Neben Kosteneinsparungen ermöglicht die neue Plattform laut HRS auch Transparenz in Echtzeit. Die Automatisierung durch Künstlicher Intelligenz reduziere signifikant den Zeitaufwand, um die einzelnen Einsätze zu planen und zu orchestrieren, heißt es in einer Presseaussendung. Die ersten Kunden würden bereits von den für diesen Zweck spezialisierten Beschaffungsprozessen, flexiblen Buchungsprozessen und digitalen Abrechnungsprozessen profitieren.

Kürzlich veröffentlichte Zahlen der Global Business Travel Association (GBTA) zeigen, dass ein beträchtlicher Anteil von 22% der weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen – rund 325 Milliarden US-Dollar – auf das Segment „Crew and Workforce Travel“ entfallen. Trotz dieses signifikanten Volumens ist dieser stark spezialisierte Bereich des „Managed Travel“ aber nach wie vor in hohem Maß „ungemanaged“.

Workforce-Digitalisierung ist überfällig

Für HRS ist daher klar: In vielen Unternehmen - vor allem in den Industriezweigen des Bauwesens, der Energiewirtschaft, den Medien und im Bergbau - behindert der Mangel an Automatisierung notwendige Maßnahmen, die zu mehr Transparenz und Zeit- und Kosteneinsparungen führen können. Die Abhängigkeit von manuellen und Offline-Prozessen sorgt zudem oft für Verzögerungen, Fehler und mehrfache Ineffizienzen.

Durch unstrukturierte Bezahl- und Abrechnungsprozesse über unterschiedliche Projekte hinweg bleibe zudem das Potenzial, mit Hotelanbietern günstigere Konditionen auszuhandeln, ungenutzt. Angesichts des fortschreitenden Einsatzes von Künstlicher Intelligenz im Geschäftsreisemanagement sei es daher längst überfällig, auch die komplexen Abläufe im Workforce Travel zu digitalisieren und von den Vorteilen daten-basierter Lösungen zu profitieren, argumentiert HRS.

Revolution dank Künstlicher Intelligenz

Die Workforce Travel Plattform von HRS liefert durch die volle Automatisierung datenbasierte Entscheidungsgrundlagen. Die KI-basierten Insights helfen dabei sowohl den Projektmanagern als auch der Hotellerie, ihre alltäglichen Aufgaben effizienter zu steuern. Zu den Hauptfunktionen und Vorteilen gehören:

• Umfassende Projektübersicht: Teams können Budget, laufende Kosten und Echtzeit-Kennzahlen für mehrere Projekte gleichzeitig einsehen. Die Plattform erlaubt es mehreren Teammitgliedern, zeitgleich auf dieselben Daten zuzugreifen.
• KI-gestützte Hotelvorschläge: Die Plattform schlägt automatisch die fünf besten Hotels für jedes Projekt vor. Manager können diese Empfehlungen anpassen - basierend auf Projektanforderungen oder früheren Erfahrungen.
• Automatisierte Buchungen und Zahlungen: Mit nur einem Klick werden Buchungen und Zahlungen abgewickelt. Die Plattform überwacht Buchungen, um Doppelbelegungen zu vermeiden. Die Kommunikation, Buchungsaktualisierungen und der Austausch von Teammitgliedern – einschließlich Mitarbeiter und Auftragnehmer – werden über eine benutzerfreundliche App und eine „Crew-Swap“-Funktion problemlos abgewickelt.
• Vollständig digitalisierte Zahlungsprozesse: Alle Abläufe - von der Buchung bis zur Zahlungsabwicklung - werden digitalisiert. HRS bietet dabei eine globale Skalierbarkeit und ermöglicht Echtzeit-Überprüfungen und historische Analysen, die bisher in diesem Bereich nicht verfügbar waren.

Geschwindigkeit und Einsparungen

„Unsere ersten Erfahrungen mit Unternehmen, die mehrwöchige Projekte durchführen, zeigen, dass sie bereit sind, die Vorteile der Automatisierung zu nutzen. Das macht das Management in diesem Bereich einfacher und strategischer“, sagt Vincent Campana, Chief Revenue Officer von HRS, und nennt als erste Ergebnisse eine Effizienzsteigerung von 90% in den täglichen Abläufen, Einsparungen von 93% bei den Prozesskosten und eine Genauigkeit von 95% bei der automatisierten Rechnungsstellung.

„Die Digitalisierung, die in unserer neuen Lösung steckt, ist revolutionär. Unternehmen, die an den ersten Tests teilnehmen, berichten von deutlichen Verbesserungen in Bezug auf Geschwindigkeit und Einsparungen“, so Campana: „Außerdem erhalten sie wichtige Einblicke in Daten und Prognosen, die neue Möglichkeiten für bessere Beziehungen zu Anbietern und zukünftige Einsparungen schaffen. Wir freuen uns darauf, in den kommenden Monaten unsere ersten Implementierungen zu realisieren.“ (red)