Die Umfrage zum Bezahlen und Abrechnen von Reisekosten befasste sich mit den Zahlungsmethoden, die Geschäftsreisende während der Reise verwenden, den damit verbundenen Herausforderungen und Tools, die den Prozess vereinfachen sollen. Was die Zahlungsmethoden betrifft, verwenden demnach 79% der Geschäftsreisenden eine Firmenkreditkarte.

12 Prozent zahlen mit eigenem Bargeld

Andere Methoden sind persönliche Karten (26%), persönliches Bargeld (12%) und direkte Zahlungen des Unternehmens an Supplier durch Banküberweisungen oder Lodge-Karten (16%). Nur ein Prozent der Reisenden verwendet eine virtuelle Karte, obwohl 26% diese Methode kennen. Die Umfrage ergab auch, dass jeder sechste Geschäftsreisende während einer Dienstreise schon einmal Opfer eines Kreditkartenbetrugs geworden ist - trotz Vorkehrungsmaßnahmen.

„Die Unternehmen sollten die Vorteile der automatischen Zahlungsabwicklung durch virtuelle Kreditkarten prüfen“, rät Ajay Singh, Vice President Digital Payment & Expense Products bei BCD: „Sie erleichtert die zentrale Bezahlung von Hotel- oder Mietwagenbuchungen und verringert das Betrugsrisiko erheblich, indem sie automatisch für jede Transaktion eine virtuelle Kartennummer zur einmaligen Verwendung generiert und alle Kosten einer bestimmten Buchung zuordnet.”

Spesenabrechnung als Herausforderung

Beim Thema Bezahlung ist die Einhaltung der Erstattungsrichtlinien (29%) die größte Herausforderung - gefolgt von der Zahlung von Reisekosten aus eigener Tasche (20%) und der Notwendigkeit, über Bargeld in der Landeswährung zu verfügen (20%). Der Abrechnungsprozess birgt für Reisende hingegen weitaus mehr Herausforderungen.

63% der Befragten geben an, dass der Zeitaufwand für die Erstellung von Spesenabrechnungen das größte Problem darstellt. Andere große Hürden sind das Sammeln von Papierbelegen (54%), Belege in verschiedenen Formaten (52%), das Aufbewahren von Belegen nach Beendigung der Reise (51%) und das Erfassen komplexer Kategorien wie Hotelübernachtungen mit separat bezahlten Mahlzeiten und anderen Nebenkosten (50%).

Automatisierte Prozesse sind gewünscht

Bei Tools für die Reisekostenabrechnung finden Geschäftsreisende jene Funktionen am wertvollsten, die Prozesse automatisieren - wie beispielsweise Reisebelege, die automatisch an die Reisekostenabrechnung angehängt werden (76%), Kreditkartentransaktionen, die automatisch mit den Reisekosten abgeglichen werden (72%), und Reisekostenabrechnungen, die bei der Buchung der Reise automatisch mit den Reisedaten vorausgefüllt werden (67%).

„BCD Pay - unsere firmeneigene, cloudbasierte Plattform für das T&E-Ausgabenmanagement - kann diese Probleme beseitigen“, betont Singh: „BCD Pay macht es Geschäftsreisenden leichter. Es spart Zeit, verbessert die Zahlungsdaten und macht das Einreichen von Spesenabrechnungen überflüssig. Für das Travel Management und die Finanzteams verbessert sich die Kontrolle über alle Zahlungen, manuelle Arbeit wird reduziert und die Transparenz von Zahlungsvorgängen nimmt deutlich zu.” (red)