„Das Format ist gut angekommen. Wir denken bereits an mögliche Weiterentwicklungen - etwa in Kombination mit einer Nächtigung“, erklärte abta-Vizepräsident Markus Grasel (A1 Telekom) zum Auftakt der gut besuchten Business Travel Lounge, die diesmal im neuen ARCOTEL Donauzentrum über die Bühne ging.

Die Workshops befassten sich mit den Themen „Travel Policy“, „Einkauf von Leistungen, Gestaltung von Ausschreibungen“ und „Fürsorgepflicht“ (Duty of Care). Die anschließende Travel Lounge widmete sich der Frage der A1-Bescheinigung. Intensiv diskutiert wurden dabei die neuen Hürden, die für Geschäftsreisen ins EU- und EFTA-Ausland gelten. Abgerundet wurde die Tagung durch einen spannenden Vortrag über „Work Life Balance“, Gesundheit im Büroalltag und Strategien zur Prävention des allseits gefürchteten Burnouts.

Travel Policy als roter Faden

Eine Travel Policy ist nur so gut, wie sie letztlich gelebt wird. Wie Markus Grasel als Moderator der Tagung zusammenfasste, waren sich die Teilnehmer des ersten Workshops darin einig, dass es vorrangig darum geht, Vertrauen zu schaffen und das Management einzubinden. Dem steht eine Mitwirkungspflicht der Mitarbeiter gegenüber.

Entscheidend ist immer die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern. „Travel Policy muss sich wie ein roter Faden durch alle unternehmerischen Abläufe ziehen“, so Grasel, der ankündigte, die abta werde demnächst eine Art „Gerüst“ zu Fragen der Travel Policy auflegen: „Wir haben zu diesem Themenkomplex viel Insiderwissen, das wir anzapfen und weitergeben wollen“.

Der Einkauf von Leistungen

Im Arbeitskreis „Einkauf von Leistungen“ wurden die Vorteile von Open Booking gegenüber einer zentralen Beschaffung von Leistungen diskutiert. Wie die Praxis zeigt, gibt es verschiedene Modelle der Zusammenarbeit mit einem Business Travel Partner, die alle ihre Vor- und Nachteile haben.

Ebenfalls auf großes Interesse der Workshop-Teilnehmer stieß die Thematik der Fürsorgepflicht, bei der sich letztlich alles um die Frage dreht: Wie erreiche ich im Notfall den Mitarbeiter – und wie erreicht er mich (rund um die Uhr)?

Tracking ist keine Verfolgung

Wichtigster Punkt: Die Methode des „Tracking“ hat nichts mit „Verfolgung“ zu tun, sondern wird nur bei Gefahr aktiviert, wenn sie wirklich relevant ist. Der Mitarbeiter muss sich melden, da es wichtig ist, festzustellen, ob und wo er gelandet ist. Es besteht eine Bringschuld des Dienstnehmers.

„Sicherheit auf Reisen ist eine sehr komplexe Dienstleistung, die wir hier anbieten wollen“, fasste Grasel zusammen. Und was ist, wenn den Mitarbeiter unterwegs starkes Zahnweh überfällt? Die klare Antwort: Medizinische Betreuung muss auf jeden Fall zur Verfügung gestellt werden.

Kritisiert wurde das teilweise überhaupt nicht vorhandene Verständnis mancher Geschäftsleitung, sich mit diesem wichtigen Thema auseinanderzusetzen. Praxisbeispiele zeigen, wie rasch ein Unternehmen sehr große Probleme bekommen kann, wenn es arbeitsrechtliche Probleme nicht genau beachtet oder etwa A1-Bescheinigungen nicht rechtzeitig online ausstellt.

Fallstricke bei der Entsendung

Das Stichwort A1-Bescheinigung war die passende Überleitung zum ersten Thema der abendlichen Business Travel Lounge. Marion Michaud, Geschäftsführerin der CIBT VisumCentrale GmbH in Berlin, informierte ausführlich über die möglichen Fallstricke bei einer Entsendung von Mitarbeitern ins EU- oder EFTA-Ausland.

Das auf Visum- und Reisepassdienstleistungen spezialisierte und in 22 Märkten vertretene Unternehmen verspürt laut Michaud eine starke Zunahme von Anfragen, seit es zu Änderungen bei den Entsenderegeln kommt. Unternehmen sollen künftig häufiger kontrolliert werden. Es gibt mehr Überprüfungen und es drohen Verwaltungsstrafen. Dazu kommt das Reputationsrisiko für betroffene Firmen.

Richtlinie folgt auf Richtlinie

Ziel der an sich schon länger gültigen Arbeitnehmerentsenderichtlinie ist es, ein Gleichgewicht zu schaffen zwischen der Freiheit von Dienstleistungen und dem Schutz von Sozialleistungen. Da es in dieser Richtlinie auch Schlupflöcher gab, wurde eine Durchsetzungsrichtlinie geschaffen, um Missbrauch zu verhindern. Bis Mitte 2020 soll nun als dritter Schritt eine geänderte Richtlinie in Kraft treten.

A1-Bescheinigungen sind grundsätzlich immer dann gefragt, wenn der Mitarbeiter nicht an dem Ort arbeitet, an dem er gemeldet ist. Dies gilt auch für Intercompany-Tätigkeiten. Das A1-Dokument sei keine Verpflichtung, biete aber rechtliche Sicherheit und schütze auf diese Weise beide Seiten, so Michaud.

Das jeweilige Unternehmen führt die A1-Registrierung des entsandten Mitarbeiters durch, der zuständige Sozialversicherungsträger stellt die Bescheinigung aus. Reisende, die mit diesem registrierten Formular unterwegs sind, bewegen sich auf der sicheren Seite.

Geldbußen bei Nichteinhaltung

Heftig diskutiert wurden bei der Veranstaltung, wie eine „Entsendung“ definiert wird, welche konkreten Rechtsvorschriften für den entsandten Mitarbeiter gelten und welche Ausnahmen die genannte Richtlinie vorsieht. Marion Michaud stellte verschiedene Serviceangebote der Firma CIBT vor, die verhindern sollen, dass künftig Geldbußen bei Nichteinhaltung der neuen Vorschriften fällig werden.

Dazu zählen Prozesshandbücher für Entsender, die Verarbeitung von Entsende-Meldungen und die Ausstellung von A1-Zertifikaten sowie die Registrierung der Arbeitnehmer im Zielland. Abgerundet wird dies durch „Entsende Case Studies“, die zeigen, wie A1-Bescheinigungen geholfen haben.

Den Schlusspunkt des informativen abta-Abends setzte Mag. Andreas Gruber: In einem lebhaften Vortrag zur „Work Life Balance“ sprach der Apotheker aus Wels mit viel Detailwissen über die an einem gesunden und erfolgreichenLeben entscheidend mitbeteiligten Vitamine, Hormone und Mikronährstoffe. (Dr. Elisabeth Zöckl)