Europas führender SaaS-Anbieter für die Buchung und das Management von Firmenveranstaltungen hat 320 Event-Experten auf Unternehmensseite sowie Eventlocation- und Hotelpartner befragt. Besonders aussagekräftig sind die Studienergebnisse durch die Zusammenführung und den Vergleich mit mehr als 300.000 Anfrage- und Buchungsdaten aus der internen Datenbank des Hamburger Tech-Unternehmens.

90 Prozent der Unternehmen planen Weihnachtsfeier

Obwohl die Kosten für Veranstaltungen 2024 durch die Mehrwertsteuererhöhung in der deutschen Gastronomie weiter steigen und die Budgets eher reduziert werden, haben die Unternehmen die Relevanz von Events erkannt: Sie sind zu einem wichtigen Part des Employer Branding geworden, um die Mitarbeiter zu binden und zu motivieren.

Beispiel Weihnachtsfeiern: 2023 gaben die Unternehmen durchschnittlich 129 Euro pro Person aus. Dies entspricht einer Steigerung von 54% zu 2019. Damals kostete das winterliche Firmenfest noch 84 Euro. Trotzdem ist es nach wie vor fest im Veranstaltungsplan verankert: Laut der Befragung wollen 90% der Unternehmen auch 2024 wieder eine Weihnachtsfeier veranstalten.

„Eventisierung“ wird auch im B2B-Bereich wichtiger

Beim Tagungsgeschäft sieht die Kostenentwicklung ähnlich aus: Sie stiegen innerhalb eines Jahres pro Person und Tagungstag von 154 Euro (2022) auf 174 Euro (2023) - inklusive Tagungspauschale, Übernachtungen, Raummieten und Catering. 42% der befragten Unternehmen tagten dabei 2023 klassisch in einem Tagungshotel und 29% in einer Eventlocation.

Hier setzt sich der Trend der Eventisierung durch, der bereits aus dem B2C-Bereich bekannt ist: Die Unternehmen wollen mit ihren Veranstaltungen echte Erlebnisse schaffen, die den Teilnehmenden lange in positiver Erinnerung bleiben. „Nicht nur das Start-up wählt die außergewöhnliche Location, sondern auch traditionellere Unternehmen suchen nach Räumlichkeiten mit Ereignischarakter“, weiß Paul Philipp Hermann, CEO der Event Inc Group.

Nachhaltigkeit ist längst kein Randthema mehr

Der MICE-Report zeigt auch, dass Nachhaltigkeit bei Events längst kein untergeordnetes Thema mehr ist, sondern in fast jedem Unternehmen Beachtung findet. Bei mehr als 80% der befragten Firmen spielt die nachhaltige Ausrichtung ihrer Events jedenfalls bereits eine wichtige Rolle oder wird zunehmend wichtiger. Das Thema scheint dabei nicht nur ein Lippenbekenntnis zu sein: Mehr als die Hälfte der Unternehmen gibt an, dafür Mehrkosten auf sich zu nehmen.

Bei 8% dieser Unternehmen sind es sogar mehr als 20%. Laut den befragten Dienstleistern sind jedoch etwas weniger Unternehmen tatsächlich dazu bereit, mehr für Nachhaltigkeit zu bezahlen. Dies zeigt einen leichten Attitude-Behavior-Gap bei den Veranstaltungsplanern auf Unternehmensseite.

Digitalisierung ersetzt manuelle Arbeitsschritte

Überraschend ist, dass zahlreiche Schritte der Eventplanung in vielen Unternehmen nach wie vor manuell ablaufen - von der Location-Suche über den Angebotsvergleich bis zur Registrierung der Teilnehmer. Der Aufwand ist dabei hoch und kostet viel Zeit: Laut der Umfrage dauert die Organisation der Rahmenbedingungen eines Events - also die Recherche, Buchung und Abrechnung der Dienstleister - mehr als 26 Stunden.

„Das sind mehr als drei ganze Arbeitstage - und dann sind Programm, Speaker und Inhalte noch nicht geplant. Alle Schritte, die manuell zu viel Zeit einnehmen, werden digitalen Lösungen weichen müssen“, ist Hermann überzeugt. Am Beispiel der Teilnehmerregistrierung zeigt sich dies gut: 71% der Befragten sammeln die Teilnehmerdaten noch immer manuell per E-Mail, Anmeldeformular oder Telefon ein und übertragen diese anschließend in eine Liste.

Paul Philipp Hermann: „Systeme für das Teilnehmer-Management bieten schnelle und einfache Unterstützung. Die Teilnehmenden registrieren sich selbst und können weitere Informationen direkt hinterlegen. Fehlerquellen werden reduziert und das Organisationsteam behält immer den Überblick.“ Der gesamte Report ist hier kostenlos abrufbar. (red)