Während in kleineren Unternehmen meistens die Geschäftsführung für Veranstaltungen zuständig ist, sind in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern viele Abteilungen involviert. Dabei bestehe in einer Bündelung der Aufgaben erhebliches Potenzial, sagt Dirk Gerdom, Präsident des deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR.

Der VDR empfiehlt deshalb, alle mit Mobilität behafteten Wirkungsfelder im Unternehmen unter dem Dach des Mobilitätsmanagements zusammen zu fassen.

„Der Travel Manager von morgen wird zum Mobilitätsmanager, der seine Position durch breites Wissen, Kompetenz und Schaffen von Mehrwert für das Unternehmen stärkt“,
so Gerdom zu diesem Thema.

Bedarfsbündelung und Steuerung

Das Zusammenspiel von Veranstaltungs- und Travel Management lohne sich vor allem im Einkauf im Hinblick auf Arbeitseffizienz und Bedarfsbündelung. Der VDR rät, auf bestimmte Dienstleister zu steuern, sowie Prozesse und Bezahlwege zu vereinheitlichen. Außerdem bietet die Zusammenlegung der Bereiche die Möglichkeit, neue Produkte wie Ausschreibungstools, Bezahllösungen und vieles mehr in der Breite einzuführen.

Veranstaltungen benötigen in der Regel auch klassische Beförderungs- und Unterkunftsleistungen. Gebucht wird noch zu 92% direkt beim Leistungsträger. 31% übertragen die gesamte Verantwortung an einen externen Dienstleister, nur jede vierte Firma, die Veranstaltungen organisiert, bedient sich Online-Portalen oder –Agenturen.

Bei Verhandlungen achten immerhin 79% der Unternehmen auf die allgemeinen Geschäfts- und Zahlungsbedingungen. Nach den unternehmensspezifischen Zusatzleistungen (53%) stehen an dritter Stelle mit 36% die Vertragsraten. (red)