Denn wenn bei näherer Betrachtung auch die Personalkosten berücksichtigt werden – also nicht nur die Aufwendungen für die Flugtickets, sondern auch die Reisezeit der Teilnehmer – sieht die Rechnung ganz anders aus.

Der Suchmaschinen-Anbieter CONVIEN führte für ein fiktives Meeting im August eine Analyse durch, bei der sowohl die reinen Flugpreise als auch die indirekten Kosten verglichen wurden. Grundlage der Untersuchung waren sechs Teilnehmer eines Meetings aus München, Rom, Wien, Zürich, London und Barcelona.

Bei ausschließlicher Betrachtung der Anreisekosten wurden als günstigste Tagungsorte Rom und Barcelona ausgegeben. Für beide Städte betrugen die Gesamt-Ticketkosten für alle Teilnehmer zum Zeitpunkt der Auswertung jeweils rund 1.440 Euro.

Mitarbeiter-Kosten verändern das Ergebnis

Erst, als in die Berechnung durch den CONVIEN Travel Manager auch die Mitarbeiter-Kosten einbezogen wurden, änderte sich dieses Ergebnis: Die Wahl des vermeintlich optimalen Ortes Barcelona würde aufgrund längerer Reisezeiten mit mehreren Zwischenstopps zu einem Verlust von etwa einem Drittel der Produktivitätszeit führen.

Der Hintergrund: Jeder Reisende hätte während des Fluges nach Barcelona durchschnittlich 1,6 Stopover. Für Rom beliefe sich die Anzahl der Zwischenaufenthalte nur auf 1,2. Hier ergäben sich aufgrund der kürzeren Reisezeiten lediglich indirekte Reisekosten von rund 2.600 Euro für alle Teilnehmer – die gesamten Reisekosten betrügen somit rund 4.040 Euro. Für Barcelona würde das indirekte Reisebudget hingegen mit 4.660 Euro belastet, die Summe der Reisekosten läge somit bei rund 6.100 Euro.

„Der Vergleich zwischen den reinen Ticketpreisen und den Gesamtkosten inklusive der Mitarbeiter-Stundensätze macht deutlich, dass sich nicht immer der günstigste Flug rechnet. Travel Manager sollten stets auch die indirekten Reisekosten der Mitarbeiter während der Warte- und Umsteigezeiten im Blick haben“, empfiehlt CONVIEN-Geschäftsführer Bob Gottinger: „Mit dem CONVIEN Travel Manager lassen sich diese Kosten auf einen Klick ermitteln.“

Bei der Untersuchung flossen die fiktiven Stundensätze von zwei Fachleuten (35 Euro), zwei Account-Managern (50 Euro) sowie zwei Geschäftsleitern (110 Euro) in die Berechnung mit ein. (red)