Branchenexperten präsentierten mehr als 60 Mitarbeitern führender Tagungsunternehmen aus dem ganzen Land zunächst die Umsetzung von Veranstaltungen in den Bereichen Kongress, Tagung, Gala und Messe, die in den vergangenen Wochen in Österreich stattfanden. Danach wurden die Fallbeispiele ausführlich diskutiert.

Zu den Veranstaltungen zählten der 61. Wiener Chirurgenkongress (Hybrid Meeting) in der Messe Wien, die 55. Wissenschaftliche Tagung der Österreichischen Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht im Ferry Porsche Congress Center Zell am See, die 58. Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendheilkunde (Congress und Messe Innsbruck) sowie die HERMES.Wirtschaftsgala und die marke[ding] Messe in der Hofburg Vienna.

Die größten Hürden in der Umsetzung

Für jeden Event wurde ein detailliertes Präventionskonzept ausgearbeitet und behördlich genehmigt. Die größte Hürde in der Umsetzung lag laut den präsentierenden ACB-Mitgliedern bei den sich laufend verändernden Rahmenbedingungen sowie der langen Zeitspanne zwischen den Pressekonferenzen der Regierung und der Veröffentlichung der entsprechenden Verordnung.

Die erhöhte Komplexität in der Verwirklichung von Veranstaltungen mit Covid-19-Präventionsmaßnahmen stellte die Verantwortlichen unter anderem in der Umsetzung von Parallel-Sessions, der Vermeidung von Nadelöhren bei kritischen Punkten, der Sitzplatzzuteilung sowie der speziellen Beschilderung durch den erhöhten Kommunikationsbedarf vor neue Herausforderungen.

Regelmäßiger Austausch ist wichtig

Als äußerst hilfreich stellte sich für alle die Schulung zum Covid-19-Beauftragten heraus, um aus verschiedenen Blickwinkeln potenzielle Probleme zu identifizieren. Neben der professionellen Umsetzung der Covid-19-Präventionsmaßnahmen wurden bei einigen Konzepten weiters auf den Einsatz von Covid-19-Schnelltests und Contact-Tracing-Tools gesetzt.

Besonders wichtig bei der Planung, Umsetzung und Realisierung solch vielschichtiger Veranstaltungen war der offene und regelmäßige Austausch mit allen Beteiligten. „Als Location sollte man selbst bestmöglich über alle Vorschriften informiert sein und konkrete Maßnahmen vorschlagen, um den Veranstalter in der Planung unterstützen zu können“, betonte Uwe Edlinger vom Ferry Porsche Congress Center Zell am See.

Durchführen statt absagen

Außerdem gelte es, positiv zu bleiben und unter Einhaltung der gegebenen Sicherheitsbestimmungen Veranstaltungen durchzuführen anstatt abzusagen, so Edlinger: „Nach einer gewissen Lernkurve wird so auch das Erstellen und die Genehmigung des Präventionskonzepts zur Routine.“

Die Fallbeispiele zeigten, dass mit professioneller Planung sehr wohl Veranstaltungen mit Anwesenheit möglich sind. Einige Punkte - wie zum Beispiel die Sanitäranlagen, mögliche Stauungspunkte und die Lüftungsanlagen stellen Veranstalter und Locations aber immer wieder vor Herausforderungen.

Die Community sammelt Erfahrungen

„Umso mehr Veranstaltungen mit Präventionskonzept durchgeführt werden, desto größer ist aber auch die Community, in der man sich diesbezüglich austauschen kann“, ist Georg Geczek, Leiter des Competence Center Event Safety Management beim Wiener Roten Kreuz, überzeugt.

"Wir sehen es als unsere wesentliche Aufgabe, gerade jetzt den Austausch in unserer Community hoch zu halten. Wir sitzen alle im selben Boot und haben ein gemeinsames Ziel: Tagungen und Kongresse sobald wie möglich und so sicher wie möglich veranstalten zu können“, ergänzte ACB-Geschäftsführerin Michaela Schedlbauer Zippusch, die als Moderatorin des Think Tank fungierte.

Nachhaltiger Aufbau von Wissen

Der erste Think Tank zur Durchführung von sicheren und verantwortungsvollen Veranstaltungen fand auf dem diesjährigen Jahreskongress des ACB - der Convention4u virtual edition - statt. Dabei wurden die Herausforderungen eines Präventionskonzepts mit den Mitarbeitern von Locations, Professional Congress Organisern, Veranstaltern und Convention Bureaus diskutiert.

Erste Erfahrungen hinsichtlich der Erstellung und Genehmigung bei den Behörden tauschten die Profis bei einem zweiten Think Tank im September aus, als die Branche in den Vorbereitungen für Tagungen und Kongresse im Frühherbst - dem Auftakt der eigentlichen Hochsaison für Kongresse - stand. (red)