Buchungen von Tagungsflächen und Locations für klar eingrenzbare Kriterien - wie zum Beispiel 15 Konferenzgäste, entsprechende Bewirtung und Bereitstellung technischer Services wie Beamer, Leinwände, Flipcharts und WLAN-Zugänge - sind längst standardisiert und lassen sich in Live Booking Buchungsportalen lückenlos abbilden.

Nun sollen auch nicht-standardisierbare Events wie komplexe Firmenevents mit mehreren Veranstaltungsteilen, Sonderevents wie Autopräsentationen, private Feierlichkeiten wie Hochzeiten und Jubiläen ebenso online buchbar gemacht werden. Zusammen mit MICE access als IT-Partner und ausgewählten Locationanbietern wurden soeben die wichtigsten Basiskriterien und Buchungsmerkmale bei Workshops in Berlin und Hamburg erarbeitet.

So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich

„So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“, soll dabei laut Bernd Fritzges, Geschäftsführender Gesellschafter von fiylo International, abgefragt werden. Eine Quadratur des Kreises? „Wir werden in Kürze die Quotierung einer komplexen Eventanfrage mit belastbaren Daten automatisieren“, ist Fritzges überzeugt. Dazu wird einerseits der Buchungsprozess komplett neu aufgestellt, andererseits die Zahl und Tiefe der Daten der Locationanbieter beträchtlich erhöht.

Die Eventanfrage wird dann über ein neues Abfragetool auf www.fiylo.de gestartet. Die sekundenschnelle Beantwortung kann aus dem System von MICE access erfolgen. „Dies wird die bislang sehr zeitraubende und aufwändige manuelle Beantwortung von Eventanfragen erheblich reduzieren“, prognostiziert Fritzges. Zudem sollen so die Marketingpräsenz und die internationale Reichweite der Locationanbieter massiv erweitert werden.

Die wichtigsten Kriterien einer nicht-standardisierbaren Eventanfrage:

• Art der Veranstaltung
• Ablauf / Timing
• Anzahl Gäste/Teilnehmer
• Benötigte Flächen/Räume
• Bestuhlung/Ausstattung
• Benötigte Technik
• Budgetrahmen (Kann-Option)
• Kontaktdaten

Dem gegenüber stehen zentrale Angebotskriterien:

• Raumkosten & Nebenkosten
• Bereitstellung Technik & Equipment
• benötigtes Personal
• Menge Catering (ggf. extern)
• Aufwand für Rahmenprogramm
• Aufwandspauschalen für Reinigung, Logistik etc.

Wichtige Rahmendaten wie eine aussagekräftige Fotogalerie, Leistungsübersicht, Preisliste der Nebenkosten, FAQ und AGB werden von fiylo im Locationprofil zweisprachig dargestellt. „Einen weiteren interessanten Rationalisierungseffekt wird die Digitalisierung mit sich bringen“, so  Fritzges. Die Reservierung von Flächen für eine bestimmte Frist werde beim Live Booking durch die automatisierte Quotierung wegfallen, was Irritationen und Missverständnisse obsolet mache.

Erste Online-Portale starteten bereits 2007 

fiylo ist ein provisionsfreies Portal und konzentriert sich mit einem eigenen Redaktionsteam auf die Erstellung von topaktuellen, mehrsprachigen Präsentationen. Daher verfügt das Unternehmen über eine außergewöhnliche Datenqualität. Die ersten Online-Portale für Locations, Veranstaltungsstätten und Eventdienstleister in den wichtigsten deutschen Städten und Ballungsgebieten wurden bereits 2007 unter dem Namen locationportale GmbH entwickelt.

2016 erfolgte die Namensänderung in fiylo (Find Your Location) und die Zusammenlegung der einzelnen Stadtportale. Geschäftsführer Bernd Fritzges gilt als eine der treibenden Kräfte der Digitalisierung im milliardenschweren MICE-Geschäft. Auch als Vorstandsvorsitzender des einflussreichen Verbandes Deutscher Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) setzt er sich für die schrittweise Digitalisierung der MICE-Buchungen ein. (red)