Der sechste "Global Business Travel Survey" von SAP Concur zeigt, dass 84% der Reisenden in der DACH-Region für mindestens einen Teil ihrer Geschäftsreisen vorab eine Genehmigung benötigen. Gleichzeitig haben 70% der Befragten im letzten Jahr beobachtet, dass die Reisen in ihrem Unternehmen stärker kontrolliert werden.

Die logische Folge: Die Reiseplanung wird immer häufiger zu einem echten Zeitfresser. Dabei müsste das heute nicht mehr sein. Die Experten von SAP Concur sind überzeugt, dass Künstliche Intelligenz neue Möglichkeiten schafft, wie Geschäftsreisen in kürzester Zeit geplant und genehmigt werden können, und schlagen dafür drei Wege zu mehr Effizienz vor:

1  |  Reiseplanung auf Knopfdruck

Wer eine Geschäftsreise plant, verbringt in der Regel mehrere Stunden mit der Recherche: Zwischen Hotelauswahl, verschiedenen Transportmitteln und individuellen Präferenzen sind zahlreiche Aspekte zu bedenken. KI-gestützte Assistenten nehmen den Reisenden diese zeitraubende Arbeit ab.

Sie erstellen detaillierte Reisepläne und berücksichtigen dabei persönliche Wünsche – von der Flugklasse über die Anzahl der Zwischenstopps bis zur Hotelkategorie. Und je häufiger die Assistenten mit persönlichen Daten trainiert werden, desto schneller gelingt die individuelle Reisebuchung.

2  |  Schnellere Genehmigungen

Derzeit müssen viele Mitarbeiter ihre Reisepläne oft mehrfach überarbeiten, um Budget- und Richtlinienvorgaben zu erfüllen. Künstliche Intelligenz kann das verfügbare Budget und die Unternehmensrichtlinien bereits bei der Reiseplanung berücksichtigen und so den Genehmigungsprozess beschleunigen. Die Reisenden können damit ihre Geschäftsreise zeitnah buchen und gestiegene Preise aufgrund langer Wartezeit vermeiden.

Die Nachfrage für solche Lösungen ist jedenfalls hoch: 96% der Reisenden im DACH-Raum sind laut "Global Business Travel Survey" offen für KI-gestützte Buchungsoptionen. Allerdings wünschen sich 92%, dass sie dabei von ihrem Unternehmen unterstützt werden, da sie noch unsicher im Umgang mit den intelligenten Lösungen sind.

3  |  Einfaches Ausgabenmanagement

Dank neuester Entwicklungen können KI-Lösungen die Reisekosten präzise kalkulieren und dokumentieren. Belege erfassen, Ausgaben kategorisieren und Abrechnungen erstellen: Was aktuell noch viel Zeit in Anspruch nimmt, erledigen intelligente Technologien weitgehend automatisch. Das vereinfacht nicht nur den gesamten Abrechnungsprozess, sondern beschleunigt auch die Erstattung der Reisekosten an die Mitarbeiter.

KI hat somit das Potenzial, die Art und Weise, wie die Unternehmen ihre Geschäftsreisen organisieren, grundlegend zu verändern. Künftige Entwicklungen werden dabei noch stärker auf individuellen Nutzerdaten und Branchenkennzahlen basieren, was noch präzisere Kostenprognosen und maßgeschneiderte Reiseempfehlungen ermöglicht. Für SAP Concur ist klar: Unternehmen, die jetzt auf eine intelligente Automatisierung setzen, verschaffen sich und ihren Mitarbeitern einen entscheidenden Vorteil dabei, Geschäftsreisen effizient zu organisieren. (red)