Tipp 1: Rahmenbedingungen vorher klären

Viele Unternehmen haben klar formulierte Reiserichtlinien aufgestellt, mit denen die Geschäftsreisenden vor der Planung vertraut sein sollten:

• Genehmigung: Reisende sollten vorher wissen, ob für den geplanten Business-Trip eine Genehmigung erfolgen muss.
• Budget: Gibt es ein Budget für Übernachtungen, das einzuhalten ist, oder ist es dem Reisenden freigestellt, was er für das Hotelzimmer ausgibt? Oft sind Budgets auch je nach Reiseziel unterschiedlich.
• Hoteltyp: Gibt es Vorschriften, welche Art von Hotel gebucht werden darf - beispielsweise 3- oder 4-Sterne-Hotels? Gibt es vielleicht explizite Partnerhotels in bestimmten Destinationen?
• Bezahlung: Wer zahlt die Übernachtung im ersten Schritt? Und wie? Zahlt der Reisende vor Ort selbst und rechnet das später mit dem Arbeitgeber ab? Gibt es eine Firmenkreditkarte? Welche Angaben müssen später auf der Rechnung stehen?

Tipp 2: Auf eine gute Lage des Hotels achten

Eines der wichtigsten Kriterien für die Hotelbuchung sollte immer die Lage sein. Nach einem langen Arbeitstag noch durch die halbe Stadt fahren oder mehrere Stunden zum Bahnhof oder Flughafen einplanen zu müssen, ist nervig. Möglichst kurze Wege sind ratsam: Wo ist der Termin und von wo erfolgt die An- und Abreise? In diesem Zusammenhang kann es sich sogar lohnen, für ein gut gelegenes Hotel tiefer in die Tasche zu greifen. Denn: Wichtig sind die Gesamtausgaben einer Reise. Wenn das Hotelzimmer zwar nur 90 Euro kostet, dafür aber pro Tag noch zusätzlich 50 Euro Taxikosten anfallen, ist das vermeintliche Hotelschnäppchen keines mehr.

Tipp 3: Must Haves im Blick behalten

Auch auf einer geschäftlichen Reise sollten persönliche Präferenzen eine Rolle spielen. Eine gute Hotelausstattung ist die Basis für produktives Arbeiten und trägt zum Erfolg der Geschäftsreise bei. Wird ein Parkplatz für den Mietwagen benötigt? Oder ein kraftvolles Frühstück? Soll das nächste Kundenmeeting in einem Restaurant stattfinden? HRS bietet für die Hotelbuchung die passenden Filtermöglichkeiten.

Tipp 4: Flexibel bleiben und Angebote für Business-Reisende nutzen

Bei der Buchung eines Hotels für die Geschäftsreise sollte besonderer Wert auf einer flexiblen Stornierungsmöglichkeit liegen. So ist bei Terminverschiebungen eine unkomplizierte Umbuchung möglich. Mit einer kostenlosen Registrierung bei „My HRS“ nutzen Geschäftsreisende einige Vorteile - wie etwa den Business Tarif mit bis zu 30% Ersparnis, eine kostenlose Stornierung bis 18 Uhr am Anreisetag oder Zusatzleistungen wie WLAN, Parkplatz oder Frühstück.

Tipp 5: Daten clever verwalten – auch unterwegs!

Das sinnvolle Verwalten der Daten spart wichtige Zeit. Im „My HRS“ Account hinterlegen die Reisenden ihre Buchungsvorlagen inklusive Rechnungsanschriften, Kontakt- und Kreditkartendaten oder Kundenummern für Bonusprogramme. Lieblingshotels können in den Favoritenlisten gespeichert werden. Das Ausdrucken von Hotelinfos, Buchungsbestätigungen und Wegbeschreibungen ist nicht mehr nötig: In der App hat der Reisende alle Buchungsdaten immer dabei.

Tipp 6: Zeit sparen beim Check-in und Check-out

Zeit sparen lässt sich auch beim Check-in und Check-out an der Hotel-Rezeption: Der sogenannte Meldeschein ist leider notwendig, aber die Reisenden müssen ihre Daten nicht jedes Mal händisch neu eintragen. Wenn sie ihre Daten einmalig für den automatischen Pre Check in der HRS App hinterlegen, sind sie nur noch eine Unterschrift von ihrem Zimmer entfernt. Einmal anmelden - nie mehr Formulare ausfüllen. Noch schneller geht es in den HRS Smarthotels: Mit Express Check-in und Check-out holen sich die Geschäftsreisenden nur noch den Schlüssel an der Rezeption ab - und schon geht es ins Hotelzimmer. (red)