Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zu den bedeutendsten indirekten Ausgaben, sind aber offensichtlich kaum effizient verbuchen: Reiserichtlinien werden nur unzureichend eingehalten, Ausgaben während der Reise - wie Verpflegung und Taxis - nur selten verwaltet und Reisende, Finanzteams und Manager mit manuellen Kostenabrechnungen belastet.

2,2 Milliarden Euro weniger Reisekosten

Das Centre for Economic and Business Research (CEBR) hat nun mit Geschäftsreise- und Finanzteams großer Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA die wirtschaftlichen Chancen einer digitalen Transformation des Reise- und Ausgabenmanagements untersucht. Das Ergebnis der Studie zeigt vor allem in zwei Bereichen deutliche Vorteile:

1. Produktivitätssteigerungen bei Reisenden, Managern und Finanzteams. Durch die Digitalisierung des Reisekosten-Managements werden mehr als zwei Stunden pro Abrechnung eingespart. In Deutschland entspricht das einer Bruttowertschöpfung von 2,3 Milliarden Euro. Rund 39.000 Vollzeitbeschäftigten könnten dann für produktivere Aufgaben genutzt werden.
2. Effizienzsteigerungen im Bereich der direkten Reisekosten. Sie würden in Deutschland zu Einsparungen von 2,2 Milliarden Euro oder 6,8% der direkten Reisekosten der großen Unternehmen führen. Erzielt werden diese durch die Verringerung von Betrug und Fehlern sowie durch eine konsequentere Anwendung der Reiserichtlinien.

Amadeus: Virtuelle Karte als ideale Lösung

Laut Amadeus erfindet das End-to-End-Reisekosten-Management die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Reisen bezahlen, abrechnen und verwalten, völlig neu. Anstelle der Zahlung und Einreichung der Ausgaben erhalten die Reisenden eine virtuelle Karte mit einem vorher vereinbarten Budget für die Reise.

Diese Karte wird auf dem Smartphone des Reisenden gespeichert, sodass er unterwegs mit dem Budget des Unternehmens problemlos bezahlen kann. Gleichzeitig entfällt das Einreichen der Reisekostenabrechnung - und die Finanzteams können in drei wichtigen Bereichen effizienter arbeiten:

• Abrechnung, Prüfung und Erstattung: Da alle Ausgaben über virtuelle Karten getätigt werden und über die Bank des Unternehmens laufen, ist der Abgleich von Zahlungen und Buchungen automatisiert. Mit einer einzigen Quelle für ausgabenbezogene Daten können Unternehmen neue Technologien wie KI einsetzen, um die Reisekosten automatisch zu prüfen.
• Kontrolle, Budgetierung und Prognose: Da die Reisenden eine virtuelle Karte für einen vorab vereinbarten Betrag erhalten, der sich nach der Art der Reise richtet, werden die Reisekosten im Voraus kontrolliert. Die Finanzteams können die Ausgaben auf der Grundlage der bereits zugewiesenen Budgets für die virtuelle Karte genau nachvollziehen und müssen die Reisekosten am Ende des Monats nicht schätzen.
• Rückforderung der internationalen Mehrwertsteuer: Mit den Optionen zur Ergänzung von Zahlungsdaten mit spezifischen Positionen aus Hotel- und anderen Belegen müssen die Finanzteams nicht mehr nach spezifischen Informationen von Reisenden und Anbietern suchen, um die internationale Mehrwertsteuer zurückzufordern.

„Diese Studie liefert überzeugende wirtschaftliche Argumente für einen ganzheitlichen Ansatz des Ausgaben-Managements. Die massive digitale Transformation kommt genau zum richtigen Zeitpunkt, um den Bedarf an effizienteren und smarteren Geschäftsreisen zu decken, die Unternehmen besser begründen, messen und kontrollieren können", resümiert Rudy Daniello, Executive Vice President von Amadeus Cytric Solutions. (red)