Um herausfinden, wie die Firmen ihre Veranstaltungen planen, wie sie sie organisieren und wie oft sie die Teams zusammenbringen, wandte sich Travel Perk an Unternehmen mit einem bis mehr als 1.000 Mitarbeitern. Das wichtigste Ergebnis: 81% der Befragten gaben an, wieder mehr Veranstaltungen mit persönlicher Präsenz zu organisieren als in den letzten zwölf Monaten.

Die beliebtesten Veranstaltungsarten sind dabei Team-Lunches und Team-Dinner (70%), gefolgt von saisonalen Feiern zu Weihnachten oder im Sommer (60%). Rund 50% der Befragten setzen auf teambildende Aktivitäten, 46 % bevorzugen ungezwungene Treffen nach der Arbeit und 44% planen Workshops.

Veranstaltungsort spielt eine wichtige Rolle

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes legen die meisten Unternehmen großen Wert auf eine bequeme und zentrale Lage. Der wichtigste Faktor ist dabei die Nähe zum Büro (33%). Aber auch die Wahl eines interessanten Ortes hat hohe Priorität: 13% der Befragten nannten dies als wichtigstes Kriterium, das andere Preis und Unterkunftsmöglichkeiten aussticht.

Planer wissen natürlich, wie wichtig es ist, während einer Firmenveranstaltung im Rahmen des Budgets zu bleiben. Es überrascht daher nicht, dass die Einhaltung des Budgets für 62% der Befragten zu den drei wichtigsten Punkten bei der Organisation gehört - gefolgt von unterhaltsamen Aktivitäten (49%) und dem Bestreben, so viele Teilnehmer wie möglich zu erreichen (37%).

Organisation bleibt überwiegend „old school“

Wenn es um die Organisation geht, gehen die Unternehmen in der Regel den klassischen Weg, wenn sie Firmenveranstaltungen vorbereiten: Die meisten Planer verzichten auf spezielle Tools für die Zusammenarbeit und setzen stattdesen auf E-Mails (79%) und den Outlook-Kalender (58%).

Wenig überraschend, ist daher der Umgang mit Änderungen in letzter Minute für viele die größte Herausforderung. 38% der Befragten stuften dies als „schwierig" ein. Weitere Hürden sind die Suche nach Terminen, die für alle Beteiligten passen (34%), die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort (22%) und das Einhalten des Budgets (22%).

TravelPerk Events erleichtert die Planung

Für die Planung interner Get-Together bietet TravelPerk das Tool "TravelPerk Events" an, über das die Nutzer effektiv mit den Veranstaltungsteilnehmern kommunizieren, ohne lange E-Mail-Ketten zu verursachen. So können Zeitpläne und Aktivitäten ausgetauscht und alle Teilnehmer über Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden. Gleichzeitig können auch ganz unkompliziert Reisen und Unterkünfte zu speziellen Firmentarifen gebucht werden. 

Für die Reisekomponenten von Teams, die aus verschiedenen Orten anreisen, hält TravelPerk seit einiger Zeit zudem das Produkt "FlexiPerk" bereit. Die User können damit zum Beispiel gegen eine geringe Gebühr Flüge, Hotels oder Züge erstatten lassen und erhalten mindesten 80% des jeweiligen Betrages zurück. (red)