Laut dem sechsten "Global Business Travel Survey" von SAP Concur stehen 99% der Travel Manager vor Herausforderungen, die sie an ihren eigentlichen Aufgaben hindern. Bessere Daten- und Analysefunktionen könnten diese Probleme oftmals lösen und den Arbeitsalltag effizienter gestalten. KI-gestützte Tools bieten dabei ideale Lösungen, um die wachsenden Anforderungen an Datenmanagement und Kostenoptimierung zu meistern.

Die Grundlage für künstliche Intelligenz im Geschäftsreise-Management bilden digitale Reisebuchungen und -abrechnungen. Analysen von SAP Concur zeigen, dass allein innerhalb eines Jahres mehr als eine Milliarde Reisekostenabrechnungen digital verarbeitet wurden - und diese zunehmend digitale Abwicklung bildet auch die perfekte Voraussetzung für künstliche Intelligenz.

Denn KI-Modelle basieren auf umfassenden und vielfältigen Datensätzen. Je präziser und umfangreicher diese Daten sind, desto besser funktioniert die KI. Angesichts dieser enormen Datenmengen haben Travel Manager daher laut "Global Business Travel Survey" die Chance, eine Vorreiterrolle bei der Implementierung von KI-Technologien in ihrem Unternehmen zu übernehmen.

So können Travel Manager künstliche Intelligenz nutzen

1. Daten effizient verwalten

• Allein 2023 wurden über 30 Millionen Flug- und 10 Millionen Zugtransaktionen über Concur Travel & Expense abgewickelt, mit denen die KI-Elemente der Lösung trainiert wurden. Sie bilden ein ideales Datenfundament, um KI erfolgreich einzusetzen. Travel Manager können diese Daten nutzen, um Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken.
• Die Ausgaben- und Buchungsdaten präzise zu erfassen, ist essenziell, um sie für Travel Manager und Finanzverantwortliche nachvollziehbar zu machen und Maßnahmen abzuleiten. KI gibt ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand, um damit verbundene, zeitintensive Routineaufgaben effizient zu bewältigen.
• Ein Beispiel: SAP-Concur-Analysen zeigen, dass das automatisierte Prüfen von Reisekosten für messbare Zeit- und Kosteneinsparungen sorgt. Die Kosten für Abrechnungsfehler können um 60% und die Prüfzeiten sogar um bis zu 90% reduziert werden.

2. Fundierte Entscheidungen treffen

• Geschäftsreiseverantwortliche arbeiten mit enormen Datenmengen – nicht alle davon sind jedoch strategisch wertvoll. Künstliche Intelligenz schafft es, Daten über intelligente Berichte und Analysen zusammenzufassen. Reiseverantwortliche können relevante Kennzahlen so schneller abrufen und müssen sie nicht mühsam in den Datensätzen suchen.
• Diese Fähigkeit eröffnet ihnen neue Einblicke und unterstützt sie dabei, strategisch kluge Entscheidungen datenbasiert zu treffen – sei es bei der Anbieterauswahl, der Einhaltung der Sorgfaltspflicht oder der Steuerung von Nachhaltigkeitsinitiativen.

3. Weiterbilden mit KI-Wissen

• Trotz der zunehmenden Präsenz von KI im Geschäftsreise-Management fehlt es den Verantwortlichen als auch den Reisenden häufig an notwendigem Wissen, um die Technologie richtig und erfolgreich einzusetzen. Jeder dritte Travel Manager (34%) geht davon aus, nicht ausreichend dafür geschult zu sein.
• Nur mit der richtigen Unterstützung können Travel Manager ihre Teams auf Erfolgskurs bringen. Damit schaffen sie nicht nur berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, sondern fördern zugleich die nachhaltige KI-Transformation im gesamten Unternehmen.

Integration von KI ist der "nächste logische Schritt"

"KI wird im Geschäftsreise-Management entscheidend sein, um Prozesse zu optimieren und die Compliance zu verbessern", betont Elena Parker, Chief Revenue Officer MEE, SAP Intelligent Spend & Business Network: "Digitale Technologien sind schon in vielen Unternehmen im Einsatz. Die Integration von KI ist nun der nächste logische Schritt im Innovationsprozess".

Künstliche Intelligenz könne nicht nur Ressourcen schonen, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Dabei reiche es aber nicht aus, dass Unternehmen künstliche Intelligenz technisch einbinden und ausrollen, warnt Parker: "Für einen wertschöpfenden Einsatz von KI müssen Mitarbeitende gezielt geschult und Richtlinien für eine vertrauensvolle Anwendung neu definiert werden.“ (red)