Bei den Prioritäten bleibt die Rangfolge im Vergleich zu 2021 hingegen unverändert: Die Vereinfachung der Prozesse steht nach wie vor an erster Stelle - gefolgt von der Zufriedenheit der Reisenden, der Betrugsbekämpfung und einem reibungslosen Zahlungsvorgang. Am stärksten zugelegt haben operative Effizienzen, die zu indirekten Kosteneinsparungen führen.

Firmenkarten (84%) und zentral abgerechnete Konten (71%) sind die am häufigsten verwendeten Zahlungsmethoden. Nur 38% der Befragten bieten ihren Reisenden virtuelles Bezahlen an - obwohl diese Methode bei Nutzern von virtuellen Karten ebenso auf großes Interesse stößt (49 %) wie bei jene, die sie bislang noch nicht verwenden (42%).

Das sind die größten Herausforderungen

Wenn es um das Setup und die Verwaltung von Zahlungen geht, stellen Reisen durch Externe (43%) sowie Anbieter, die bestimmte Zahlungsmethoden nicht akzeptieren oder Extraentgelte verlangen (46%), die größte Herausforderung dar.

In Bezug auf das Ausgabenmanagement und den Kreditkartenabgleich geben mehr als die Hälfte der Befragten an, dass das Sammeln von Quittungen und fehlenden Rechnungen (52%) die größten Hürden darstellt - gefolgt vom manuellen Abgleich (45%) und der Verwaltung der Ausgaben für komplexe Reisekategorien (45%).

Sind Reisegenehmigungen hilfreich?

Was die Transparenz der Kosten und die Einhaltung der Vorschriften angeht, hat fast ein Viertel der Einkäufer und Travel Manager keinen Einblick in die Ausgaben während der Reise (24%) oder in Buchungen außerhalb des Geschäftsreiseprogramms (23%).

Allerdings sind sich die Befragten auch uneinig, wie effektiv Genehmigungen vor dem Antritt einer Reise die Ausgabenkontrolle unterstützen können. Während 44% die Reisegenehmigung als „sehr wichtig“ oder „äußerst wichtig“ einstufen, halten sie ebenso viele für „weniger wichtig“ oder „überhaupt nicht wichtig“.

So denken Reisende und Einkäufer

BCD führte erst kürzlich eine Umfrage zum "Thema Payment & Expense" unter 1.349 Geschäftsreisenden durch. Die Antworten der Reisenden und Einkäufer bzw. Travel Manager zeigen dabei einige Gemeinsamkeiten, aber es gibt auch Unterschiede:

• Die Einkäufer schätzen das Betrugsrisiko höher ein als die Reisenden.
• Etwa die Hälfte der Einkäufer und Reisenden hat gleichermaßen Probleme mit komplexen Ausgabenkategorien - wie beispielsweise Hotelübernachtungen mit separat bezahlten Mahlzeiten und anderen Nebenleistungen.
• 38% der Einkäufer bieten den Reisenden virtuelle Zahlungen an, während nur 1% der Reisenden angibt, diese Zahlungsmethode zu nutzen.
• Sowohl Einkäufer als auch Reisende schätzen an Tools für Reisekostenabrechnungen die Automatisierungsfunktionen am meisten - vor allem die Möglichkeit, Quittungen automatisch an Reisekostenabrechnungen anzuhängen (76 % beide), Kreditkartentransaktionen automatisch mit den Reisekosten abzugleichen (73% bzw. 72%) und Reisekostenabrechnungen automatisch bei der Reisebuchung vorauszufüllen (69% bzw. 67%).

Enormer Fortschritt der Technologie

"Dank des enormen Fortschritts der Finanz- und Automatisierungstechnologie befindet sich das Travel & Expense Spend Management in einem positiven Wandel, der das Erlebnis für alle verbessern wird", sagt Ajay Singh, Vice President, Digital Payment and Expense Products bei BCD.

BCD Travel höre den Kunden und Reisenden zu und passe die firmeneigene Lösung "BCD Pay" weiter an, so SIngh: "Durch den Einsatz von virtuellen Karten in Echtzeit, künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und offenen APIs wird BCD Pay ein reibungsloses, digitales Zahlungserlebnis für Travel & Expense Spend Management bieten – vom Einkauf über die Bezahlung bis hin zur Abrechnung.“ (red)