele verlassen sich sogar ausschließlich auf Konsumentenkanäle (38% der Reisekäufer und 39% der Meetingplaner).

Nur 30% der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen einen Ausschreibungsprozess für einfache Meetings nutzt. Klassische Verbraucherkanäle sind allerdings nur bedingt für Unternehmen geeignet. So berücksichtigen diese keine verhandelten Gruppentarife, ermöglichen keine Vergleiche und lassen keine Überprüfung der Sicherheits- und Compliance-Regeln zu. Zusätzlich verzichten die Unternehmen über diesen Weg von vornherein auf Sonderkonditionen für Firmenkunden.

„Meeting-Planer erwarten im nächsten Jahr ein Wachstum im Bereich der Meetings von fast 4%. Die schonungslosen Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass die Unternehmen dringend ihr Meeting-Management optimieren sollten. Erst recht hinsichtlich der Organisation scheinbar einfacher Besprechungen“, so Abbie Michaelson, Vice President Meetings & Groups bei HRS.

In allen anderen Bereichen der Beschaffung würden solche Vorgänge außerhalb standardisierter Prozesse zu Problemen führen, so Michaelson: „Mit diesen Erkenntnissen haben die Verantwortlichen für Meetings die Möglichkeit, messbare Veränderungen in diesem Bereich umzusetzen.“

Elektronische Ausschreibungen und Kennzahlen

Nur 22% der Befragten nutzen eine elektronische Ausschreibungsplattform (e-RFP) für einfache Meetings. Über diese Plattformen holen die Unternehmen Gebote für ihre Meetings ein und vergleichen sie. In den USA nutzen Meetingplaner (35%) häufiger als Reisekäufer (19%) ein e-RFP-Tool für einfache Meetings.

Nur 28% der Befragten verfügen über Kennzahlen, wenn es darum geht, einfache Meetings und den damit verbundenen Wert zu messen. Als wichtigste Faktoren bei der Buchung einfacher Meetings nannten die Befragten den richtigen Raum und Veranstaltungsort (73%), das maximale Budget und die Einsparungen (64%) sowie die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien (40%).

„Da die Unternehmen im Bereich Meetings und Groups jährlich mehrere Millionen Euro ausgeben, wird bei der Organisation einfacher Meetings häufig nicht so streng kontrolliert, wie es bei anderen Ausgaben der Fall ist“, sagt Bernie Schraer, Senior Vice President des Verbands Meeting Professionals International (MPI).

Der Bericht liefere Einkaufsmanagern, Veranstaltungsplanern und anderen Entscheidungsträgern ein treffendes Bild der heutigen Realität, so Schraer: „Er beleuchtet gleichzeitig aber auch die Prioritäten, die Planer berücksichtigen sollten, wenn sie ihre jeweiligen Konferenzprogramme verbessern.“ (red)