Laut der Umfrage sind drei Viertel der Travel Manager und Einkäufer von Geschäftsreisen mit der DIN ISO 31030:2021 - dem neuen internationalen Standard für Travel Risk Management - kaum oder nur unzureichend vertraut. Lediglich 14% der Einkäufer haben sie tatsächlich gelesen und 11% zeigen sich zumindest informiert.

Die fast logische Folge: Nur 63% der Befragten weisen ihre Mitarbeitenden auf die Einhaltung der TRM-Vorgaben hin, während 56% die Eigenverantwortung auf Reisen fördern. Bei der Bewertung der Risiken berücksichtigen sie vor allem das Reiseziel, die Verkehrsmittel, die Verfügbarkeit medizinischer Versorgung und mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen.

Wenig Unterstützung nach der Rückkehr

Ein wichtiger Schritt bei der Vorbereitung der Reisenden ist die Bereitstellung von Kontaktinformationen für Notfälle. 80% der befragten Travel Manager und Einkäufer stellen dies über das Intranet sicher. Die Hälfte der Befragten gab außerdem an, Kontaktdaten für Notfälle in den Reiseplänen, Reiserichtlinien und in ihrer mobilen App aufzuführen.

Wenn es um die Unterstützung nach der Reise und den reibungslosen Übergang zurück an den Arbeitsplatz geht, ergab die Umfrage, dass 45% der Unternehmen diesbezüglich keinerlei Hilfe anbieten. Fast 30% gaben an, dass ihr Unternehmen sich mit den Reisenden in Verbindung setzen würde, falls es während der Reise zu einem sicherheitsrelevanten oder medizinischen Zwischenfall kommt.

Mangelnde Überprüfung des Programms

Nicht zuletzt überprüft nur ein Drittel der Befragten das Travel Risk Management Programm in einem jährlichen Turnus. Die meisten Befragten wussten jedoch nicht, ob ihr Programm überhaupt überprüft und überarbeitet wird. Ein Hinweis darauf, dass dies nicht als notwendiger Prozess in den Unternehmen gilt.

Das Global Crisis Management Team von BCD unterstützt Unternehmen dabei, Lücken in ihren TRM-Programmen zu schließen. Zu diesem Zweck werden Traveler Security Program Assessments erstellt, die sich an den Vorgaben der ISO 31030 orientieren, und die Unternehmen erhalten auch aktuelle Branchenempfehlungen, die zur Einhaltung der Fürsorgepflicht beitragen. Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage gibt das Global Crisis Management Team von BCD in Übereinstimmung mit der DIN ISO 31030 folgende Tipps:

Wichtige Tipps von den BCD-Experten 

• Die Risiken einer Reise hängen nicht nur mit dem Reiseziel und dem Verkehrsmittel zusammen, sondern auch mit der verfügbaren Infrastruktur und mit persönlichen Faktoren. Ein Beispiel: Unternehmen müssen berücksichtigen, dass ein Reiseziel mit hoher Luftverschmutzung für Asthma-Kranke ein hohes Risiko darstellen kann - anders als bei anderen Reisenden.
• Da ein Online-Zugang bei größeren Zwischenfällen oder in ländlichen Gebieten nicht immer verfügbar ist, sollten den Reisenden ihre Notfallkontaktdaten sowohl digital als auch in gedruckter Form zur Verfügung gestellt werden, damit sie diese im Krisenfall leichter zur Hand haben.
• Um sicherzustellen, dass die Bemühungen, Mitarbeitende mit wichtigen Informationen zu versorgen, nicht ignoriert werden, sollte eine Bestätigung über die Kenntnisnahme eingefordert werden, wenn beispielsweise Aktualisierungen im TRM kommuniziert werden.
• Versicherungen werden zwar häufig eingesetzt, um die Auswirkungen von Risiken zu verringern, sind jedoch kein adäquater Ersatz für ein umfassendes TRM-Programm.
• Die Unternehmen müssen berücksichtigen, wie sich die Reisen auf die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden auswirken und angemessene Ruhe- und Erholungszeiten einräumen. Das Reisen durch mehrere Zeitzonen, Schlafmangel, veränderte Essgewohnheiten, die Verwicklung in Zwischenfälle, persönliche gesundheitliche Notfälle, Unterbrechungen im Service und schlechte Erfahrungen mit Dienstleistern können langfristige Auswirkungen auf die körperliche und geistige Gesundheit der Reisenden haben.
• Die Firmen sollten ihr TRM-Programm regelmäßig bewerten, prüfen und analysieren - vor allem, wenn es Änderungen bei den Dienstleistern oder im Unternehmen selbst gibt.
• Das Risikoprofil eines Reiseziels kann sich schnell ändern. Die Liste der Hochrisikoreiseziele sollte daher im Einklang mit den betrieblichen Erfordernissen regelmäßig überprüft werden.

„Ein gutes Travel Risk Management Programm ist komplex. Unsere Umfrageergebnisse zeigen, dass es bei vielen Firmen noch Verbesserungspotenzial gibt“, kommentiert Jorge Mesa, Director Global Crisis Management bei BCD: „Die ISO-Norm 31030 ist ein hervorragender Leitfaden für Travel Manager, Sicherheitsbeauftragte, Einkäufer und Personalabteilungen, um Risiken zu minimieren und die Fürsorgepflicht zu erfüllen. Sie enthält praktische Richtlinien und kann weltweit angewendet werden.“ (red)