Künstliche Intelligenz hat in diesem Jahr viele neue Anreize und bahnbrechende Anwendungsfälle für das Management von Geschäftsreisen geschaffen. Auch 2025 werden neue Technologien, steigende Anforderungen und veränderte Rahmenbedingungen die Branche prägen und neue Chancen eröffnen. Auch wenn sich die genaue Entwicklung nicht vorhersagen lässt, zeichnen sich laut SAP Concur bereits erste Trends ab:

01 | Zurück ins Büro - und zurück zu mehr Geschäftsreisen

Die Unternehmen holen ihre Mitarbeiter zunehmend zurück ins Büro. Dadurch gewinnen persönliche Meetings und Kundenbesuche weiter an Bedeutung und die Zahl der Geschäftsreisen steigt. Das stellt neue Anforderungen an das Geschäftsreisemanagement: Wie können die Unternehmen ihre Budgets optimal nutzen und gleichzeitig Compliance und Kosteneffizienz sicherstellen? 

Die Führungskräfte werden daher 2025 auf eine strikte Kosten- und Risikoüberwachung setzen, um das Beste aus den verfügbaren Ressourcen herauszuholen. Integrierte Lösungen für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Wird der gesamte Geschäftsreiseprozess über eine Plattform abgebildet, lassen sich Ausgaben leichter überwachen, Betrugsrisiken frühzeitig erkennen und Richtlinienverstöße aufdecken.

02 | Cybersicherheit im Fokus: Innovationen ohne Risiko

Die Unternehmen investieren zunehmend in Prozessautomatisierung und generative KI, um auch 2025 effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit diesen Innovationen steigen aber die Risiken von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen. Insbesondere der Wettbewerbsdruck macht die Unternehmen anfällig. Werden neue Systeme leichtfertig integriert und Mitarbeiter nicht geschult, steigt das Risiko von Datenlecks deutlich – auch auf Geschäftsreisen.

Bereits heute werden fast drei von vier Reisende zu Opfern eines Cyberangriffs. Der Ausbau der Sicherheitsinfrastruktur wird daher immer mehr in den Fokus rücken. Nur Unternehmen, die den Spagat zwischen Fortschritt und Datensicherheit meistern, können langfristig und ohne wirtschaftliche Schäden innovativ bleiben.

03 | Künstliche Intelligenz zwischen Effizienz und Skepsis

Während der große Hype abflacht, wird KI zunehmend als praktisches Werkzeug eingesetzt, um wiederkehrende Aufgaben wie die Überprüfung von Ausgaben oder die Betrugserkennung zuverlässig zu automatisieren. Travel Manager und Finanzverantwortliche verbringen dadurch weniger Zeit mit Routineaufgaben und können sich auf wichtige und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

So könnten schon bald vertrauenswürdige Transaktionen nicht mehr in der automatisierten Reisekostenabrechnung erscheinen. Umfangreiche Reisekostenabrechnungen werden durch Exception Reports ersetzt, die lediglich Abweichungen von der Reiserichtlinie für die Prüfer hervorheben und so den Prüfprozess beschleunigen. Trotz dieser Fortschritte bleibt jedoch die Skepsis.

Zwar befürworten 96% der Reisenden den Einsatz von KI-gestützten Systemen zur Unterstützung auf Geschäftsreisen, sehen die Technologie aber weniger als Komplettlösung an. Entscheidend für das kommende Jahr wird es sein, die wertvollsten Anwendungsfälle zu identifizieren und gezielt weiterzuentwickeln, um einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen und die Mitarbeiter nicht zu überfordern.

04 | Wachsende Nachfrage für ein verbessertes Reiseerlebnis

Mit der Zunahme von Geschäftsreisen und KI-Technologien steigen auch die Erwartungen der reisenden Mitarbeiter. Echtzeit-Updates bei Störungen wie extremen Wetterereignissen oder geopolitischen Konflikten werden im kommenden Jahr unverzichtbar. Bereits heute müssen neun von zehn Reisenden aus der DACH-Region ihre Reise aufgrund von Unterbrechungen kurzfristig umplanen.

Um die Mitarbeiter nicht buchstäblich im Regen stehen zu lassen, stehen die Arbeitgeber daher in der Pflicht, Technologien bereitzustellen, die rechtzeitig warnen und Alternativen empfehlen. 2025 markiert zudem einen Wendepunkt in der Geschäftsreisebranche: Nach einem langen Hype rund um KI und digitale Innovationen rückt die praktische Umsetzung in den Vordergrund.

Der Fokus liegt dabei auf einer Umsetzung, die Sicherheit, Innovation, Effizienz und ein verbessertes Reiseerlebnis miteinander vereint. Dabei geht es allerdings nicht um kurzfristige Optimierungen: "Nur Unternehmen, die sich auf gezielte Investitionen konzentrieren und nachhaltige Strategien verfolgen, werden langfristig erfolgreich sein", sind die Experten von SAP Concur überzeugt. (red)