Die Eras-Tour von Taylor Swift und die Olympischen Spiele in Frankreich locken derzeit tausende Touristen aus aller Welt auf den Kontinent. Diese Großereignisse - gepaart mit den Sommerferien - werden dazu führen, dass Flugzeuge, Züge und Autobahnen noch stärker ausgelastet sein werden. Auch Hotels und andere Unterkünfte werden stärker nachgefragt, was wiederum die Preise in die Höhe treibt.

Störfaktoren, die sich bereits während der Fußball-EM in Deutschland abgezeichnet haben. Die Geschäftsreisenden und die verantwortlichen Travel Manager stellt diese Situation vor Herausforderungen: Sie müssen mit kurzfristigen Reisestörungen und -unterbrechungen sowie überbuchten Hotels und Transportmitteln rechnen.

Führungskräfte müssen handeln – drei Empfehlungen

Das verursacht Stress, hemmt die Produktivität und beeinträchtigt das Wohlbefinden. Eine neue Studie von SAP Concur zeigt, welche Maßnahmen die Unternehmen jetzt ergreifen müssen, um hohe Kosten und Chaos im Geschäftsreisemanagement in den kommenden Wochen, aber auch darüber hinaus, zu vermeiden.

Führungskräfte spielen hier eine zentrale Rolle: Sie können ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, mit den oft gravierenden Folgen von Reisestörungen besser umzugehen und so die Geschäftsreisen in der Sommerzeit für alle Beteiligten effizienter und stressfreier zu gestalten. Aus dem sechsten "Global Business Travel Survey" von SAP Concur lassen sich die folgenden Handlungsempfehlungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz ableiten:

1. Flexibilität erhöhen statt verringern

Die große Mehrheit der Geschäftsreisenden musste im letzten Jahr ihre Reise aufgrund von Reiseunterbrechungen kurzfristig umplanen (90%). Damit ist die Situation fast alltäglich und so frustrierend, dass fast ein Drittel eine Geschäftsreise ablehnen würde, um einer chaotischen An- oder Abreise zu entgehen (29%).

Um die Geschäftskontakte dennoch zu pflegen, ergreifen die Mitarbeitenden bereits eigenständig Gegenmaßnahmen: Rund vier von fünf Reisenden (76%) planen Zeitpuffer für die Anreise (35%), die Abreise (22%) oder sogar beides (19%) ein, um pünktlich zu wichtigen Treffen oder sicher nach Hause zu kommen. Die Mehrheit kann dank ihres Arbeitgebers auf diese Puffer-Buchungen zurückgreifen (94%). Gleichzeitig geben jedoch 93% der Befragten an, dass ihr Unternehmen in den letzten zwölf Monaten flexible Reisemöglichkeiten weiter eingeschränkt hat – ein Widerspruch und irritierendes Signal für die Beschäftigten.

Die Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden mehr Freiheiten gewähren und sicherstellen, dass sie ihr Reiseziel jederzeit mit minimalem Stress erreichen können. Egal, ob es sich um ein wichtiges Kundenmeeting, den Besuch einer anderen Zweigstelle oder eine Messe handelt: Den Mitarbeitenden muss es möglich sein, sich auf den Zweck ihrer Reise konzentrieren zu können.

Regelungen für flexible Geschäftsreisen könnten den Reisenden mehr Unterstützung bei der Reisebuchung einräumen, mehr Optionen bei der Verkehrsmittelwahl bieten und private Mobilitätslösungen wie die Abholung am nächstgelegenen Bahnhof berücksichtigen.

Wenn Verkehrsmittel kurzfristig ausfallen, können Optionen wie die Mietwagennutzung mit Chauffeur-Service oder andere Fahrservices zusätzlich Entlastung bieten. So kann die Reisezeit für die Terminvorbereitung genutzt werden. Entsprechende Funktionen in Reisemanagement-Lösungen und Reisemanagement-Apps für das Smartphone ermöglichen zudem eine einfache Umbuchung in stressigen Phasen.

2. Reiseverantwortliche fördern - nicht verlieren

Auch die Reiseverantwortlichen bleiben von den negativen Auswirkungen der stressigen Sommerzeit nicht unberührt: Zwei von fünf der befragten Travel Manager sagen, dass die zunehmenden Last-Minute-Änderungen ihren Job erschweren (41%). Auch die konkurrierenden Erwartungen von Reisenden und Unternehmen mit Blick auf Flexibilität und Kosten belasten sie immens (39%).

Die Studie von SAP Concur zeigt zudem, dass deutsche Travel Manager nahezu einstimmig davon ausgehen, dass ihr Aufgabenfeld in den kommenden Monaten noch anspruchsvoller wird (98%). Dabei sind sie besonders mit ihren Aufgaben und den verfügbaren Ressourcen überfordert. Jeder Vierte hat das Gefühl, Verantwortung für Aufgaben zu haben oder übernehmen zu müssen, die eigentlich gezielte Weiterbildungen voraussetzen (23%).

Die hohen Anforderungen könnten in den Unternehmen bald zu Personalmangel führen: Bereits 40% der Travel Manager sind aktuell aktiv auf Jobsuche – auch außerhalb des Reisemanagements. Die Unternehmen müssen daher dafür sorgen, dass sich ihre Reiseverantwortlichen nicht im Stich gelassen fühlen.

Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsreisemanagements und entscheidend für dessen Erfolg. Gezielte Schulungen können sie in ihrer Rolle und Entwicklung unterstützen. Durch das Bereitstellen von Budgets für Weiterbildungsmaßnahmen könnten sie sich über neue Vorschriften und Technologien auf dem Laufenden halten.

3. KI strategisch sinnvoll einsetzen

Sowohl Reisende als auch Travel Manager können von künstlicher Intelligenz profitieren und damit Geschäftsreisen effizienter gestalten. Davon sind sie jedoch noch weit entfernt: Die Geschäftsreiseverantwortlichen berichten von administrativen Defiziten mit vorhandenen Lösungen. So sagen 41%, dass von ihnen erwartet wird, ihre Sorgfaltspflicht gegenüber den Reisenden zu erfüllen, ohne jedoch Einblicke in die Reise zu erhalten. Um Defizite aus dem Weg zu räumen und ihre Aufgaben in vollem Umfang erfüllen zu können, wünschen sich 70% die Integration künstlicher Intelligenz in bestehende Buchungstools.

Ein ähnliches Bild zeichnet sich auf Seiten der Geschäftsreisenden ab: 96% sind offen dafür, KI im Buchungsprozess einzusetzen. Darüber hinaus können die Unternehmen künstliche Intelligenz nutzen, um den Auswirkungen von Reiseunterbrechungen entgegenzuwirken - beispielsweise durch optimierte Reiseempfehlungen bei Stornierungen oder Umbuchungen. Diese müssen oft kurzfristig umgesetzt werden. Ein manueller Abgleich ist dabei am überfüllten Bahnhof oder Flughafen-Gate meist aufwändig und nervenaufreibend.

KI kann auch die Prozesse der Reisekostenabrechnung straffen. Die Integration sollte aber keinesfalls überstürzt werden. Wie in jedem Transformationsprozess ist ein strategisch durchdachtes Vorgehen wichtig, um das Potenzial neuer Technologien voll auszuschöpfen. Dies bestätigen auch die Studienergebnisse: 38% der Reiseverantwortlichen geben an, dass KI-gestützte Lösungen ihre Arbeit sogar erschweren würden, wenn sie nicht dafür geschult werden.

Zudem fühlen sich nur 3% der Reisenden im Umgang mit KI sicher. Die Mehrheit wünscht sich Unterstützung durch ihren Arbeitgeber, um KI bedenkenlos nutzen zu können (92 %). Die Unternehmen sollten bei einer geplanten Einführung neben Schulungsformaten auch sicherstellen, dass die Mitarbeitenden keine Nachteile erfahren, wenn sie KI nutzen. Entsprechende Zusicherungen müssen in die Unternehmensrichtlinien aufgenommen werden, um beispielsweise Bedenken hinsichtlich Datenschutz oder Auswirkungen regelwidriger Empfehlungen der KI zu zerstreuen.

Reisestörungen verlangen nach langfristigen Lösungen

In modernen Unternehmen sind Arbeitskräfte in der Regel gut vernetzt: Es ist einfach und alltäglich, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden virtuell zu treffen. Gerade deshalb sind persönliche Begegnungen für viele umso wertvoller – und effiziente Geschäftsreisen daher besonders wichtig.

Reiseunterbrechungen, Verspätungen und Ausfälle sind keine unbekannten Störfaktoren und Produktivitätshemmer. Die anstehenden Großevents verstärken lediglich die bereits durch den Fachkräftemangel angespannte Situation im Tourismus-Bereich. Indem die Unternehmen die Flexibilität für die Reisenden erhöhen, Schulungen anbieten und geeignete IT-Lösungen zur Verfügung stellen, können Geschäftsreisen für alle Beteiligten einfacher und erfolgreicher stattfinden.

Götz Reinhardt ist seit August 2016 Managing Director MEE bei SAP Concur. In dieser Position ist er verantwortlich für den Aufbau langfristiger und vertrauensvoller Kundenbeziehungen, während er gleichzeitig das Neukundengeschäft von SAP Concur treibt. Bevor er die Führungsposition bei SAP Concur bekleidete, besetzte Götz Reinhardt sechzehn Jahre lang verschiedene Positionen im Mutterunternehmen SAP.