Gleichzeitig hat sich der Anteil der Unternehmen, die mehr Veranstaltungen planen, auf 15% halbiert. Auch die Relevanz von Veranstaltungen nimmt ab: Nur noch 36% empfinden sie als wichtiger als im Vorjahr – 2023 waren es noch 53%.

Unsicherheit bremst die Budgets

Für die Studie hat die Event Inc Group mehr als 200 Tagungs- und Eventexperten aus Unternehmen, Tagungshotels und Eventlocations befragt und die Ergebnisse mit mehr als 300.000 Anfrage- und Buchungsdaten aus der Plattform kombiniert. 72% der Unternehmen berichten demnach von negativen Auswirkungen der wirtschaftlichen Lage auf ihre Eventbudgets. Statt komplett auf Veranstaltungen zu verzichten, wird gezielt gespart:

• 27% veranstalten weniger Events
• 19% wählen günstigere Locations oder verzichten auf Zusatzleistungen
• 15% reduzieren die Reiseausgaben
• 14% setzen auf virtuelle Formate
• 14% sparen beim Rahmenprogramm

Die Folge: Hotels und Locations stehen vor der Herausforderung, trotz Sparkurs attraktiv zu bleiben. Gefragt sind dabei laut den Experten von Event Inc vor allem eine dynamische Preisgestaltung, Frühbucherrabatte und standardisierte, buchbare Pauschalen, die schnelle, unkomplizierte Prozesse ermöglichen.

Höhere Tagungskosten pro Teilnehmer

Die durchschnittlichen Kosten pro Tag und Teilnehmer sind laut MICE-Report von 174 Euro im Jahr 2023 auf 207 Euro im Jahr 2024 gestiegen. Um diese Preisentwicklung genauer zu verstehen, hat Event Inc die beiden größten Kostenfaktoren analysiert und die Angebotspreise verschiedener Tagungshotels aus den Jahren 2023 und 2024 verglichen.

Das Ergebnis: Sowohl die Übernachtungskosten (von 129 auf 135 Euro) als auch die Tagungspauschalen haben angezogen. Auch die Zahl der Weihnachtsfeiern sinkt: 2024 planen nur noch 79% der Unternehmen eine Feier. 2023 waren es noch 90%. Wer feiert, investiert dafür allerdings im Schnitt 130 Euro pro Person – und damit deutlich mehr als vor der Pandemie.

Nachhaltigkeit verliert an Priorität

87% der Unternehmen erleben durch digitale Tools eine spürbare Entlastung in der Planung – etwa durch automatisierte Freigaben, Teilnehmermanagement und Online-Recherche. 25% setzen bereits Künstliche Intelligenz ein und weitere 26% planen dies. Besonders gefragt ist KI bei Texten, Visualisierungen und kreativen Ideen. Zurückhaltung herrscht bei sensiblen Themen wie Rechnungsprüfung oder Budgetplanung. Hier dominieren Datenschutzbedenken.

Trotz gestiegenem Bewusstsein verliert Nachhaltigkeit an Gewicht: Der Anteil der Unternehmen, die Nachhaltigkeit als „zentrale Bedeutung“ sehen, ist von 40% (2023) auf 30% (2024) gesunken. Gleichzeitig sagen 26%, dass das Thema aktuell für sie keine Rolle spielt – 8% Prozent mehr als im Vorjahr. Damit wird klar: Nachhaltigkeit muss wirtschaftlich tragfähig und praktikabel sein, um langfristig Bestand zu haben.

90.000 Räumlichkeiten in der DACH-Region

Die Event Inc Group ist Europas größte digitale Buchungsplattform für Tagungshotels und Eventlocations. Sie kombiniert moderne Software (SaaS) mit persönlicher Beratung durch erfahrene Experten für die Optimierung aller Prozesse im Tagungs- und Eventmanagement - von der Recherche bis zur Abrechnung. Das Portfolio umfasst über 90.000 Räumlichkeiten in der DACH-Region.

Die SaaS-Lösung richtet sich auch an Unternehmen, die ihre internen Prozesse rund um Tagungen und Events digitalisieren und zentral steuern möchten. Mehrere DAX-40-Unternehmen und internationale Konzerne setzen bereits auf Event Inc als One-Stop-Shop für die Planung und Umsetzung ihrer Firmenveranstaltungen. Der vollständige MICE-Report 2025 steht hier zum kostenlosen Download bereit. (red)