Bei Zahlungen mit virtuellen Kreditkarten wird eine Kreditkartennummer digital generiert und für den Bezahlvorgang verwendet. Abrechnung und Kontrolle erfolgen zentral. Am verbreitetsten ist diese Bezahlmethode in Australien, wo sie von 46% der Unternehmen genutzt wird.

Laut der Umfrage, bei der Mehrfachantworten möglich waren, verwenden die Unternehmen bei der Bezahlung von Hotelbuchungen aber nach wie vor am häufigsten Corporate Cards. 74% setzen auf Firmenkreditkarten aus Plastik. Spitzenreiter ist hier Skandinavien mit 88%.

Die Nachteile der Firmenkreditkarten

Doch diese Bezahlart eignet sich nicht immer: Kreditkarten geben Unternehmen oft nur an regelmäßige Geschäftsreisende heraus. Aber nur jeder Zehnte verreist mehr als zehn Mal pro Jahr. 51% sind lediglich ein bis maximal drei Mal im Jahr unterwegs - und weitere 25% kommen auf höchstens vier bis sechs Reisen im Jahr.

Darüber hinaus sind fest angestellte Mitarbeiter in unserer modernen Arbeitswelt nur noch eine von vielen Gruppen innerhalb einer Belegschaft. Dazu kommen Teilzeitmitarbeiter, Dienstleister, Kunden und Lieferanten, die auch Geschäftsreisende für das Unternehmen sind. Für diese Gruppen sind Corporate Cards aber häufig nicht die erste Wahl.

Buchung oft nicht über Geschäftsportale

Virtuelle Bezahlmethoden können hier eine ideale Lösung sein. Die Firmen erhalten damit wie bei Corporate Cards valide Daten. Das ist auch wegen eines weiteren Punktes wichtig: 41% der Reisenden buchen ihre Übernachtungen direkt beim Hotel oder über Online-Reisebüros und nicht über Geschäftsportale, wie die Umfrage von AirPlus belegt.

Vor allem im Hinblick auf die Einhaltung der vom Unternehmen festgelegten Reiserichtlinien werden so unnötige Risiken geschaffen. Da die Daten beim Unternehmen erst hinterher erfasst werden, ist auch die Analyse der Reisekosten schwierig. Über Corporate oder Virtual Cards erhalten die Unternehmen dagegen direkt alle wichtigen Daten – und vermeiden zudem Zeit fressende Prozesse. 63% aller Geschäftsreisenden gaben an, dass sie mit diesen Bezahlwegen den geringsten Aufwand haben.

Reisekostenabrechnung und Barvorschüsse

Andere Möglichkeiten sind allerdings ebenfalls weit verbreitet: 72% der Unternehmen setzen auch darauf, dass der Reisende selbst bezahlt und erst durch die Reisekostenabrechnung eine Erstattung erhält. Dabei zeigen sich zwar regionale Unterschiede, doch in allen befragten Märkten nutzt die Mehrheit der Unternehmen diesen Weg – mit 50% noch am wenigsten in den USA.

Selbst Barvorschüsse sind in 49% der Unternehmen noch möglich. Da das Unternehmen in Vorleistung tritt, hat das jedoch direkte Auswirkungen auf den Cashflow und ist sehr ineffizient, denn Versorgung und Abrechnung binden viele Ressourcen.

AirPlus bietet mit den AirPlus A.I.D.A. Virtual Cards bereits seit 2005 eine Lösung an, bei der die Firma den Verfügungsbetrag auf jeder virtuellen Karte individuell festlegen kann - ebenso die Art der Hotels und weitere Buchungsbestimmungen sowie die Gültigkeit. Da jede Nummer nur für eine Transaktion verwendet wird, ist die Missbrauchs- und Betrugsgefahr zudem sehr gering. (red)