Am häufigsten tricksen die Geschäftsreisende demnach beim Einreichen von privaten Taxibelegen und beim Essen gehen mit Familie und Bekannten auf Firmenkosten. SAP Concur hat sich die Praxis genauer angesehen und die vier beliebtesten Abrechnungstricks bei Geschäftsreisen ermittelt:

Unzulässige Ausgaben

Laut Oversight beinhalten 20% der Reisekostenabrechnungen mindestens eine unzulässige Auslage. Dabei gibt es auch extreme Fälle, die von Wirtschaftsprüfern aufgedeckt wurden. So haben beispielsweise Mitarbeiter den Eintritt in einen Themenpark für vier Personen oder eine als Geschäftsreise klassifizierte Kreuzfahrt auf ihrer Reisekostenabrechnung untergebracht. All diese Beispiele waren natürlich nicht geschäftsbezogen. Es handelte sich um Fälle von Abrechnungsbetrug.

Aufgeblasene Spesen

Ein Mitarbeiter gibt zum Beispiel 30 Euro für eine Taxifahrt aus, aber der zur Erstattung eingereichte Betrag beläuft sich auf 130 Euro. Möglich ist dies häufig durch relativ kleine Änderungen, die an der Quittung vorgenommen werden – im Beispielfall wäre einfach eine zusätzliche Ziffer auf der oftmals noch handschriftlich ausgestellten Taxiquittung zu ergänzen.

Am häufigsten falsch abgerechnet werden Taxifahrten - gefolgt von Bewirtungs-, Tank- und Parkbelegen. Die Beträge, die so „erschwindelt“ werden, liegen in den meisten Fällen lediglich zwischen 10 und 30 Euro. Bei einem Drittel der falsch gemachten Angaben handelt es sich aber immerhin um zusätzliche Kosten zwischen 30 und 50 Euro.

Gefälschte Belege

Auch Ausgaben, die nie getätigt wurden, werden teilweise abgerechnet. Dazu werden Belege oder unausgefüllte Vordrucke eingereicht, die sich Mitarbeiter in Restaurants, Hotels oder Taxis besorgt und mit einem fiktiven Betrag ausgefüllt haben. Teilweise werden auch Schecks oder Rechnungen verwendet, die mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellt wurden.

Ebenfalls weit verbreitet ist das Einreichen von Quittungen von Freunden oder Familienmitgliedern: „Wenn du diese Quittung nicht einreichst, kann ich sie haben, damit ich sie auf meiner Spesenabrechnung geltend machen kann?“ Auch diese Art von Betrug ist zielgerichtet, absichtlich und sollte Konsequenzen haben, meinen die Experten von SAP Concur.

Mehrfachbuchungen

Spesen, die im Jänner eingereicht wurden, werden im März und vielleicht sogar im August erneut abgegeben. Gegebenenfalls wird der Antrag an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingereicht, um den Betrugsversuch zu verschleiern. Haben die Kollegen in der Buchhaltung keinen Einblick in die Ausgabenhistorie der Mitarbeiter, erkennen sie oft nicht, dass die Ausgaben bereits eingereicht und möglicherweise von jemand anderem genehmigt wurden.

Um fehlerhafte oder bewusst gefälschte Reisekostenabrechnungen und die damit verbundenen Kosten reduzieren zu können, müssen Vorgesetzte oder die Buchhaltung die eingehenden Anträge sorgfältig prüfen. Realistisch betrachtet, ist dieser zeitliche Aufwand allerdings in vielen Unternehmen kaum zu leisten.

Doch wie können die Unternehmen sicherstellen, dass die Rückerstattungen auch richtlinienkonform sind, ohne jede Reisekostenabrechnung überprüfen zu müssen? SAP Concur empfiehlt dafür einen Auditierungsprozess und hat dazu die Best Practices in einem E-Book zusammengestellt, das hier zum kostenlosen Download bereit steht. (red)