Laut HRS basiert die neue Lösung auf der firmeneigenen HRS Connect-Plattform, die sowohl Unternehmen als auch Hotels eine KI-gestützte Automatisierung für mehr Transparenz bei der Datenverarbeitung bietet. Die Unternehmen würden dadurch eine "bisher unerreichte Kontrolle über ihre Meeting-Programme" erhalten, indem Einkauf, Instant Pricing, virtuelle Zahlungen und Mehrwertsteuer-Rückerstattung in einem nahtlosen End-to-End-Prozess integriert werden.

Überholte Strukturen und ineffiziente Prozesse

Trotz technologischer Fortschritte fehle es vielen Unternehmen an einer zentralen Lösung für Richtlinien und Abläufe, die mit der Beschaffung, Buchung und Bezahlung einfacher Meetings verbunden sind, meint man bei HRS. Laut einer Umfrage von "Business Travel News" im Mai 2024 gaben beispielsweise 46% der Planer an, keinen klar definierten Prozess für den Einkauf und die Abwicklung von Meetings zu nutzen.

Zahlreiche Studien aus den letzten Jahren würden zudem zeigen, dass viele Unternehmen keine umfassenden Daten zu ihren Meetings erfassen, wodurch mögliche Optimierungen zur Kostensenkung und Leistungssteigerung ungenutzt bleiben. "Der Mangel an zentralisierter Kontrolle und einheitlichen Vertragsbedingungen erhöht zudem das Risiko von Compliance-Verstößen", betont HRS.

Besseres Management durch Datentransparenz

Die KI-gesteuerte HRS Connect-Plattform als Herzstück der neuen Meetings-as-a-Service-Lösung soll dies nun ändern, indem sie Planern, Beschaffungsleitern und administrativen Fachkräften mehr Sicherheit bietet - und zwar unabhängig von ihrer Erfahrung. Integrierte, richtlinienbasierte Regeln sollen die Entscheidungsfindung beschleunigen und den Genehmigungsprozess erleichtern. Zu den weiteren Highlights gehören:

• Neue Instant Pricing-Technologie: Durch die Nutzung historischer Preisdaten und Vereinbarungen mit bevorzugten Hotelpartnern wird die Auswahl der optimalen Kombination aus Meeting-Raum und Übernachtungen erheblich beschleunigt. Dadurch wird die Effizienz des Buchungsprozesses seitens der Hotelpartner erhöht und Korrekturen werden reduziert.
• Nahtlose Integration: Die Meetings-as-a-Service-Lösung lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren und digitalisiert wesentliche Prozesse. So liefert die Technologie beispielsweise automatisierte Rechnungsdaten, die Fehler minimieren und manuelle Arbeit reduzieren. Dies stellt sicher, dass die Unternehmen nur für vertraglich vereinbarte Leistungen zahlen, und schafft die Grundlage für eine vollständige Rückerstattung der mehrwertsteuerfähigen Ausgaben.
• Umfangreiche Benchmarking-Möglichkeiten: Die Unternehmen erhalten einen klaren Überblick über Durchschnittspreise, Konditionen und Bedingungen vergleichbarer Veranstaltungen in ähnlichen Hotels.

Darüber hinaus wird der Meetings-as-a-Service ab Anfang 2025 den Zugriff auf die mehrfach ausgezeichnete, ISO-zertifizierte "Green Stay Initiative" von HRS ermöglichen, die Nachhaltigkeitsdaten automatisch in Procurement-Prozessen und Buchungen integriert - einschließlich der durch die Nutzung von Meeting-Räumen und anderen Dienstleistungen vor Ort verursachten Emissionen.

Herausragende Ergebnisse für HRS-Kunden

Mehrere Fortune-500-Unternehmen, die Kunden von HRS sind, haben die Meetings-as-a-Service-Lösung bereits implementiert, während HRS die Technologie in den vergangenen Monaten weiter optimiert hat. Zu den Ergebnissen gehören:

• Kosteneinsparungen von 28% über mehrere Länder hinweg.
• Die Planer sparen mehrere Stunden bei der Planung jedes einzelnen Meetings.
• Bevorzugte Vertragsbedingungen wurden in 96% der abgeschlossenen Vereinbarungen mit Hotels berücksichtigt.
• Die automatisierte Rechnungsstellung von HRS - unterstützt durch Künstliche Intelligenz - weist eine 98-prozentige Genauigkeit auf und übertreffen damit deutlich die Ergebnisse anderer Anbieter.
• Unternehmen bevorzugen zunehmend nachhaltige Hotelangebote für ihre Meetings. Die Anzahl der über die "Green Stay Initiative" gebuchten Hotels stieg in den ersten drei Quartalen 2024 im Vergleich zum Vorjahr um 15%.

"Die Einführung modernster, KI-gestützter Technologien im täglichen Management einfacher Firmenmeetings ist längst überfällig", sagt Luca De Angelis, CEO HRS Workforce and Meetings Solutions: "Unsere Meetings-as-a-Service-Lösung bietet Entscheidern im Procurement, professionellen Planern und administrativen Fachkräften eine rund um die Uhr verfügbare Self-Service-Option, die auf bewährter Plattformtechnologie basiert und sowohl die aktuelle Performance als auch zukünftige Szenarien optimiert." (red)