Auch ohne Zeitumstellung haben Reisende durch Unterbrechungen oder Ausfälle oft genug Schwierigkeiten, ihre Pläne einzuhalten. Rund 80% ergreifen deshalb bereits proaktiv Maßnahmen, um pünktlich zu wichtigen Terminen oder sicher nach Hause zu kommen. Laut "Global Business Travel Survey" von SAP Concur planen sie dabei Zeitpuffer für die Anreise (34%), die Abreise (19%) oder sogar beides (27%) ein.

Welche Aspekte sind bei der anstehenden Zeitumstellung zusätzlich zu beachten und wie können die Unternehmen ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, auch bei einem längeren oder kürzeren Tag pünktlich zu bleiben? Die Experten von SAP Concur haben für uns die wichtigsten Punkte zusammengestellt.

Wachsamkeit am frühen Morgen ist gefragt

Geschäftsreisen sind oft stressig: Frühes Aufstehen, Flüge und enge Zeitpläne lassen wenig Raum für Flexibilität. Die Zeitumstellung kann den Stresslevel und den Schlaf zusätzlich negativ beeinflussen. Vor allem am frühen Morgen müssen die Reisenden besonders wachsam sein. Sie sollten aber nicht nur die Abreisezeit zum Flughafen, sondern auch die Flugpläne, die Anschlussverbindungen und die Weiterreise am Zielort im Blick behalten.

Besonders herausfordernd sind internationale Geschäftsreisen, denn in einigen Länder gelten andere Regeln als bei uns. Während in Europa die Sommerzeit am letzten Sonntag im März beginnt und am letzten Sonntag im Oktober endet, stellen beispielsweise die USA und Kanada ihre Uhren am zweiten Sonntag im März und am ersten Sonntag im November um. Dies macht die Terminplanung deutlich komplizierter in diesen Zeiträumen.

Terminplanung: Zeitunterschiede beachten!

Bei internationalen Terminen und virtuellen Meetings sollten Unternehmen und ihre Mitarbeiter daher Kalender- und Meeting-Tools sorgfältig nutzen und genau darauf achten, wann in welchem Land die Zeitumstellung stattfindet. Wird dies übersehen, kann ein Termin eine Stunde zu früh oder zu spät angesetzt werden.

Die Zeitumstellung kann sich aber auch auf die Arbeitszeit auswirken. Wenn Mitarbeiter in einem Land mit abweichender Umstellung arbeiten, könnten Überstunden oder Ruhezeiten betroffen sein. Die Unternehmen sollten klare Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit bei Zeitumstellungen festlegen, um Konflikte oder falsche Abrechnungen zu verhindern. Außerdem sollten Kalender- und Zeiterfassungstools die Zeitumstellung richtig verarbeiten.

Fallen bei der Abrechnung der Reisekosten

Neben den Herausforderungen bei der Terminplanung müssen die Geschäftsreisenden auch bei der Abrechnung ihrer Reisekosten auf die Zeitumstellung achten. Die Erfassung der Arbeitszeiten und der damit verbundene Verpflegungsmehraufwand können durch die verschobene Uhrzeit beeinflusst werden.

Die Unternehmen und ihre Mitarbeiter sollten also prüfen, ob sich die Dauer der Reise und damit die Schwelle für Verpflegungspauschalen verändert. Auch die Reisekostenrichtlinien sollten auf die Besonderheiten der Zeitumstellung hinweisen: Klare Regelungen, wie die Umstellung die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands oder die Berechnung der Arbeitszeit beeinflusst, helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden.

Rechtzeitig planen und Fehler vermeiden

Die Zeitumstellung mag auf den ersten Blick wie ein kleines Detail erscheinen. Doch sie kann sowohl auf die Reiseplanung als auch auf die Abrechnung von Geschäftsreisen große Auswirkungen haben. Geschäftsreisende sollten frühzeitig ihre Abreisezeiten, Meetings und die Abrechnung ihrer Reisekosten prüfen, um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben. Unternehmen können dabei mit klaren Richtlinien und digitalen Tools unterstützen, damit die nächste Geschäftsreise auch mit Zeitumstellung reibungslos verläuft. (red)