Der aktuelle Report zeigt, dass globale Führungskräfte zunehmend erkennen, dass sie für den Erfolg ihrer Unternehmen Prozesse entwickeln müssen, die ihre Mitarbeiter in einer neuen, hybriden Arbeitswelt unterstützen. Außerdem zeigt die Studie, dass es bereits Fortschritte bei der Automatisierung gibt: 80% der weltweit Befragten gaben an, dass das Geschäftsreise- und Reisekosten-Management im Vergleich zu anderen Prozessen in ihren Unternehmen stärker digitalisiert ist. Bei der letzten Umfrage im Jahr 2020 lag dieser Wert noch bei 67%. Das derzeitige Geschäftsreise- und Reisekosten-Management birgt jedoch noch einige Herausforderungen, darunter manuelle und fragmentierte Prozesse, Compliance und Sicherheit.

Die Studie von Forrester Consulting im Auftrag von Amadeus Cytric Solutions basiert auf einer Befragung von 525 Entscheidungsträgern, die in neun Märkten in Großunternehmen für das Management von Geschäftsreisen zuständig sind, und fünf ausführlichen Interviews. 

Details zu den Ergebnissen 

Nachfolgende Prozentwerte beziehen sich auf die in Deutschland befragten Studienteilnehmer

Etwa 41% der deutschen Studienteilnehmer nannten die Einhaltung von Vorschriften für Reisen, wie Visa und Arbeitsgenehmigungen, sowie Datenschutz- und Sicherheitsbedenken (26%) als eine der größten Herausforderungen, während 28% der Befragten sagten, dass manuelle Prozesse die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen. 
Die Studie ergab außerdem, dass die Verbesserung der Integration zwischen Technologien für das Geschäftsreise-Management und anderen Unternehmenssystemen oberste Priorität hat (69%). Im Durchschnitt sind nur 37% der Systeme mit den Geschäftsreise- und Reisekosten-Management-Lösungen der Unternehmen integriert, was zu einer suboptimalen Leistung und schlechten Mitarbeitererfahrung führt.

Darüber hinaus wurde der Wunsch geäußert, den End-to-End-Prozess für Geschäftsreise- und Reisekosten-Management zu verbessern (72%) und die Art und Weise, wie Teams bei der Reiseplanung zusammenarbeiten, weiterzuentwickeln (57%).

Digitale Transformation von höchster Priorität

Die Mehrheit der Unternehmen (74%) stimmte zu, dass die Verbesserung ihrer Geschäftsreise- und Reisekosten-Management-Prozesse und -Tools entscheidend ist, um Kosten zu senken und die Effizienz der Geschäftsabläufe zu steigern. Die Lösungen müssen eine kollaborative und effiziente Reisebuchung, Bezahlung und Reisekosten-Abrechnung ermöglichen. 81% der Führungskräfte waren der Meinung, dass die Verbesserung des Geschäftsreise- und Reisekosten-Managements entscheidend für die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit ist, und sie erkannten an, dass Probleme mit Geschäftsreise und Reisekosten-Management-Prozessen negative Auswirkungen auf die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter haben.

„Die Beschleunigung der digitalen Transformation der Geschäftsreise-Managements hat für viele Unternehmen zu Beginn des nächsten Jahres höchste Priorität. Da sich die Arbeitswelt auf eine hybride Zukunft einstellt, müssen Prozesse, Technologien und die Unternehmenskultur aktualisiert werden, um das Engagement zu steigern und eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter bei der Reiseplanung zu ermöglichen", so Rudy Daniello, Executive Vice President, Amadeus Cytric Solutions.

Virtuelle Zahlungen wichtig

Am meisten beklagten sich die Mitarbeiter darüber, dass sie für Reisekosten in Vorlage gehen müssen - eine Situation, die durch den Einsatz von virtuellen Karten und anderen integrierten Lösungen gelöst werden kann. Für 83% der Führungskräfte sind virtuelle Zahlungen die am meisten geschätzte Funktionalität einer End-to-End-Plattform für Reisebuchungen und Reisekosten-Abrechnung. Insgesamt gaben 55% der Befragten an, dass einer der größten Vorteile virtueller Zahlungen in der besseren Transparenz und Kontrolle der Reiseausgaben liegt, während 42% der Meinung waren dass diese Technologie ihnen hilft, das Betrugsrisiko zu verringern, und 39% sagten, dass die Tools die Prozesse zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer verbessern.

„Die Prüfung von Reisekosten-Abrechnungen kann ein langwieriger und manueller Prozess sein, vor allem wenn die Mitarbeiter Papierbelege einreichen müssen oder wenn die Informationen in Tabellenkalkulationsprogrammen erfasst werden. Vollständig automatisierte Systeme, einschließlich digitaler Zahlungen, können eine effiziente Lösung sein“, schlussfolgert Rudy Daniello. „Seit der Pandemie und der Umstellung auf hybride Arbeitsformen sind die Erwartungen der Mitarbeiter an die Technologie gestiegen und die Zufriedenheit ist deutlich gesunken. Eine Fokussierung auf die Mitarbeitererfahrung unter Verwendung kollaborativer Technologie könnte dazu beitragen, diese Trends umzukehren, das Engagement zu fördern, zu einer nachhaltigen Branche beizutragen und die Kosten für Unternehmen zu senken."

Details zur Studie:
Die Studie wurde in Australien, Brasilien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Indien, Irland, Kanada, den nordischen Ländern (Dänemark, Finnland, Norwegen und Schweden), Spanien und in den USA durchgeführt. Jeder der 525 befragten leitenden Entscheidungsträger repräsentiert ein Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 100 Mio. und 5 Mrd. USD und mehr als 1.000 bis 20.000 Mitarbeitern. Die Umfrage wurde zwischen Juli und August dieses Jahres durchgeführt.

Mehr Informationen zu Amadeus unter: www.amadeus.com (red)