Im letzten Jahrzehnt hatte die Geschäftsreisebranche immer wieder mit Herausforderungen zu kämpfen - darunter der 11. September oder die Finanzkrise. Bislang war jedoch keine Situation mit dem vergleichbar, was die Branche derzeit durch die COVID-19-Pandemie erlebt.

Nahezu über Nacht änderte sich alles und selbst die wichtigsten Reisepläne wurden auf unbestimmte Zeit auf Eis gelegt. Um weiterhin handlungsfähig zu bleiben, mussten Unternehmen in allen wirtschaftlichen Sektoren umgehend auf Homeoffice umstellen. Ein drastischer Schritt in Richtung Digitalisierung, mit dem sich unsere Arbeitsweise und der Arbeitsalltag schlagartig verändert haben.

Eine Videokonferenz jagt die nächste und zur Erledigung von Verwaltungsaufgaben stehen nun Onlinedienste und -anwendungen zur Verfügung. Doch was davon bleibt auch nach der Krise? Wie wird Arbeit künftig aussehen und wie werden Geschäftsreisen in der zweiten Hälfte des Jahres 2020 und danach ablaufen?

1. Sicherheit ist wichtiger denn je

Die Konsequenzen für den Reisemarkt durch den Ausbruch und die Verbreitung von Covid-19 sind gravierend. Zu wissen, wann und wohin Menschen gereist sind und in Zukunft reisen werden, ist wichtiger als je zuvor. Aus diesem Grund sind Reisedaten besonders wertvoll. Je besser wir sie sammeln, teilen und verfolgen können, desto schneller werden Lockerungen auch in der Reisebranche möglich und der Geschäftsbetrieb kann wieder hochgefahren werden.

2. Vorbereitung ist essenziell

Für zukünftige Reisen muss sichergestellt werden, dass entsprechende Genehmigungen vor dem Reiseantritt vorliegen und Risikobewertungen durchgeführt wurden. Das erleichtert es den Unternehmen, ihr Risikomanagement für Reisen zu verbessern und ihre Strategien flexibel anzupassen. Basierend auf den Sicherheitsbewertungen der verschiedenen Länder und Regionen, müssen Unternehmen außerdem ihre Reiserichtlinien schnell aktualisieren und umsetzen können. Nur so wird die Sicherheit ihrer Mitarbeiter jederzeit gewährleistet.

3. Plan B (und C)

Auch wenn es in absehbarer Zeit wieder möglich sein sollte, zu reisen, ist es dennoch sehr wahrscheinlich, dass es im weiteren Verlauf des Jahres immer wieder zu Einschränkungen kommen wird. Während die Pandemie in einigen Regionen abebbt, werden andere Teile der Erde umso intensiver betroffen sein. Die Möglichkeit, Rückerstattungen zu erhalten, einen Überblick über diese Guthaben zu behalten und Reisepläne auch kurzfristig ändern zu können, ist von entscheidender Bedeutung.

4. Mehr Zeit einplanen

Besonders längere Geschäftsreisen zu weiter entfernten Zielen erfordern künftig einen höheren Zeitaufwand. An vielen Orten ist voraussichtlich mit längeren Wartezeiten bei der Ein- und Ausreise zu rechnen. Möglicherweise sind zusätzlich zum Reisepass neue Dokumente erforderlich, um in Gebiete zu reisen, in denen es keine COVID-19-Fälle mehr gibt. Temperaturkontrollen an Flughäfen und höhere Hygienevorschriften führen beispielsweise dazu, dass selbst relativ einfache Reisen länger dauern als zuvor. Das alles hat Einfluss auf unsere Reisepläne.

5. Reisen als soziale Entscheidung

Auch bei weitreichenden Lockerungen der Corona-Maßnahmen und der Öffnung der Grenzen werden viele Menschen vermutlich auf nicht unbedingt nötige Reisen verzichten. Das trifft insbesondere auf Länder zu, die stark von der Pandemie betroffen sind oder in denen eine gut ausgebaute medizinische Infrastruktur fehlt. Reisen ist ab sofort eine Entscheidung mit einer hohen sozialen Verantwortung. Bei Geschäftsreisen tragen sowohl die Unternehmen als auch jeder einzelne Mitarbeiter diese Verantwortung, wenn sie entscheiden, wo sie wann sein müssen.

6. Krisen digital meisten

Der vermehrte Einsatz digitaler Lösungen wird auch nach der Krise bestehen bleiben. Bei Rydoo konnten wir beispielsweise eine zunehmende Akzeptanz und Nutzung unserer digitalen Lösungen für das Spesen-Management feststellen. Sie helfen Mitarbeitern bei der Abrechnung ihrer Geschäftsausgaben - auch wenn sich alle Papierbelege im Büro befinden. Die Unternehmen werden ihre Prozesse weiter transformieren, um sicherzustellen, dass Probleme und Krisen auch künftig nur minimale Auswirkungen auf den Betrieb des Unternehmens haben.

7. Reisen nur bei Notwendigkeit

Nach den strengen Ausgangsbeschränkungen in ganz Europa wird der Wunsch immer größer, allmählich wieder in Bewegung zu kommen. Die vorsichtigen Lockerungen der Regeln in vielen Nationen lassen das zu. Doch die Welt, in die wir zurückkehren, wird nicht ganz dieselbe sein, wie die, vor der wir vor einigen Wochen die Tür verschlossen haben. Auch wenn das Reisen wieder zunimmt und Meetings erneut persönlich stattfinden können, werden Geschäftsreisen in Zukunft wohl erheblich strenger auf Notwendigkeit geprüft werden.

Rydoo ist die erste mobile App für Business Travel und Business Expenses. Sie wurde im Juni 2018 gelauncht. Die Kunden profitieren von einer Reduzierung der Bearbeitungskosten um 87%, der Optimierung der Prozesse dank der Integration ihrer Reise- und Reisekostenrichtlinien und einer enormen Zeitersparnis. Das Unternehmen ist Teil der Sodexo-Gruppe und betreut derzeit mehr als 8.200 Kunden in 63 Ländern, die von mittelständischen Unternehmen bis zu globalen Playern wie Swiss Airlines, Xing, T-Systems, TUI Cruises und Deloitte reichen.