„Fast ein Drittel der Firmenausgaben werden für Hotelbuchungen aufgewendet. Daher war es uns wichtig, auch mit HRS als einem der führenden Lösungsanbieter in diesem Bereich zu kooperieren und den Business Travel Account um Ausgaben für Hotels zu erweitern“, erklärt Sonja Scott, Country Manager von American Express in Deutschland.

Firmenkunden können nun alle betriebsbedingten Kosten, die während eines Hotelaufenthalts anfallen, zentral abrechnen. Sie vermeiden damit aufwändige Reisekostenabrechnungen und managen effizient rund zwei Drittel der Geschäftsreiseausgaben – Flüge, Hotels und Bahntickets – konsolidieren.

Automatisierter Bezahl- und Abrechnungsprozess

HRS liefert mit seiner Lösung „Invisible Pay“ automatisch die Rechnungsdaten für den Hotelaufenthalt an das Reisekostensystem des Unternehmens. „Effizienzsteigerungen wie die automatisierte Rechnungsverarbeitung können dazu beitragen, die Einhaltung der Reiserichtlinien um bis zu 30% zu erhöhen“, so CEO Tobias Ragge.

HRS nutzt dabei die Automatisierung, um die Rechnungsinformationen zu überprüfen, zu digitalisieren und automatisch an den Business Travel Account zu übertragen. Ein wesentlicher Vorteil für den Reisenden: Dadurch entfällt das Anstehen beim Check-out.

Volle Kostenkontrolle und Vorsteuerabzug

Mit der Abrechnung erhalten die Firmenkunden neben den Daten für Flüge und Bahn alle während des Hotelaufenthalts angefallenen Kosten. Die Unternehmen können so alle umsatzstarken Geschäftsreiseausgaben gebündelt einsehen und haben durch die zentrale Genehmigung und Bezahlung stets volle Kostenkontrolle.

Firmenkunden werden zudem die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze ausgewiesen, wodurch ein einfacher Vorsteuerabzug möglich ist. Außerdem müssen Firmenkunden nicht in finanzielle Vorleistung gehen und durch das verlängerte Zahlungsziel von 28 Tagen nach Abrechnungsstellung wird ein verbesserter Cashflow gewährleistet. (red)