Laut der Analyse sind die Kosten für betriebliche Veranstaltungen und Bewirtung im Jahr 2023 gegenüber 2019 über alle Unternehmungen hinweg durchschnittlich um 13% gestiegen. Mittelständische Unternehmen gaben dabei sogar um 42% mehr aus als noch vor vier Jahren. Bei den Großunternehmen sind diese Kosten mit 6% hingegen nur leicht gestiegen.

Mitarbeiter-Events und Betriebsausflüge

Die Ausgangslage ist bekannt: War während der Pandemie noch Homeoffice gefragt, nehmen die Beschäftigten nun wieder verstärkt am Büroalltag teil und schätzen den persönlichen Austausch. Die Unternehmen unterstützen dies mit Teambuilding-Maßnahmen wie gemeinsames Bowling oder einem Abend im Escape-Room.

Gepaart mit der Inflation führen solche Arbeitsplatz-Erlebnisse zu deutlich höheren Kosten. Die Mittelständler gaben 2023 dadurch 36% mehr für betriebliche Unternehmungen aus. Zum Vergleich: Vor der Pandemie lag der durchschnittliche Betrag noch bei rund 114 Euro, im letzten Jahr hingegen schon bei 146 Euro pro Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung.

Bewirtungskosten im Höhenflug

Dieses Bild zeigt sich auch bei den durchschnittlichen Bewirtungskosten, die von 40 auf 52 Euro pro Abrechnung gestiegen sind. Auch hier liegen die Mittelständler mit rund 61 Euro weit über dem Durchschnitt und zahlen damit 2023 um 46% mehr als vor der Pandemie. Doch woher kommt dieser große Unterschied? Ein Grund dürften die unterschiedlichen Reisekostenrichtlinien in den Unternehmen sein - aber auch die Vorschriften darüber, welche Ausgaben abgerechnet werden dürfen.

Sie können sich zum Beispiel darin unterscheiden, ob Pauschbeträge oder tatsächliche Kosten erstattet werden. Manche Unternehmen akzeptieren außerdem höhere Spesenabrechnungen oder nutzen gemeinsame Mittagessen, um ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro zu locken. Auch damit erhöhen sich ihre Mitarbeiterausgaben. Die andauernde Inflation ist natürlich ebenfalls ein Kostentreiber.

Weiterer Anstieg wird erwartet

„Für 2024 erwarten wir einen weiteren Anstieg der Ausgaben im Bereich Bewirtung. Umso wichtiger ist es für die Unternehmen, ihre Mitarbeitenden über die aktuellen Ausgabenrichtlinien und Möglichkeiten zur Kostenrückerstattung zu informieren”, betont Elena Parker, Senior Vice President, SAP Intelligent Spend & Business Network für Mittel- und Osteuropa.

Intelligente Lösungen würden dabei den Prozess für die Mitarbeitenden erleichtern und die Finanzteams entlasten, so Parker: „Technologien automatisieren interne Prüfvorgänge und erkennen Fehler in den erfassten Belegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote und stellt sicher, dass die Compliance eingehalten wird”. (red)