Gemeinsam auf Augenhöhe und ohne Grenzen lernen – geografisch, thematisch und im Denken: Das war das Ziel der ersten Studienreise „Grenzenloses Eventdesign“ am Bodensee. Dazu luden das German Convention Bureau (GCB), das Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB) und Convention Partner Vorarlberg auf Initiative des Destinations Circle. 18 Partner - darunter Eventplaner aus Agenturen, Verbänden und namhaften Unternehmen - nahmen teil.

„Wir wollten neben Locations und Hotels viel Input jenseits von Normen und Denkschranken bieten“, beschreibt Tamina Rügemer vom GCB das Ziel. Die Reise führte die Teilnehmer in drei Veranstaltungshäuser und drei Länder. Gemeinsam mit drei Fachleuten aus Raumpsychologie, Trendforschung und Improvisation gingen sie der Frage nach, was die Erfolgsfaktoren für gelungene Veranstaltungen sind.

Wichtige Erfolgsfaktoren für Events

Globalisierung, Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, Individualisierung, Nachhaltigkeit und New Work - also die Balance zwischen Arbeit und Leben - sieht Tilman Naujoks als die Trends, die Veranstalter künftig herausfordern. Im Würth Haus Rorschach in der Schweiz lieferte der Leiter des Forschungsprojekts „Future Meeting Space“ des Fraunhofer IAO einige Erkenntnisse: Zufrieden sind Kongressgäste, wenn sie Wissen, bleibende Erlebnisse und Platz zum Netzwerken bekommen und individuelle Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Mit der MICE-Bloggerin und Eventplanerin Irina Graf tauschte sich die Runde über die Rolle von Convention Bureaus und Locations aus. Jürg Putzi, Projektleiter im Würth Haus Rorschach, betont: „Wir sind nicht nur Raumvermieter, sondern legen Wert auf Beratung. Wir bieten Raumgestaltung, Catering, Vermittlung von Künstlern oder inhaltliche Impulse aus einer Hand.“

Räume beeinflussen Lernatmosphäre

Im Festspielhaus Bregenz machte Raumpsychologe Uwe Linke spürbar, wie Räume auf Menschen wirken. Testen konnten dies die Teilnehmer anhand von Modellen. „Raum, Licht und Farbe sorgen subtil dafür, dass wir uns willkommen, gut aufgehoben und sicher fühlen“, erklärt Linke.

Die Gruppe wählte instinktiv die passenden Materialien zu den gestellten Aufgaben. Davon inspirieren und motivieren ließ sich Eventplaner Florian Hill: „Die Ansätze, wie man verschiedene Stimmungen in Räumen erzeugen kann, fand ich spannend. Damit kann ich gleich morgen anfangen.“

Improvisation fördert die Kreativität

Per Schiff ging es am dritten Tag über den Bodensee nach Konstanz. Im Bodenseeforum führte Coach und Business-Schauspieler Roberto Hirche in die Welt der Improvisation ein. Er zeigte, dass eine offene Haltung nicht nur Stress nimmt, sondern zu Kreativität führt und so beispielsweise spontane Programmänderungen bei Events erleichtert.

Eventprofi Christin Zingelmann war nach der Reise animiert, „Dinge wirklich einmal anders zu machen und dafür einzustehen. Zum Beispiel in Licht oder Dekoartikel zu investieren, damit die Leute sich wohler fühlen.“ Am meisten fasziniert habe sie das Miteinander: „Das war bereichernd.“

Stärkung für den Destinations Circle

„Mit dieser Lernreise wollen wir den Verbund des Destinations Circles auf eine neue Stufe stellen und Themen gemeinsam mit anderen Convention Bureaus auf Augenhöhe bearbeiten“, erklät die Deutschlandleiterin von SCIB, Helena Videtic. Urs Treuthardt, Geschäftsführer von Convention Partner Vorarlberg, ist sich sicher: „Am See gibt es keine Grenzen. Verfolgen wir im Netzwerk das gleiche Ziel, dann funktioniert auch die Zusammenarbeit über mehrere Länder und Kulturen hinweg.“

Der Destinations Circle ist ein Zusammenschluss der deutschen Repräsentanzen wichtiger Kongress- und Event-Destinationen aus Europa, Südamerika, Asien, Afrika und dem Mittleren Osten. Gemeinsam verfolgen sie das Ziel, deutschsprachigen Veranstaltungsplanern die vielfältigen Möglichkeiten und Vorteile der direkten Zusammenarbeit mit Convention Bureaus und Tourist Boards näherzubringen. Aktuell zählt der Circle 16 Mitglieder. (red)