Die Analyse beinhaltet die Abrechnungen, die von SAP-Concur-Kunden in den Jahren 2019 und 2023 in Concur Expense eingereicht wurden. Demnach sind die Mitarbeiter-Ausgaben auf Geschäftsreisen von 2019 bis 2023 insgesamt um 17% gestiegen - in Deutschland sogar um 19%. Jahr für Jahr erstatten die Unternehmen ihren Angestellten damit höhere Ausgaben zurück.

„Nach oben sind dabei kaum Grenzen gesetzt, wenn die Unternehmen kein klares Bild ihrer Mitarbeiter-Ausgaben erhalten und keine geeigneten Steuerungsmaßnahmen einleiten. Mithilfe digitaler Lösungen für das Geschäftsreisemanagement lassen sich Reisekosten und weitere Mitarbeiter-Ausgaben transparent einsehen und entsprechenden Kategorien zuordnen“, betont Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur.

Flugtickets sorgen für die höchsten Ausgaben

Flugtickets sind weltweit mit den höchsten Ausgaben verbunden: Im Jahr 2023 sind hier pro Reisekostenabrechnung durchschnittlich 716 Euro angefallen - dreimal mehr als in jeder anderen Kategorie. Gegenüber 2019 sind die Flugkosten zudem um 10% gestiegen. Im Vergleich dazu wurden für Kraftstoffe (55 Euro) und Bewirtung (52 Euro) deutlich niedrigere Beträge verbucht.

In diesen Kategorien haben Inflation, Lieferengpässe und Zölle auf bestimmte Importe jedoch zu den höchsten Kostensteigerungen geführt (+37% bzw. +30%). Auch die durchschnittlichen Übernachtungspreise sind von 2019 bis 2023 um 21% auf 130 Euro gestiegen. Lediglich die Kosten für Zugreisen gingen weltweit um 5% zurück.

Fehlende Analysen in vielen Unternehmen

„Die Unternehmen sind mit erheblich höheren Kosten für Geschäftsreisen konfrontiert, die teils weit über die Inflationsraten hinausgehen. Aufgrund fehlender Analysen sind vielen von ihnen Kostensteigerungen und veränderte Ausgabegewohnheiten ihrer Mitarbeitenden aber gar nicht im Detail bekannt“, weiß Götz Reinhardt.

Das habe zur Folge, dass höhere Ausgaben im Finanzplanungsprozess nicht kontinuierlich berücksichtigt werden. Nachjustiert werde erst, wenn die Finanzverantwortliche an bestimmten Stichtagen und Abschlüssen erkennen, dass die tatsächlichen Kosten die geplanten überschreiten.

Die Kategorien „Sonstiges“ und „Verschiedenes“

Auch wenn Flugtickets durchschnittlich die teuersten Transaktionen sind, fallen in dieser Kategorie nicht die höchsten Gesamtkosten an. Im Jahr 2023 entstanden 22% der Ausgaben in Concur Expense in der Kategorie „Sonstiges“ und weitere 11% in der Kategorie „Verschiedenes“. Es handelt sich dabei um Ausgaben, die nicht in vorhandene Kategorien passen oder sich auf Kategorien außerhalb der Norm beziehen.

Die Mitarbeiter können dort beispielsweise eine neue Ausstattung für ihr Homeoffice verbuchen. Das blieb vor allem während der Pandemie nicht folgenlos: Zwischen 2019 und 2023 war das Gesamtvolumen der Kategorien „Sonstiges“ und „Verschiedenes“ das einzige, das im Verhältnis zu den anderen Kategorien zulegte (+7%), während die Gesamtkosten von Flugtickets und Unterkünften rückläufig waren.

Die Top-3 der häufigsten Mitarbeiter-Ausgaben

Aus der Analyse von SAP Concur geht zudem hervor, wie oft die Mitarbeiter in jeder Kategorie Ausgaben tätigen. Die drei am häufigsten gewählten Ausgabenkategorien im Jahr 2023 sind demnach Bewirtung (24%), Bodentransporte (22%) und Übernachtungen (14%). Damit ist nahezu jede vierte Abrechnung auf die Verpflegung der Mitarbeiter zurückzuführen.

„Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind aussagekräftige Kategorien im Ausgaben-Management unverzichtbar – auch bei Mitarbeiterausgaben, die nicht in den Bereich Geschäftsreisen fallen. Eine saubere und strukturierte Kategorisierung ermöglicht es den Unternehmen, Mitarbeiter-Ausgaben besser zu analysieren und mithilfe geeigneter Ausgabenrichtlinien effizient zu steuern“, so Götz Reinhardt. (red)