In Deutschland haben demnach 53% der Arbeitnehmer nichts gegen Spesenbetrug einzuwenden und sind damit im europaweiten Vergleich (48%) besonders sorglos - obwohl Ungereimtheiten bei den Reisekostenabrechnungen nicht als Kavaliersdelikt gelten und sogar zur fristlosen Kündigung führen können.

Im Durchschnitt halten die deutschen Befragten es für akzeptabel, eine wissentlich falsche Abrechnung bis zu einem Betrag von 106 Euro einzureichen. In Österreich finden zwar nur 39% der Mitarbeiter falsche Angaben bei der Reisekostenabrechnung in Ordnung - dennoch stufen sie durchschnittlich Mehrangaben bis zu 92 Euro als akzeptabel ein.

Noch erstaunlicher fallen die Angaben der Schweizer aus - kennt man sie doch eigentlich als besonders genaue und höchst seriöse Zeitgenossen. Doch hier geben sogar 54% an, dass Schummeln bei der Spesenabrechnung vertretbar ist – für 12% sogar in einer Höhe von bis zu 100 Schweizer Franken.

Bei diesen fünf Spesenarten wird am häufigsten geschummelt

Wenn die Geschäftsreisenden in ihrer Reisekostenabrechnung falsche Angaben machen, legen sie große Kreativität an den Tag – und genau das macht es den Unternehmen besonders schwer, Betrugsmuster aufzudecken und schwarze Schafe zu identifizieren.

Mit Blick auf die Studienergebnisse zeichnen sich fünf Spesenarten ab, bei denen besonders oft geschummelt wird: Viele Mitarbeiter in der DACH-Region haben schon einmal Kilometerkosten (37%), private Restaurantrechnungen eingereicht (29%) oder berufliche Telefonrechnungen (27%) aufgerundet.

Ebenfalls ein oft genutzter Weg ist das Einreichen von Kosten für eine eigentlich privat genutzte Büroausstattung (27%) - gleichauf mit der Abrechnung von alkoholischen Getränken aus der Minibar des Hotels, die nicht durch die Ausgabenrichtlinie des Unternehmens abgedeckt sind (27%).

Darum schummeln die Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung

So facettenreich die Formen von Spesenbetrug sind, so unterschiedlich sind auch die Motive der Mitarbeiter. Während die meisten die unternehmenseigenen Richtlinien nicht gut genug oder gar nicht kennen, handeln einige durchaus bewusst - und die Zahlen zeigen, dass sich dabei viele von ihrem eigenen Verständnis von Gerechtigkeit leiten lassen.

So geben viele "Fairness" als Grund für Spesenbetrug an – sei es, um einen kleinen Ausgleich für die nicht bezahlten Überstunden (20%) oder Mehrausgaben im Homeoffice (19%) zu erhalten. Für 18% war die Summe so gering, dass sie aus ihrer Sicht keinen Schaden angerichtet hat. Gleichzeitig geben nur 35% an, dass die Reise- und Reisekostenrichtlinien in ihrem Unternehmen gut angepasst und fair sind.

Die Problematik rund um Spesenbetrug ist allerdings nicht nur auf das Verhalten der Mitarbeiter zurückzuführen, die die unternehmenseigenen Richtlinien oftmals gar nicht im Detail kennen. 22% der Reise- und Finanzentscheider geben an, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken.

Kontrolle der Abrechnungen benötigt viel Zeit und Ressourcen

„In vielen Unternehmen kostet es Travel Manager und Finanzteams viel Zeit und Ressourcen, die Ausgaben der Mitarbeiter zu prüfen. Gründe dafür sind nicht nur fehlende Richtlinien, sondern auch der Mangel an Fort- und Weiterbildungen. Wenn die Unternehmen hier ernsthaft nachjustieren, können sie Wissenslücken schließen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation.

Intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement wie Concur Detect by Oversight würden zudem dafür sorgen, dass Betrugsmuster schneller erkannt werden, so Reinhardt. Der vollständige Studienreport „Die verdeckten Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstößen“ steht hier zum Download bereit. (red)