Laut der Studie, die hier zum Download zur Verfügung steht, haben Fürsorgepflicht, Compliance und Kostenkontrolle im Rahmen der Firmenreiseprogrammen höchste Priorität. Alle drei Themen sind bereits in einer Umfrage im Jahr 2023 weit oben gelandet, haben aber weiter an Bedeutung gewonnen. Dagegen verliert die Zufriedenheit der Reisenden an Wichtigkeit. Sie belegt aktuell nur noch den vierten Platz. Auch Payment & Expense wird niedriger bewertet als im Vorjahr.

Die Mehrheit der befragten Einkäufer und Travel Manager gibt an, eine Firmenreiserichtlinie zu haben. Sieben von zehn meinen, dass ihre Reiserichtlinie mit den Unternehmenszielen übereinstimmt und von der Geschäftsleitung unterstützt wird. Sechs von zehn definieren sie als "kostenorientiert", drei von zehn als "reisezentriert". Nur 15 % der Befragten geben an, dass die Richtlinie auf Key-Performance-Indikatoren (KPIs) und dem Feedback der Reisenden basiert.

Was ist durch die Reiserichtlinie abgedeckt?

Laut der Umfrage sind der Reisezweck und die Genehmigungen vor der Reise die beiden am häufigsten behandelten Themen in den Reiserichtlinien. Nachhaltiges Reisen ist hingegen nur bei weniger als der Hälfte der Unternehmen enthalten. Dies bestätigt eine Umfrage von BCD im Juli 2023, bei der nur 45% der Unternehmen angaben, Ziele für nachhaltige Geschäftsreisen zu haben. Bleisure-Reisen, mobiles Arbeiten und Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion werden am seltensten abgedeckt.

Viele Unternehmen haben spezielle Reiserichtlinien für leitende Angestellte, bestimmte Geschäftsbereiche und Vielreisende. Richtlinien für Reisende, die auf Barrierefreiheit angewiesen oder neurodivergent sind, stellen aber nur 12% der Befragten zur Verfügung. Weniger als jeder Zehnte richtet seine Richtlinien auf Mitarbeiter mit besonderen Bedürfnissen (zum Beispiel stillende Mütter), LGBTQ+-Reisende, Geschlecht, Religion oder Alter aus.

Kommunikation und Einhaltung der Richtlinien

Die größte Herausforderung für Einkäufer und Travel Manager ist die Vermittlung von Aktualisierungen. Es folgen das Managen von Ausnahmeregelungen, Richtlinien in verschiedenen Regionen sowie das Kontrollieren der Einhaltung. Aktualisierungen der Reiserichtlinien werden dabei am häufigsten über das Intranet kommuniziert - gefolgt von direkten Mailings. Ein Drittel teilt Updates im Online-Buchungstool oder während Schulungen mit.

Mehr als die Hälfte der Einkäufer und Travel Manager schätzt zwar ihre Reiserichtlinie als sehr oder äußerst effektiv ein. Aber nur ein Drittel zeigt sich ebenso zuversichtlich in Bezug auf die Kommunikation der Richtlinie. Fast die Hälfte bewertet diese als "mäßig effektiv". Zu den am häufigsten verwendeten Methoden gehören dabei das Hervorheben richtlinienkonformer Optionen im Online-Buchungstool, die Prüfung der Reisekosten und die regelmäßige Kommunikation von Änderungen.

„Wir wissen aus Erfahrung, dass eine der effektivsten Möglichkeiten, mit Reisenden zu kommunizieren und ihr Verhalten positiv zu beeinflussen, darin besteht, relevante Botschaften direkt in den Buchungsablauf einzufügen“, erklärt Teri Miller, Executive Vice President Global Client Team bei BCD: „Advitos Engage Team nutzt Merchandising in den Buchungstools unserer Kunden, um die Aufklärungsarbeit voranzutreiben, wann und wo es am wichtigsten ist - wenn Reisende ihre Buchungsentscheidung treffen.“

Strengere Richtlinien zur Kostenkontrolle

Nicht zuletzt gibt mehr als die Hälfte der Befragten gibt an, ihr Reisebudget in den letzten Jahren reduziert zu haben. Gleichzeitig haben fast alle neue Maßnahmen zur Kostenkontrolle eingeführt. Die populärsten Maßnahmen zielen dabei darauf ab, das Reiseaufkommen zu reduzieren - vor allem durch die Förderung von Online-Meetings und die Verringerung nicht zwingend notwendiger Reisen.

Weitere Maßnahmen sind die Förderung von weniger, aber längeren Reisen, die Begrenzung der Anzahl der Mitarbeiter pro Reise, der Einsatz von Tools zur Senkung der Reisekosten (beispielsweise Price Assurance) und eine strenge Kostenkontrolle. Auch die Buchung niedrigerer Serviceklassen bei den Flügen sowie die Förderung der Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs anstelle von Taxis wird oft genutzt.

Trends, die Reiserichtlinien prägen werden

Fast zwei Drittel der Einkäufer und Travel Manager erwarten, dass Nachhaltigkeit und Safety & Security in den kommenden Jahren den stärksten Einfluss auf die Reiserichtlinien der Unternehmen haben werden. Weitere einflussreiche Trends sind Technologie, New Distribution Capability (NDC) sowie das Wohlbefinden und neue Bedürfnisse der Reisenden. Bleisure steht hingegen am Ende der Liste.

Obwohl das Wohlbefinden der Reisenden leicht an Bedeutung verloren hat, rät Teri Miller den Unternehmen, dieses Thema nicht zu vernachlässigen: „Insbesondere vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels kann sich die Berücksichtigung des Wohlbefindens der Reisenden positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken. BCD hilft den Kunden, ihre Reiserichtlinien zu aktualisieren, mit den Reisenden zu kommunizieren und die richtigen Tools für die Reisenden bereitzustellen, die letztendlich auch ihrem Wohlbefinden zugutekommen“.