Jedes Jahr widmet sich der 2015 gegründete Innovationsverbund „Future Meeting Space“ einem bestimmten Forschungsthema. 2022 lautete es „Redefining Event Attendance“. Im Mittelpunkt stand dabei die Analyse der Rahmenbedingungen und Leistungsbausteine von Business Events entlang der gesamten Customer Journey.

Das Ergebnis waren gleich mehrere Faktoren, durch die sich die Reisemotivation bedeutend steigern lässt: Seamless Travel, Mikromobilität, Sicherheit und Hygiene sowie regionale und kulturelle Besonderheiten. Um internationale Teilnehmer für eine Vor-Ort-Veranstaltung zu gewinnen, zählt aber vor allem der Erlebnis- und Kulturcharakter zu den absoluten Must-Have-Leistungsbausteinen.

Nahtloses Reisen und authentische Erlebnisse

Seamless Travel - also die Möglichkeit des nahtlosen Reisens - hatte in den Umfragen gleich für 90% der Teilnehmer einen sehr hohen Stellenwert. Damit einher gehen Sicherheits- und Hygienestandards, die für 60% der Befragten die absolute Grundvoraussetzung bilden, um an einer Veranstaltung teilzunehmen.

Für zwei Drittel sind die Nutzung klimaschonender Verkehrsmittel und die Kompensation der durch Veranstaltungen entstehenden CO2-Emissionen relevant. Mikromobilität und kulturelle Erlebnisse vor Ort begeistern vor allem die 26-35-Jährigen sowie die internationalen Teilnehmer.

„In einer hoch digitalisierten Welt sehnen sich die Menschen nach authentischen Erlebnissen an realen Orten. Destinationen mit ihren Leistungs- und Erlebnisversprechen spielen dabei eine Schlüsselrolle. Sie sind ein integraler Bestandteil zukunftsorientierter Veranstaltungen und können den Teilnehmern einen erheblichen Mehrwert bieten“, betont Matthias Schultze, Managing Director des GCB.

Inspiration durch den persönlichen Austauch

Die Essenz des gesamten Forschungsprozesses sind drei Kernelemente: Erstens zeigt sich, dass Vor-Ort-Veranstaltungen vor allem durch ihre Inspirationskraft und den persönlichen Austausch überzeugen. Networking und die Gewinnung neuer Ideen sind die zentralen Motivationsgründe, um künftig persönlich an Veranstaltungen teilzunehmen.

Dabei wirkt sich die Selbstbestimmung deutlich aus. Das heißt: Personen, die selbst über ihre Teilnahme entscheiden, nehmen zu mehr als einem Drittel häufiger an Veranstaltungen teil als Personen, die fremdbestimmt reisen.

An der Spitze der Beweggründe für die Teilnahme steht der soziale Austausch: 91% der Befragten gaben an, Veranstaltungen zum Networking zu besuchen. 82% der Befragten sagen zudem, dass sie bei Vor-Ort-Veranstaltungen neue Ideen gewinnen und für 74% bildet die Teilnahme an Präsenzveranstaltungen eine wichtige Abwechslung zum Büroalltag.

Arbeitgeberattraktivität und Nachhaltigkeit

Eine weitere Schlüsselerkenntnis ist das Thema Personalbindung und Arbeitgeberattraktivität. Veranstaltungen und Geschäftsreisen tragen nicht nur zur Gewinnung von Mitarbeitern bei, sondern fördern auch eine langfristige Bindung an das Unternehmen. Personen, die nach eigenen Angaben sehr gerne reisen, platzieren Geschäftsreisen in diesem Zusammenhang auf Rang 4 von 17 abgefragten Faktoren. 

Als drittes Thema trägt schließlich auch die Nachhaltigkeit maßgeblich zur Entscheidungsfindung für oder gegen die Teilnahme an einer Veranstaltung bei – unter anderem mit den Faktoren klimaneutrale Erreichbarkeit, Kompensation sowie regionales und saisonales Catering.

Immerhin 60% stimmen der Aussage zu, dass die Auswirkungen auf den Klimawandel zukünftig bei Reiseaktivitäten mitberücksichtigt werden müssen. Daher ist auch nicht überraschend, dass Mehrtagesreisen laut der Befragungen langfristig rund 80% aller Veranstaltungsreisen ausmachen werden.

Präsenzveranstaltungen sind unersetzlich

Für Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor des Fraunhofer IAO, bestätigen die Forschungsergebnisse vor allem eines - die Einzigartigkeit von Präsenzveranstaltungen und deren Unersetzlichkeit. Auch wenn sich die Häufigkeit der persönlichen Begegnung in den letzten Jahren zeitweise reduziert habe, so bleibe deren herausragender Wert bestehen, betont Rief.

„Veranstaltungen besitzen weiterhin eine ungebrochene Strahlkraft, um Menschen zu inspirieren und Innovationen voranzutreiben“, ergänzt Matthias Schultze: „Das Eintauchen in die lokale Kultur und das Schaffen gemeinsamer Erlebnisse gelingt nur auf Live-Events. Mit seinen Stärken als nachhaltiger, authentischer und innovativer Tagungsstandort bietet Deutschland dafür ideale Voraussetzungen.“

Neuer Forschungsschwerpunkt 2023

Dennoch sind Business Events weiterhin mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert - wie etwa dem Klimawandel, der Energieversorgung, internationalen Konflikten, der Pandemie sowie dem Personal- und Fachkräftemangel. Welche Lösungsansätze können Veranstaltungen hier bieten? Und wie beeinflusst diese multiple Krise die strategische und konzeptionelle Ausrichtung von Veranstaltungen?

Das Forum „Future Meeting Space“ wird sich 2023 intensiv mit diesen komplexen Fragen auseinandersetzen und unter dem Titel „Navigating Business Events in Challenging Times“ nach Antworten forschen. Die vollständige Studie „Redefining Event Attendance“ steht unter www.future-meeting-space.de zum kostenfreien Download zur Verfügung. (red)