"CWT easy meetings" wurde in Zusammenarbeit mit CWT entwickelt und basiert auf der Technologie von MeetingPackage - einem 2014 gegründeten Unternehmen aus Finnland. Neben Catering-Paketen, audiovisuellen Geräten und anderen Dienstleistungen bietet sie eine einfache "One-stop-shop-Lösung" für die Organisation und Buchung von Veranstaltungslocations.

Für Joonas Ahola, CEO und Gründer von MeetingPackage, ist "CWT easy meetings" ein Meilenstein für die Zukunft: "Wir sehen im aktuellen Umfeld mehr denn je, dass Prozessautomatisierung und Digitalisierung an Wichtigkeit gewinnen, da Veranstalter und Locations erkennen, dass manuelle Prozesse kein zukunftsfähiger Weg sind."

Chris Bowen, SVP & Managing Director von CWT Meetings & Events, sieht das ähnlich: "Vor der Pandemie gaben viele unserer Kunden bis zu 70% ihrer M&E-Budgets für kleinere Meetings aus. Erstaunlicherweise verfügen aber die wenigsten Unternehmen über standardisierte Prozesse und Lösungen für die Organisation kleinerer Meetings, wie dies bei Großveranstaltungen oder Geschäftsreisen längst der Fall ist."

Online-Plattform in acht Sprachen

Die Standardversion der neuen Online-Plattform, die sich ideal auch für einmalige Meetings eignet, kann von jedem Meeting-Veranstalter kostenlos genutzt werden. Sie ist über Desktop, Tablet und Smartphone zugänglich und in acht Sprachen verfügbar. Zahlungen erfolgen per Kreditkarte. Buchungen können direkt über die Plattform wieder geändert oder storniert werden.

Unternehmen können vereinbarte Raten und ihre eigenen Locations hochladen, auf die dann ausschließlich ihre Mitarbeiter als Client zugreifen können. Exklusive Locations und Partner der Kunden können im Tool optisch hervorgehoben und oben in den Suchergebnissen dargestellt werden.

Volle Transparenz für das Reporting

Mit Blick auf das Reporting bieten personalisierte Dashboards und Berichte vollständige Transparenz für die Buchungen von Mitarbeitern der Unternehmen. Ebenso können Buchungen, Stornierungen, Volumina und Kosten nach Art der Lieferanten, Benutzer oder Locations jederzeit zurückverfolgt werden.

Schätzungen zufolge wurden 2019 weltweit mehr als 100 Milliarden Euro für kleinere Meetings mit weniger als 100 Teilnehmern ausgegeben - und der überwiegende Teil dieser Veranstaltungen wurde aufwändig händisch gebucht. (red)