Die deutschen Unternehmen mussten demnach in den letzten vier Jahren massive Kostensteigerungen von 19% hinnehmen – und das über alle Ausgabenkategorien hinweg. Diese Entwicklung betrifft Unternehmen und Geschäftsreisende gleichermaßen, da sie direkte Auswirkungen auf die Unternehmensbudgets und die persönliche Belastung der Mitarbeiter hat.

Das Reisekosten- und Ausgabenmanagement werde damit zu einem noch wichtigeren Aspekt des Finanzhaushalts, betont Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur: „Haben die Unternehmen ein vollständiges Bild ihrer Mitarbeiterausgaben, können sie Steuerungsmaßnahmen einleiten, um Kosten zu stabilisieren und teure Überraschungen zu vermeiden“. Laut SAP Concur sollten die Unternehmen bei den Maßnahmen folgende Empfehlungen berücksichtigen, um Einsparungen nicht zulasten ihrer Mitarbeiter umzusetzen:

1 | Sicherheit und Fürsorgepflicht gehen vor

Laut der Employee Experience Studie von SAP Concur geben 37 % der deutschen Personalverantwortlichen an, dass ihre Mitarbeiter unzufriedener sind, wenn die Reiserichtlinien nicht an inflationsbedingte Kostenschwankungen angepasst werden. Gleichzeitig haben aber nur 29% der Unternehmen ihre Verpflegungspauschalen tatsächlich erhöht. 31% haben sie hingegen sogar gesenkt.

„Mit Blick auf Kostenkontrolle und erforderliche Einsparungen mag es sinnvoll erscheinen, die Budgets für Geschäftsreisen nicht zu erhöhen. Allerdings kann dies zum Sicherheitsrisiko für Geschäftsreisende werden“, warnt Götz Reinhardt. Wird von den Geschäftsreisenden etwa weiterhin erwartet, mit dem Budget von 2019 zu haushalten oder sogar weniger, sind sie möglicherweise gezwungen, Hotels in weniger sicheren Gegenden zu buchen.

Eine weitere SAP-Concur-Studie zeigt, dass bereits im letzten Jahr 31% der deutschen Geschäftsreisenden aufgrund der wirtschaftlichen Situation in unsichereren Gegenden oder qualitativ minderen Unterkünften nächtigen mussten. Genauso sei denkbar, dass Geschäftsreisende nachts auf öffentliche Verkehrsmittel umsteigen müssen, statt Taxis zu nutzen, die sie direkt vor die Hotelpforte oder nach Hause bringen.

Mögliche Sparmaßnahmen können auch psychische und gesundheitliche Folgen haben, wenn das Stresslevel durch weitere Entfernungen zwischen Büro- und Veranstaltungsorten steigt oder gesunde Mahlzeiten nicht mehr mit der Reiserichtlinie vereinbar sind.

2 | Erstattungsfristen ernst nehmen

Die Employee Experience Studie zeigt auch, dass 70% der Befragten besorgt darüber sind, wie sich die steigenden Lebenshaltungskosten auf ihre persönlichen Finanzen auswirken. Die Unternehmen können handeln und Geschäftsreisende entlasten, indem sie kostenintensive Reiseposten wie Flüge und Übernachtungen im Voraus übernehmen und nicht erst mit der Reisekostenabrechnung erstatten.

Angesichts der steigenden Ausgaben für Geschäftsreisen ist es zudem wichtig, dass die Unternehmen die eingereichten Mitarbeiterausgaben zuverlässig und so schnell wie möglich erstatten. So können sie die private finanzielle Belastung ihrer Mitarbeiter gering halten. Aktuell müssen laut Ergebnissen von SAP Concur 36% der Geschäftsreisenden oft noch zwei bis vier Wochen auf die Rückerstattung ihrer verauslagten Reisekosten warten.

Die Gründe für die späte Rückerstattung sind dabei häufig verschiedene Zahlungsmittel, Fehler in der Reisekostenabrechnung oder verlorene Belege, die den Prozess erschweren. „Digitale Lösungen für das Geschäftsreisemanagement können durch automatisierte Prozesse den Aufwand reduzieren und erlauben den Reisenden, Belege und Zahlungsmittel direkt digital zu hinterlegen. So benötigen die Finanzverantwortlichen weniger Zeit für die Rückerstattung“, empfiehlt Götz Reinhardt.

3 | Reiserichtlinie aktuell halten

Eine Reiserichtlinie fasst alle Regularien rund um Geschäftsreisen zusammen - darunter auch gesetzliche und unternehmenseigene Pauschalen. Dennoch sollte sie flexibel genug sein, um sich an lokale und internationale Reiseanforderungen anzupassen und regelmäßig auf ihre Aktualität geprüft werden, meint man bei SAP Concur.

Feedbackrunden mit Finanzverantwortlichen und Geschäftsreisenden können Unternehmen einen Überblick verschaffen, welche Richtlinien sich bewähren oder nicht. Sie zeigen zudem, ob die aktuelle Reiserichtlinie nachvollziehbar ist oder ob Formulierungen vereinfacht werden sollten. Dadurch werden die Richtlinien fortlaufend auf Mitarbeiterbedürfnisse zugeschnitten.

Erhalten die Reisenden zudem eine konkrete Anleitung und Hilfestellung, um die Kosten zu kategorisieren, können die Finanzverantwortlichen die Ausgaben besser nachvollziehen und das Budget für Geschäftsreisen entsprechend steuern. Außerdem benötigen sie weniger Zeit, um die Ausgaben nachträglich den korrekten Kategorien zuzuordnen.

„Inflation, Lieferengpässe und Zölle auf bestimmte Importe haben die Kosten für die Unternehmen zweifellos in die Höhe getrieben. Doch mithilfe zukunftsfähiger Lösungen für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement können sie die negativen Auswirkungen begrenzen“, lautet die Schlussfolgerung von Götz Reinhardt: „Werden Daten schnell und transparent erfasst, können die Unternehmen gerade die volatilen Reisebudgets zuverlässiger verwalten. Das führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern ermöglicht auch faire und mitarbeiterfreundliche Ausgabenrichtlinien.“ (red)