Business oder Economy Class, Einzelzimmer oder Suite, Zahlung in Vorkasse oder mit der Firmenkreditkarte? Solche und weitere Fragen stellen sich Geschäftsreisende vor und während ihrer Trips. Klarheit verschaffen von Unternehmen festgelegte Reiserichtlinien. Sie ergänzen regulatorische Vorgaben oder übersetzen diese in konkrete Handlungsempfehlungen.

Damit entlasten sie nicht nur Mitarbeiter und Travel Manager, sondern erhöhen auch die Einhaltung der Compliance. Legen die Richtlinien zudem verbindliche Budgetobergrenzen für Geschäftsreisen fest, schaffen sie eine wichtige Grundlage für ein ausgewogenes Controlling und ein transparentes Management der mit Reisen verbundenen Kosten.

Das Potenzial haben die meisten Unternehmen erkannt: Laut einer repräsentativen Umfrage von SAP Concur in Deutschland nutzen 91% verbindliche Richtlinien für die Regelung von Geschäftsreisen. Jedoch werden mit den Leitfäden längst nicht alle für Unternehmen und Reisende wichtigen Aspekte abgedeckt.

Compliance erhöhen und Kosten einsparen

Vor allem Spesenabrechnungen können Unklarheiten und Fehlerquellen bergen: Zulässige Kostenobergrenzen für Mahlzeiten, Taxifahrten und Co. variieren je nach Unternehmen und Zielland. Zudem rutscht beim Sammeln der Belege auch schnell mal aus Unwissenheit eine eigentlich private Quittung zwischen die Spesen.

Die Arbeitgeber begegnen dieser Fehlerquelle noch unzureichend: Nur 51% der befragten Geschäftsreisenden geben an, dass ihr Arbeitgeber Regelungen zu erstattungsfähigen Ausgaben getroffen hat. Ähnlich verhält es sich mit der Buchung von Unterkünften, die neben der Anreise den höchsten Kostenfaktor bilden und je nach Aufenthaltsdauer und Hotelstandard schnell in hohen Ausgaben resultieren können.

Vorgaben für Hotelbuchungen

Bei hohem Reiseaufkommen lohnen sich beispielsweise Vereinbarungen mit Vertragshotels, in denen die Geschäftsreisende verbindlich buchen. So können Rabatte ausgehandelt und Kosten eingespart werden. Trotzdem liegen nur 49% der Arbeitnehmer tatsächlich Vorgaben zur Buchung von Unterkünften vor.

Immerhin zeigt sich, dass der Anteil mit steigender Betriebsgröße zunimmt: Nur 39% aus Unternehmen mit zwei bis 50 Mitarbeitern geben an, entsprechende Anweisungen erhalten zu haben, während die Rate bei Unternehmen ab 1.001 Mitarbeitern bereits bei 56% liegt.

Richtlinien helfen, Mitarbeiter zu schützen

Wenn Mitarbeiter reisen, sind ihre Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht. Diese besondere Verantwortung betrifft die Einhaltung örtlicher Arbeitsgesetze, die Gewährleistung von Standards bei der Versorgung und den Schutz des Reisenden bei Krisen. Tritt ein Notfall ein, verleihen Ansprechpartner im Unternehmen die nötige Sicherheit.

Schnelligkeit zahlt sich dabei aus: Die Geschäftsreisenden sollten im Ernstfall schnell reagieren können und dafür mit den entsprechenden Maßnahmen vertraut sein. Die Reiserichtlinien sind auch hier ein wichtiges Werkzeug, das die Geschäftsreisenden vorab auf einen Blick an die richtigen Stellen verweist. Allerdings nutzen bisher nur 17% der Arbeitgeber entsprechende Verhaltensrichtlinien zur Erhöhung der Reisesicherheit.

„Konkret formulierte Reiserichtlinien sind der Schlüssel zu Kostenkontrolle und Transparenz“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur: „Doch mit zunehmender Komplexität steigt die Gefahr, dass sie in der Praxis ein Papiertiger bleiben. Die Lösungen von SAP Concur bieten deshalb eine automatisierte Anwendung von Reiserichtlinien, sodass Regelverstöße praktisch ausgeschlossen sind.“ (red)